Hur aktiverar jag Entraprenadfunktionen i Minuba?

Entreprenadmodulen gör det mycket enklare för dig att arbeta med anbudslistor och följa projektens framdrift i Minuba. Den gör det enkelt att administrera projekt, följa orderstatus samt hantera a conto- och slutfakturering. Modulen är utformad för större projekt eller uppdrag som pågår under en längre tid som ska faktureras utifrån en anbudslista. Entreprenadmodulen ger dig ett nytt faktureringsunderlag som du kan välja under ”Pris och tidsfrister” på din arbetsorder.

För att skapa en entreprenadorder med anbudslista måste ”Entreprenadmodulen” vara aktiverad och din användare måste ha rollen ”Entreprenad”.

Modulen aktiveras under Administration via ”Entreprenadmodul”.

När du har aktiverat entreprenadmodulen ska du gå till användaröversikten och välja den medarbetare som ska kunna skapa entreprenadprojekt.

I användarprofilen hittar du avsnittet ”Roller”. Där kan du nu se rollen ”Entreprenad”. Aktivera rollen för användaren.

OBS! Rollen blir aktiv först nästa gång användaren loggar in. Därför är det alltid en bra idé att logga ut och sedan logga in igen när nya roller har tilldelats.

När du har skapat en offert eller en order ska du gå till avsnittet ”Pris och tidsfrister”, där du har möjlighet att välja ”Entreprenad med anbudslista”.När du väljer detta visas en tabell där du kan skapa, anpassa och importera din anbudslista.OBS! Om du vill att kunden ska kunna se anbudslistan i den skickade offerten måste du komma ihåg att lägga till ”anbudslista” under dokumentkoder i dina offert-/ordermallar. 

Om du behöver skapa extraarbete för ditt entreprenadprojekt kan du enkelt skapa så många som behövs. Du bör dock vara medveten om att dessa inte kan faktureras på samma faktura som huvudordern/entreprenadprojektet.

Om du väljer att fakturera extraarbete markeras alternativet ”uteslut från faktura” automatiskt på huvudordern/entreprenadprojektet.

 

 

När du fakturerar ordern kan du välja att antingen fakturera utifrån den aktuella färdigställandegraden/Nuvarande utfört arbete eller det återstående beloppet.

 

 

På varje enskild faktura har du möjlighet att ange om du vill att tidigare a conto-fakturor ska sammanföras eller inte.

Observera att om du inte har aktiverat inställningen ”Uteslut aktiviteter utan framdrift från fakturor” kommer alla rader i din anbudslista att låsas till fakturan och kan därefter inte längre raderas.

 

Detta skapar en faktura med en rad per aktivitet samt eventuellt avräknat belopp från tidigare a conto-fakturor. Fakturan kommer att innehålla det totala beloppet, utförandegraden i procent samt totalsumman. Se bilden nedan.

OBS! När du fakturerar utifrån aktuell färdigställandegrad på ett entreprenadprojekt måste du godkänna fakturan. Om du inte godkänner fakturan och skapar fler fakturautkast kan Minuba inte beräkna färdigställandegraden korrekt.

Både på den enskilda fakturan och under dina ”Entreprenadinställningar” kan du välja om ändringar i utförandegraden (även kallat progressredovisning) ska visas på fakturan.

Du har alltid möjlighet att generera en PDF under processens gång för att få en bättre överblick över ditt entreprenadprojekt. För att visa PDF-filen ska du i processpilen klicka på knappen ”Order” i det vänstra hörnet och därefter klicka på knappen ”Exportera pågående projektöversikt”.

PDF-filen innehåller tre tabeller. Den första tabellen visar alla poster från din anbudslista tillsammans med tillhörande information om varje enskild post. Den andra tabellen visar alla dina extraarbeten samt de viktigaste uppgifterna, inklusive fakturerat belopp och status för varje extraarbete. Den sista tabellen visar din sammanställda ekonomiöversikt, som innehåller din order samt beloppen för samtliga extraarbeten och de fakturerade beloppen.

När du krediterar en faktura för ett entreprenadprojekt måste du komma ihåg att återställa färdigställandegraden i anbudslistan till de procentsatser som de enskilda raderna hade innan du skapade den senaste fakturan/krediteringen.