Fakturering i Minuba (fakturainställningar)

Fakturering och fakturainställningar i Minuba

Denna artikel kommer att beskriva hur du går tillväga för att fakturera i Minuba samt olika fakturainställningar som du kan använda dig av.

Fakturera via arbetskortet

Från Arbetskort till Faktura

Fakturera i en annan valuta

Fakturera med annan momssats

Fakturera på ett annat språk

Godkänn faktura och skicka till kund

Kreditera en faktura

Betalningsvillkor

När arbetet är färdiggjort och avslutat ska du fakturera din kund.

Det kan du göra på två olika sätt.

  1. Du kan antingen öppna ett arbetskort och klicka på fakturering på processpilen, eller gå till ’Fakturering’ via topp-menyn. Där tittar du under ’Färdiga och klara till fakturering’.
  2. Väl inne på fakturan kan du göra eventuella ändringar.
  3. När du är nöjd med din faktura, klickar du på ’Godkänn faktura’ under ’Handlingar’ på höger sida.

Fakturera via arbetskortet

Från arbetskortet har du alltid tillgång till fakturan och vice versa. Klicka på ’Faktura’ i processlinjen och välj ’Visa fakturautkast 1’ om det är första gången du ska fakturera. Minuba har nämligen redan skapat ett utkast åt dig under tiden som du har jobbat.

Kom ihåg att arbetskortet och fakturan är två olika dokument i Minuba som ska avspegla varandra. Arbetskortet är där du noterar dina utgifter och fakturan skapas automatiskt utifrån det.

Visa faktura i Minuba

Från Arbetskort till Faktura (Utkast)

Väl inne på ditt faktura-utkast kan du kontrollera att allt ser ut som det ska och eventuellt göra ändringar. Klicka på de tre små liggande linjerna (vid fakturalinjerna) och se vilka ytterligare valmöjligheter du får upp. Här kan du bland annat slå ihop linjer och mycket mer. Glöm inte att du kan förhandsgranska din faktura på den lilla symbolen för ’printer’ under ’Handlingar’ innan du godkänner din faktura.

inställningar

 



Fakturera i en annan valuta

Nu kan du välja att fakturera i en annan valuta genom att välja ’Fakturainställningar’

Fakturera i en annan valuta - Fakturainställningar

Här hittar du bland annat inställningarna för valuta.

Du ska välja valuta samt fylla i kursen du vill använda + belopp i utländsk valuta.

Fakturera i en annan valuta - Belopp i utländsk valuta

Så gör du om du vill fakturera i en annan valuta i Minuba.


Fakturera med annan momssats

Alla fakturor skapas med den momssats som du har ställt i dina företagsinställningar (vanligtvis 25%) om du inte har gjort andra inställningar på din kund då går de inställningarna före i ordningen.

Du kan också ändra momssats på varje enskild faktura under Fakturainställningar.

Fakturera med annan momssats

Fakturera på ett annat språk

Minuba fakturerar kunden på det språk som är registrerat på kundens kundkort. Det betyder att du ska redigera språket på kunden, innan du skickar din faktura. Minuba kommer alltid att skicka fakturan på det språk som är registrerat på kunden.

Så här gör du när du ska ändra språk:

  1. ”Kugghjulet”
  2. Välj ”Kunder”
  3. Hitta din kund och öppna kundkortet
  4. Ändra kundens språk under ”Språk och format”
  5. Extra: Om du vill kan du även ändra Valuta på kunden så att alla fakturor alltid skickas i vald valuta.

Fakturera på ett annat språk

Så gör du om du ska ändra språk på dokumentationen som du skickar till en kund.


 

Godkänn faktura och skicka till kund

Du kan fakturera när som helst i arbetsprocessen. Inne på ditt fakturautkast kan du säkra dig att all information är som den ska, samt att alla kontaktuppgifter stämmer innan du skickar iväg din faktura. Du kan alltid förhandsgranska faktura-pdf:en genom att klicka på Skriv ut-symbolen under ’Handlingar’.

När fakturan ska godkännas kan det dyka upp en popup som säger att det är skillnad mellan den valuta kunden har i sina inställningar och valutan du använder. Där kan du sedan skriva omräkningskursen mellan de två valutorna.

För att godkänna och skicka din faktura snabbt har du dessa valmöjligheter.

Du kan komma åt fakturering från tre olika ställen i din Minuba:

  1. Arbetskortet: Gå till arbetskortet (ordern) som du vill fakturera och klicka på ’Faktura’ i processflödet och välj ’Visa fakturautkast’. Notera: Fakturautkastet skapas automatiskt utifrån den information/de registreringar du angett på arbetskortet.
  2. Arbetskortet: Gå till arbetskortet (ordern) som du vill fakturera, välj fakturor i dina Genvägar, till höger på sidan. Här ser du fakturautkastet och ev. tidigare fakturerade fakturor. Notera: Fakturautkastet skapas automatiskt utifrån informationen från arbetskortet.
  3. Fliken ’Fakturering’: Gå till fliken ’Fakturering’ och titta under posten ’Klar för fakturering’. Här hittar du det fakturautkast som är kopplat till arbetskortet.
    Klicka på fakturautkastet och kontrollera om allt är som det ska. När du har kontrollerat att alla uppgifter stämmer och att alla fakturarader har lagts till/redigerats är du redo att skicka din faktura!

För att skicka din faktura, klicka på ’Godkänn’ under ’Handlingar’ till höger på sidan. En dialogruta kommer då upp där du kan ändra faktura- och förfallodatum samt välja hur du vill skicka din faktura.

Du har flera alternativ för att godkänna och skicka din faktura, enligt beskrivningen i avsnitten nedan:
• Godkänn (utan att fakturan skickas till kunden)
• Godkänn och skicka via e-post
• Godkänna och skicka via docTech (om du aktiverat integration till docTech)

Kreditera fakturan

Om du vill veta hur du krediterar en godkänd faktura i Minuba kan du läsa mer om det här.

 

Betalningsvillkor

Du kan se betalningsvillkoren som visas på den färdiga faktura-pdf:n Om du vill ändra kundens standardbetalningsvillkor kan du göra det antingen genom att ändra det för alla kunder under Företagsinställningar, eller genom att ändra det specifikt för kunden under Kunder.

Betalningsvillkor på en individuell faktura

Du har också möjlighet att ändra vilken betalningsvillkorstext du vill tillämpa på din faktura-pdf, du gör det på ditt fakturautkast längst ner på sidan. Minuba väljer i princip den betalningsperiod som är inställd som standard under mallar.

Fakturainställningar - Betalningsvillkor

Här kan du välja en annan mall än den som är standard för ditt företag, och den kommer att göra en förhandsgranskning av texten som du redan har gjort i din mall.

För att kunna välja mellan olika mallar på ett fakturautkast måste du alltså först skapa dessa under Administration >> Mallar.

Tips!

Det är först efter att du har godkänt din faktura samt valt förfallodatum och e-mail som fakturan skickas till kunden. Skulle du vilja börja om från början kan du alltid avvisa utkastet under ’Faktura’ i processlinjen.

Vill du hellre se en video som visar dig hur fakturering fungerar i Minuba? Se här hur du skapar en faktura och fakturerar din kund.