Varför ska man göra en efterkalkyl?

Att göra efterkalkyler ger en unik möjlighet att se vad du kan göra bättre nästa gång. Du kan använda dina erfarenheter från tidigare projekt för att förbättra din verksamhet.

Vad är en efterkalkyl?

En efterkalkyl är en beräkning som görs efter avslutat projekt. Den används vanligtvis för att fastställa det exakta resultatet eller omfattningen av en uppgift.

Det kan vara en ekonomisk redovisning eller en utvärdering av en process eller aktivitet.

Efterkalkylen ger dig möjlighet att bedöma de faktiska kostnaderna, intäkterna, effektiviteten eller andra nyckeltal i förhållande till de ursprungliga planerna eller förväntningarna.

När bör du göra efterkalkyler?

Det är en bra idé att fastställa en regel för när efterkalkyler ska göras för ett projekt. Det kan vara att efterkalkyler görs för alla ärenden som utgör 1% eller mer av den totala årliga arbetstiden i ditt företag.

Exempel: Om ditt företag har 10 000 timmar tillgängliga per år görs efterkalkyler för alla ärenden som tar över 100 timmar.

Du måste alltså fastställa en nivå för vilka ärenden som alltid ska kalkyleras. När du har gjort det måste du komma ihåg att använda täckningsbidrag per timme vid efterkalkyler och vara konsekvent i dina efterkalkyler. Det hjälper inte att göra det sporadiskt.

Hur gör man en efterkalkyl?

För att göra en efterkalkyl kan du följa följande steg:

• Samla all relevant information om ärendets kostnader: Dina kostnader för arbetskraft, material, utrustning, transport osv.
• Jämför de faktiska kostnaderna med den ursprungliga budgeten: Här kan du se om det finns några avvikelser.
• Analysera avvikelserna för att identifiera orsakerna: Vad är orsaken till att de faktiska kostnaderna skiljer sig från budgeten?
• Upprätta en rapport med en jämförelse av budget och faktiska kostnader: Gör en analys av avvikelserna och eventuella rekommendationer om hur budgeteringen kan förbättras i framtiden.

Det är viktigt att ha en exakt och uppdaterad översikt över alla kostnader under projektets gång, eftersom det underlättar att göra en korrekt efterkalkyl.

Vad kan du använda efterkalkyler till?

Genom att göra efterkalkyler för alla eller utvalda ärenden får du en mycket bättre överblick över dina projekt. Du kommer att kunna ge mer precisa och detaljerade offerter till dina kunder, och du kommer att få en mycket bättre täckningsgrad per timme (du kommer att tjäna fler pengar). Dessutom kommer du att få en större insikt i ditt företags intäkter.

När banken eller andra intressenter frågar kommer du snabbt att kunna svara på vilka projekt du tjänar mest pengar på. Du kan därmed sikta på att få in fler av de lönsamma uppdragen. Genom att göra efterkalkyler kan du således uppnå en större vinst utan att behöva öka din omsättning eller antalet anställda. 

Fördelarna för ditt företag med efterkalkyler

Det är viktigt att göra efterkalkyler för att säkerställa att du har en korrekt översikt över din ekonomi. Efterkalkyler ger dig möjlighet att fatta de bästa besluten för ditt företag och att planera framtida ärenden.

Efterkalkyler kan också hjälpa dig att upptäcka och rätta eventuella fel eller oegentligheter innan de leder till större problem.

Dessutom kan du få en bättre förståelse för ditt företags styrkor och svagheter, samtidigt som det kan hjälpa dig att identifiera kärnkompetenserna hos dig själv eller dina medarbetare. Du kan snabbt se vilka typer av uppdrag som bidrar till att öka företagets vinst och lönsamhet.