Förenkla arbetet: använd dokumentkoder i dina mejl eller dokument - Minuba

Förenkla arbetet: använd dokumentkoder i dina mejl eller dokument

Vad är mallar i Minuba till för och hur använder du dem?

I Minuba kan du enkelt och smidigt skapa mallar som du kan använda när du kommunicerar till dina kunder. Med mallarna har du möjlighet att på ett enkelt och smidigt sätt bibehålla din professionella framtoning mot dina kunder- utan att det tar för mycket tid eller blir merjobb.

Du kan skapa mallar för följande:

Offerter

  • Offerter
  • Ordrar
  • Serviceavtal
  • Betalningspåminnelser
  • Mejl
  • Sms

Skapa en mall med {{dokumetkod}} i Minuba

En dokumentkod är en kod som omvandlas till specifik information när man läser in den i ett dokument. Till exempel kan en kod som används så här: ”Hej {{order.contactName}}, arbetet är klart och fakturan kommer inom kort” automatiskt bli till ”Hej Jonas, arbetet är klart och fakturan kommer inom kort”.

Koden tar alltså förnamnet på kontaktpersonen på en specifik order, så att du slipper fylla i det om du bara ska skicka ett standardmejl.

Minuba har ca 40 olika koder som du kan använda i samband med att du skapar dina (standard) dokument eller e-mails till diverse förmål.

Så här skapar du en mall och använder dokumentkoderna

När du ska godkänna din offert i Minuba, trycker du på knappen ’Godkänn offert’ i höger hörn och kan välja att ’Godkänna och skicka via e-post’. Du ska då i förväg ha skapat detta e-mail i form av en mall i Minuba.  Du kan snabbt och enkelt skapa egna mallar för olika mejl du skickar ut genom Minuba, oavsett om det är det mail du skickar i samband med en offert, eller en faktura.

När du skapar din mall kan du använda speciella {{dokument koder}} som Minuba presenterar under sidan ’Mallar’. Dessa koder formateras om när du skickar ditt mail och kan generera olika aktiviteter.

Såhär skapar du en mall:

  1. Klicka på ’Kugghjulet’ i högra hörnet
  2. Välj Administration
  3. Välj Mallar
  4. Klicka på den orange  ’Skapa Ny-knappen’ i höger hörn
  5. Välj ”Mall”
  6. Välj malltyp = Mejl
  7. Välj Mejltyp = offert (eller annat)
  8. Fyll i det du önskar ska stå i ditt mail och sätt in {{dokumentkoden}} om du vill använda den
Skapa en mall i Minuba