När vardagen är hektisk är det lätt att vänja sig vid arbetssätt som inte fungerar optimalt. Timmar skrivs ner på papper, material registreras i efterhand och fakturorna skickas först när det äntligen blir lugnt på kontoret. Så jobbar många hantverksföretag. Men de manuella rutinerna kan snabbt kosta både tid, pengar och överblick. Frågan är därför inte bara om era nuvarande arbetssätt fungerar, utan också om de kunde fungera bättre.
Här är fem tecken på att ditt företag skulle ha nytta av ett digitalt ordersystem.
1. Ni registrerar timmarna flera dagar efter att arbetet är utfört
Det är svårt att komma ihåg exakt hur många timmar en uppgift tog när registreringen sker först flera dagar senare. Kanske skriver de anställda timmarna på en lapp, skickar dem i ett meddelande eller försöker minnas dem på fredagseftermiddagen. Resultatet kan bli felaktiga registreringar, saknade timmar och extra jobb för den som ska sammanställa uppgifterna.
Även små fel kan växa. Om varje anställd glömmer att registrera bara lite tid varje vecka kan det påverka både faktureringen och företagets lönsamhet. Med ett digitalt ordersystem kan de anställda registrera sina timmar direkt på rätt uppdrag, medan arbetet fortfarande är färskt i minnet. Det ger en mer rättvisande bild av tidsåtgången och minskar behovet av rättelser i efterhand.
Typiska tecken
- Tidsregistreringen sker på papper eller i kalkylark.
- De anställda måste påminnas om att lämna in sina timmar.
- Administrationen lägger tid på att tyda eller kontrollera registreringar.
- Det uppstår tvivel om hur lång tid ett uppdrag faktiskt tog.
2. Material glöms bort på fakturan
Ett paket skruv, en kabel, en tub fogmassa eller en extra reservdel verkar kanske inte vara mycket. Men när material inte registreras löpande riskerar företaget att stå för kostnader som kunden aldrig faktureras för. Det gäller särskilt hektiska arbetsdagar, när de anställda hämtar material från bilen eller lagret och tänker att de nog kommer ihåg att skriva upp det senare.
När fakturan ska göras kan det vara svårt att rekonstruera exakt vad som har gått åt. En del material blir kanske registrerat, medan annat glöms bort. Med ett ordersystem kan materialet registreras direkt på ärendet. Det ger ett bättre underlag för faktureringen och hjälper företaget att få betalt för det arbete och det material som faktiskt har levererats. Är du osäker på hur du väljer rätt ordersystem kan du läsa vår artikel och bli klokare på det här.
Typiska tecken
- Material skrivs upp på lösa lappar.
- De anställda registrerar materialåtgången först efter att uppdraget är klart.
- Fakturor måste kontrolleras flera gånger för att hitta saknade artikelrader.
- Det fakturerade beloppet är lägre än den förväntade förbrukningen.
3. Ni saknar överblick över vem som jobbar var
När flera anställda, uppdrag och kunder ska samordnas kan planeringen snabbt bli komplicerad. Vem är ledig i morgon? Vem har rätt erfarenhet för uppdraget? Är medarbetaren fortfarande hos en annan kund? Och har alla fått besked om att tidsplanen har ändrats?
Om planeringen sker i olika kalendrar, på en tavla eller via telefonsamtal och meddelanden blir det svårt att behålla överblicken. Det kan leda till dubbelbokningar, onödiga körningar och anställda som saknar nödvändig information när de kommer till kunden. Med ett ordersystem kan kontoret samla planeringen på ett ställe. Där syns vilka uppdrag som är planerade, vem som är kopplad till dem och när arbetet väntas vara klart. Samtidigt kan de anställda få tillgång till relevant information om uppdraget, till exempel adress, kontaktperson, beskrivning och dokumentation.
Typiska tecken
- Planeringen finns på flera olika ställen.
- De anställda ringer ofta till kontoret för att få information.
- Ändringar måste kommuniceras manuellt till flera personer.
- Det uppstår regelbundet missförstånd eller dubbelbokningar.
4. Faktureringen blir försenad
Arbetet kan vara avslutat hos kunden utan att uppdraget är redo att faktureras. Kanske saknas det timmar från en anställd. Kanske har materialet inte registrerats. Eller så ligger arbetsordern fortfarande i bilen. När uppgifterna måste samlas in manuellt kan det gå flera dagar eller veckor innan fakturan skickas. Det påverkar företagets likviditet, eftersom det tar längre tid innan betalningen kommer in.
Försenad fakturering ger också mer administration. Uppgifter måste efterfrågas, uppdrag gås igenom och anställda försöka minnas detaljer från arbete som kanske utfördes för flera veckor sedan. Ett ordersystem kan samla timmar, material och dokumentation på varje enskilt ärende. När arbetet är klart har administrationen ett bättre underlag för att snabbt kontrollera uppdraget och skicka fakturan.
Typiska tecken
- Avslutade uppdrag ligger länge och väntar på fakturering.
- Kontoret saknar ofta uppgifter från de anställda.
- Fakturorna samlas ihop och skickas en viss dag i veckan eller månaden.
- Företaget har utfört arbetet men väntar fortfarande på betalning.
5. Ni lägger mycket tid på administration
Administration är en nödvändig del av att driva ett hantverksföretag. Men den bör inte ta mer tid än nödvändigt. Om samma uppgifter måste matas in på flera ställen, dokument flyttas mellan system eller de anställda lägger mycket tid på att leta efter information är det ofta ett tecken på att arbetssätten kan förbättras. Det gäller till exempel om en kund först läggs upp i ett kalkylark, sedan i ett faktureringsprogram och till sist i en kalender.
Eller om timmar och material först skrivs på papper och sedan matas in manuellt på kontoret. Dubbelarbete ökar inte bara tidsåtgången, utan också risken för fel. Med ett ordersystem kan flera delar av arbetsprocessen samlas. Det kan bland annat gälla offerter, planering, arbetsordrar, tidsregistrering, material, dokumentation och fakturering.
På så sätt registreras uppgifterna närmare den tidpunkt då arbetet utförs, och administrationen får ett bättre underlag för att driva ärendet vidare.
Typiska tecken
- Samma uppgifter matas in flera gånger.
- Dokument och information finns i olika system.
- Kontoret lägger mycket tid på att följa upp de anställda.
- Det är svårt att snabbt hitta historiken för en kund eller ett uppdrag.
När är det dags att digitalisera?
Det är inte nödvändigtvis företagets storlek som avgör om det är dags att skaffa ett ordersystem. Det avgörande är snarare hur komplexa era arbetssätt är och hur mycket tid ni lägger på att hålla ihop informationen. Ett mindre företag kan ha stor nytta av digital orderhantering om ägaren ägnar kvällarna åt fakturering och administration. På samma sätt kan ett större företag få problem om anställda, planering och dokumentation hanteras i olika system.
Det kan vara dags att digitalisera om era nuvarande arbetssätt:
- Gör företaget beroende av enskilda medarbetares minne
- Skapar fel eller brister i faktureringen
- Försenar betalningen från kunderna
- Gör det svårt att följa upp pågående uppdrag
- Tar tid från kunderna och det yrkesmässiga arbetet
Känner du igen tecknen?
Om du kunde nicka igenkännande åt flera av punkterna kan ett digitalt ordersystem vara en bra investering som både sparar tid och förbättrar företagets ekonomi.
När timmar och material registreras löpande, planeringen är samlad och informationen följer uppdraget från offert till faktura blir det lättare att behålla överblicken. Det betyder mindre tid på pappersarbete, färre glömda registreringar och snabbare fakturering.
Och viktigast av allt: mer tid för kunderna, medarbetarna och det goda hantverket.
Boka ett samtal med oss så tar vi reda på tillsammans om Minuba är rätt lösning för dig.
Du kan också testa Minuba gratis i 30 dagar om du vill prova direkt.
