Inköp och EDI fakturor i Minuba - Minuba

Inköp och EDI fakturor i Minuba

I denna artikel ska vi genomgå funktionen ”Inköp” i Minuba. Här hanterar du alla dina leverantörsfakturor / EDI.

Under toppmenyn hittar du fliken ”Inköp”. Här får du överblick över dina EDI-fakturor/inköpsfakturor i Minuba samt möjlighet att skapa nya leverantörsfakturor.

Följande visar dig hur du använder fliken ”Inköp” och går igenom de olika funktionerna.

 

 

Hur fungerar EDI?

EDI står för Electronic Data Interchange och är termen för utbyte av dokument mellan två företag i elektronisk form. I detta sammanhang är det ett utbyte av fakturor mellan grossisterna och Minuba. Fakturor för materialköp överförs elektroniskt från grossisterna till Minuba. Detta innebär att du inte behöver registrera köpt material själv i Minuba utan att det kan registreras direkt från en faktura.

Om du anger ett beställningsnummer (ordernummer i Minuba) till grossisten, när du köper material för en beställning, anges detta ordernummer på fakturan från grossisten och vi kan sedan registrera materialet på beställningen helt automatiskt när den angivna fakturan importeras från grossisten (om du har aktiverat denna inställning). Detta sparar dig mycket manuellt arbete och minimerar risken för fel och utelämnanden.

För att dra nytta av EDI måste ditt Minuba-konto ställas in för att hantera EDI-fakturor från enskilda grossister.

 

Sök mellan inkomna fakturor

Du har möjlighet att söka efter specifika inköpsfakturor.

Klicka på sökfältet i högra hörnet. När du har skrivit din önskade söktext trycker du på Enter eller klickar på förstoringsglaset.

 

Funktioner under fliken ”Inköp”

När du klickar på fliken ”Inköp” hämtas alla registrerade inköpsfakturor automatiskt från de grossister du upprättat en EDI-koppling till i din Minuba.

Under fliken får du en lista över alla inkommande och arkiverade inköpsfakturor från dina grossister.

Utöver detta har du självmöjlighet att läsa in eller upprätta inköpsfakturor genom att klicka på Skapa Ny knappen i högra hörnet.

 

Välj visning av inköpsfakturor

Du kan välja mellan att visa inkommande, arkiverade och orderbekräftelser genom att klicka efter önskemål.

Nedanstående visar både inkommande och arkiverade inköpsfakturor, men inte orderbekräftelser. Utöver detta kan du välja hur många element som ska visas på varje sida.

Du kan se detaljer för de enskilda fakturorna genom att klicka på texten på den raden eller klicka på ”Visa” till höger om raden. ”Visa” blir synligt när du håller musen över linjen.

Lägg till uppföljning

Du har möjlighet att lägga till en uppföljning till din inköpsfaktura.

Man lägger till en uppföljning genom att klicka på ”Lägg till uppföljning” baserat på inköpsfakturan du vill följa upp.

När du trycker på knappen visas denna ruta:

Det första du kan välja är ett uppföljningsdatum, när uppföljningsdatumet överskrids kommer datumet att markeras i rött i översikten.

Du kan också välja att skriva en notering till uppföljningen så du vet varför den ska följas upp.

Nästa sak du kan välja är att markera fakturan som ”Väntande”. Om du markerar rutan flyttas inköpsfakturan till den väntande tabellen. Om du tar bort korset återgår det till fliken det ursprungligen kom från.

Slutligen kan du välja att markera rutan ”Ta bort uppföljningsdatum och notera när du godkänner faktura”. Om du markerar här kommer datumet och anteckningen att raderas efter godkännande, om de inte markeras kommer de inte att raderas och finns fortfarande på fakturan.

 

Sätt ansvarig på inköpsfakturan

Du har möjlighet att sätta en ansvarig medarbetare på din inköpsfaktura.

Det finns två sätt att göra detta på. Om inköpsfakturan är kopplad till en beställning hos en ansvarig anställd för beställningen kommer den anställde också att väljas ut för inköpsfakturan.

Det andra sättet du kan välja en ansvarig på är att du trycker på välj ansvarig vid den fakturan du vill välja ansvarig på. Se bild nedan.

En ruta dyker upp där du kan välja en medarbetare som du vill sätta som ansvarig. När du valt en medarbetare trycker du ”Ok”.

Medarbetaren kommer nu vara vald som ansvarig på inköpsfakturan.

 

Automatiskt godkännande av inköpsfakturor och överföring av materialrader

I inställningarna för de enskilda grossisterna kan du välja att de fakturor (EDI) som mottagits av den valda grossisten kan godkännas automatiskt och att att allt material överför till materialregistreringen på ett arbetskort.

För att detta ska kunna ske automatiskt måste fakturorna ha rätt beställningsreferens / orderreferens på!

Om Minuba inte kan hitta en order med den angivna referensen måste fakturan behandlas manuellt.

Om en korrekt beställning hittas, läggs alla rader från fakturan till kalkylbladet och fakturan exporteras till ditt finansiella system.

Så här gör du:

1. Företagsinställningar > Fakturering > Aktivera ”Infoga rader från EDI-faktura till arbetskort”

2. Administration > Grossistavtal > Grossist > Automatisk överföring av inköpsfaktura

Inköpsfaktura: Se tidigare överförda linjer

När du överför linjer från inköpsfakturan till arbetskortet visas avsnittet ”Överförda linjer”, där det är möjligt att se vilka rader som har överförts till vilken order. När en rad har överförts till ett arbetskort visas den inte längre i översikten bland materiallinjer på inköpsfakturan, utan ses nu under ”Överförda rader”.

Om endast några av det antal material som finns på en linje överförs (se antal artiklar för varje rad) visas återstående antal med det ursprungliga antalet inom parentes, t.ex. 1 (2) som i bilden nedan. Alltså 1 artikel utav (2) finns kvar i översikten och kan behandlas. Om alla linjer har överförts visas t.ex. 1(1).

 

Om du klickar på pilen till höger om de överförda raderna, kommer du att kunna se vem som har överfört en linje och när linjen överfördes.

 

 

Om du vill överföra vissa linjer från inköpsfakturan igen kan detta göras genom att klicka på ”Mer” och sedan ”Överför linjer igen”. Sedan blir alla linjer tillgängliga för överföring igen.

 

 

 

Överför linjer till olika arbetskort

Inne på inköpsfakturan har du möjligheten att överföra linjer till flera olika arbetskort genom att trycka på knappen ”Överför linjer till flera arbetskort”.

 

Då visas en ruta som beskriver hur du ska gå till väga. Du kan överföra till flera arbetskort genom att välja ett arbetskort och markera de linjer du vill överföra.

 

 

När du väl har valt linjerna och antalet du vill överföra, kan du trycka på ”Överför till valt arbetskort”, varefter de överförs till det valda arbetskortet.

När linjerna har överförts ändrar du arbetskortet genom att ange ett nytt i samma fält som visas i föregående bild. Välj sedan linjer och antal som ska överföras till det nya arbetskortet igen och tryck på ”Överför till valt arbetskort” när du vill överföra.

Om du bara vill återvända till ett enskilt arbetskort trycker du på “Avbryt” -knappen, där du trycker på ”Överför linjer till flera arbetskort”.