Integration till Fortnox

I denna artikel kan du läsa om integrationen till Fortnox, vad du behöver tänka på, hur integrationen fungerar och hur du gör kopplingen mellan de två systemen. Du kan hoppa direkt till ett särskilt avsnitt genom att trycka på länkarna nedan.

Det här kan du göra med integrationen till Fortnox

Vad behöver du göra i Fortnox?

Viktigt ang fakturanummer

Ändra dina serienummer

Koppla ihop Minuba och Fortnox

Återställ koppling till Fortnox

Inställningar

Se vilka fakturor som inte har blivit exporterade

Markera fakturor som exporterade

Ta reda på orsaken till att en faktura inte har blivit exporterad

Importera betalningar

Felmeddelande från Fortnox och lösningar

Exportera leverantörsfakturor


Det här kan du göra med integrationen till Fortnox

Kundfakturor

När du godkänner en faktura i Minuba kan du med hjälp av denna integration automatiskt exportera dem till Fortnox. De kommer in i Fortnox under Kundfakturor, där du kan bokföra dem alternativt skicka dem till kund.

Betalningar

Du kan också importera betalningar från bokföringsprogrammet som då automatiskt registrerar betalningen på fakturorna och byter status till Betalad.

Leverantörsfakturor

Integrationen möjliggör även för att skicka över leverantörsfakturor till bokföringssystemet i samband med att du överför materialet till ett arbetskort i Minuba.


Vad behöver du göra i Fortnox?

I Fortnox behöver du ha Integrationsmodulen, din användare ska ha behörighet till Fakturering, Bokföring samt vara Systemadministratör. Läs mer om programbehörigheter på Fortnox supportsida


Viktigt ang. fakturanummer!

Innan du aktiverar integrationen första gången råder vi dig att läsa igenom detta avsnitt om fakturanummer.

När fakturorna överförs till Fortnox får de samma fakturanummer som i Minuba. Första gången du gör kopplingen så kommer Minuba att hämta information om vilket fakturanummer som är det senaste, men detta sker inte varje gång du exporterar en faktura. Det är därför mycket viktigt att dina nummerserier stämmer överens alternativt att du använder två olika nummerserier. Vi ska gå igenom de två olika alternativen nedan.

Alternativ 1: Fakturanummer följer varandra

  • Ställ in dina serienummer i Minuba så att det stämmer överens med din nummerserie i Fortnox. I Minuba ska det senast använda numret återspegla den senaste fakturan i Fortnox.
  • I inställningarna i Fortnox är det nästkommande fakturanummer som gäller. Läs mer på Fortnox supportsida
  • Om du skapar en faktura eller en kreditnota i Fortnox så får Minuba ingen information om detta, dina fakturanummer kommer då att krocka och fakturan kan inte bli exporterad till Fortnox.
  • Du kan självklart välja att skicka dina överförda fakturor till din kund ifrån Fortnox, det viktiga är att inte skapa nya fakturor direkt i Fortnox utan att uppdatera serienumret i Minuba.
  • Detta alternativet passar bra för dig som vill fakturera enbart från Minuba. Du vet att du inte kommer att skapa fakturor eller kreditera från Fortnox.

Alternativ 2: Skapa 2 olika nummerserier

Detta alternativ skapar två olika nummerserier i Fortnox, ett för fakturor från Minuba och ett annat när man skapar dem direkt i Fortnox.

Innan du använder detta alternativ, rådgör alltid med din revisor.

  • Välj ett lägre nummer i Minuba, (längre ner i denna artikel kan du läsa om hur du ändrar serienummer)
  • Välj ett mycket högre nummer i Fortnox. Läs mer på Fortnox supportsida om hur du ändrar nummerserie
  • Exempel:
    • En faktura skapad i Minuba får nummer 300 i Minuba och går över till Fortnox där den också får nummer 300.
    • En faktura skapad i Fortnox får nummer 10000.
  • På detta sätt kommer fakturorna inte att krocka förrän man eventuellt kommer upp till faktura 10000 i Minuba. Man har skapat en ”buffert”.
  • Detta alternativ passar dig som vet att du kommer att göra fakturor både i Minuba och Fortnox samt dig som använder dig av avtalsfakturering i Fortnox.

Observera att du kan inte ändra tillbaka din nummerserie i Fortnox till ett lägre nummer efter att du skapat en faktura med den nya serien.

Innan du använder detta alternativ, rådgör alltid med din revisor.


Så här ändrar du serienummer i Minuba

Gå till Kugghjulet > Företagsinställningar > Serienummer

 


Koppla ihop Fortnox och Minuba

Observera! Det är viktigt att du är systemadministratör i Fortnox när du aktiverar integrationen. Om det är någon annan i företaget eller din revisor som innehar denna behörighet kontakta denna person som då måste göra kopplingen. 

Så här gör du när du ska aktivera integrationen:

Kugghjulet >> Administration >> Integrationsmodul till ekonomisystem

 

 

Bild som visar hur man kopplar Fortnox till Minuba

Tryck på Skapa anslutning

Nu skickas du till Fortnox inloggningssida där du ska logga in och godkänna anslutningen.

Observera! Det är viktigt att du har behörighet till Fakturering i Fortnox när du aktiverar integrationen. Om det är någon annan i företaget eller din revisor som innehar denna behörighet kontakta denna person som då måste göra kopplingen.

Inställningar

Efter att du har godkänt behörigheten skickas du tillbaka till Minuba och denna vy:

I detta skede kontrollerar Minuba nummerserien i Fortnox och om nästa fakturanummer redan existerar i Fortnox kommer du att meddelas om detta och du ombeds att ändra serienummer i Minuba.

Återställ konto till Fortnox

Om du skulle behöva göra om kopplingen till Fortnox eller kanske byta konto som Minuba är kopplat till kan du göra det genom att trycka knappen  ’ Återställ konto’

Nu kan du göra om kopplingen till Fortnox. Läs mer här

Allmänna inställningar

Här väljer du från vilket datum du vill att Minuba ska kontrollera om det finns fakturor som inte har blivit exporterade. Lämna tomt för allt som inte är exporterat.

Det kan vara bra att välja tex dagen datum om du nyligen har börjat använda Minuba och du har en del ”test” fakturor liggandes som du inte vill ha över i Fortnox och om det är först fr.o.m idag som du vill börja överföra till Fortnox.

Säljfaktura exportinställningar

Konto för omvänd betalningsplikt är som standard 3231, rådgör ev. med din revisor innan du ändrar.

Köpfaktura exportinställningar (EDI)

Kryssa i denna om du vill exportera inköpsfakturor, momskonto är som standard 2641. Rådgör ev. med din revisor innan du ändrar.

Du kan läsa mer om inköpsfakturor till Fortnox i avsnittet: Exportera inköpsfakturor

 


Se vilka fakturor som inte har blivit exporterade

Ibland händer det att en faktura av olika anledningar inte har gått över till bokföringsprogrammet. Du kan läsa mer om olika felmeddelanden längre ner i artikeln  I detta avsnitt ska vi gå igenom hur man kan göra för att se vilka fakturor det gäller och hur man kan se varför de inte har blivit exporterade.

När du har 1 eller flera fakturor som inte har blivit exporterade får du denna pop-up ruta när du går till fliken Fakturering, här kan du trycka Avbryt.

För att ta reda på vilka fakturor det rör sig om kan du ta ner ett Excel dokument som listar de olika fakturorna.

Tryck på knappen Import/export uppe den röda menyn.

Nu poppar denna ruta upp, den kan du låta vara så länge och istället öppna excel dokumentet som laddades ner till din dator.

 

I dokumentet listas de fakturor som inte har blivit exporterade, kolumn F visar fakturanummer.

Du kan nu kontrollera fakturorna och rätta eventuella fel . Läs mer 👉 Ta reda på orsaken till att en faktura inte blivit exporterad

Om du vill markera dessa som exporterade, läs vidare nedan 👇


Markera fakturor som exporterade

Om du vill kan du markera fakturor som ”exporterad” så försvinner pop-up rutan ”exportera resterande fakturor”

Gå tillbaka till Minuba och kryssa i ’Markera fakturor som exporterade’ i pop-up rutan.

(upprepa proceduren med Excel filen i avsnittet ovan om du inte längre ser denna ruta)


Ta reda på orsaken till att en faktura inte blivit exporterad

Om du har fakturor som inte har gått över, följ stegen i avsnittet ovan för att ta ut en fil som du kan öppna i Excel.

I kolumn F ser du vilka fakturanummer det handlar om.

Här har vi bara en faktura nr 11143. Nu kan du gå tillbaka till Minuba och kontrollera de fakturor som inte har blivit exporterade.

För att se varför den inte har gått över, öppna fakturan och gå till Arbetskort. Scrolla ner eller använd genvägen till Händelseförlopp.

Här kan du läsa det felmeddelande som kom upp när du godkände fakturan.

Vi listar vanligt förekommande felmeddelanden längre ner på denna sidan, där kan du läsa om hur man tex löser denna ”ogiltigt VAT-nummer”

 


Importera betalningar

Via integrationen kan du även importera betalningar. Minuba hämtar betalningar som är registrerade i Fortnox och lägger till dem på motsvarande fakturor i Minuba. Vid full betalning ändras statusen till Betalad. Vid delbetalningar ligger fakturan kvar som Godkänd med ett utestående belopp.

Tryck på knappen Import/export i den röda menyn, välj ’Importera betalningar från ekonomisystem’

Nu söker programmet efter registrerade betalningar, om det finns några sådana får du upp följande meddelande:

I detta exempel är det 2 st fakturor med ROT där kunden har betalat in sin del. Faktura nr 11137 har nu ett utestående belopp på 2437 kr som i det här fallet är ROT-avdrag. Fakturan ligger kvar under Godkända i Minuba.

När du har registrerat en utbetalning från Skatteverket, kommer även det med i importen. Det ser då ut på följande sätt i Minuba:

Här har den även ändrat statusen till Betalad, då fakturan nu är fullbetald.

Smart och praktiskt!

 


Felmeddelande från Fortnox

Vanligt förekommande felmeddelanden. Observera att listan inte är komplett, vi fyller på allt eftersom.

Du är alltid välkommen att kontakta vår support via mail: support@minuba.se eller telefon: 031- 361 35 77, vardagar 9-16.

Felmeddelande

Orsak

Åtgärd

”Ogiltigt VAT-nummer. (Code: 2004194)” Säljarens eller köparens momsregistreringsnummer stämmer inte. Kontrollera att ditt eget momsregistreringsnummer är ifyllt och korrekt skrivet under Företagsinställningar.

Kontrollera att köparen (kundens) moms regnr är korrekt ifyllt.

Gå till Kugghjulet > Kunder. Sök fram kunden. Fyll i moms regnr 14 tecken.

Måste innehålla 14 tecken skrivna på följande sätt: SEXXXXXXXXXX01 (ersätt XXX med företagets org.nr)

Exportera fakturan igen.

Inställningarna för Fortnox är ogiltiga. Vänligen ändra inställningarna. Kopplingen mellan Minuba och Fortnox är inte korrekt inställd, eller inte aktiverad. Gå till Kugghjulet > Administration > Integrationsmodul för ekonomisystem

Följ guiden här för att aktivera integrationen.

Efter att du har gjort kopplingen, exportera fakturan igen.

OCR-nummer används redan

Fakturanummer används redan

Fakturanumret är upptaget i Fortnox Följ denna steg-för-steg guide som förklarar vad du kan göra.
Invalid refresh token Det har gått 31 dagar sedan du senast exporterade en faktura och Fortox kopplingen har blivit inaktiverad. Följ stegen i guiden Koppla ihop Fortnox med Minuba för att aktivera kopplingen igen

 


Exportera inköpsfakturor till Fortnox

Med denna funktion kan du få dina inköpsfakturor till Minuba, överföra materialet på arbetskortet och samtidigt skicka den vidare till Fortnox för att bokföras.

För att aktivera denna funktion, gå till

Kugghjulet > Administration > Integrationsmodul till ekonomisystem

Kryssa i rutan Exportera inköpsfaktura (EDI) till Fortnox