Fakturering är en avgörande del för alla hantverksföretag. Det är här du säkerställer att du får betalt för ditt hårda arbete och dina specialiserade tjänster. Men fakturering kan vara en komplex process som kräver noggrannhet och förståelse.

I vår kunskapsbank hittar du en uppsjö med värdefull information som kan hjälpa dig att navigera i faktureringsvärlden. Från grundläggande principer till avancerade tekniker, vi har täckt det mesta.

Läs vidare och lär dig mer om fakturering och hur det kan hjälpa ditt hantverksföretag att nå nya höjder.

Vad är fakturering?

Fakturering är processen att utfärda en faktura till en kund för en tjänst eller produkt. Det är ett dokument som anger vad kunden är skyldig för den tjänst eller produkt du har levererat. Det är viktigt för hantverksföretag att ha kontroll över faktureringsprocessen eftersom det är avgörande för företagets ekonomi och likviditet.

Likviditet hänvisar till företagets förmåga att snabbt omvandla sina tillgångar till kontanter. En effektiv faktureringsprocess säkerställer att du får betalning för dina tjänster i tid, vilket bidrar till en hälsosam likviditet och en stark ekonomisk ställning för ditt företag.

Vad bör inkluderas på en faktura?

När du utfärdar en faktura bör vissa beståndsdelar finnas med för att följa lagstiftningen och säkerställa tydlig kommunikation med din kund.

Dessa delar inkluderar:

• Fakturanummer
  En faktura ska ha ett unikt löpnummer som ska skrivas i en obruten nummerserie under hela företagets räkenskapsår. Exempelvis: 2014-1, 2014-2, 2014-3 och så vidare.
• Fakturadatum
  Det vanliga är att du skapar en faktura och daterar den i följd av att du har levererat en vara eller slutfört en tjänst. För att få betalningen så snabbt som möjligt så bör du fakturera så fort leveransen av varan eller tjänsten är utförd.
• Kundadress
  Kundens adress som fakturan skickas till, ange både kundens namn och adress. Kom ihåg att förkortningar inte godkänns, hela namnet på kunden ska skrivas ut.
• Leveransdatum
  På fakturan måste du ange uppgifter om när leverans av vara eller tjänst utförts/slutförts, har du inte ett specifikt datum så kan du ange leveransmånad istället. Fakturerar du flera leveranser samtidigt så ska varje enskilt leveransdatum anges.Leveransdatumet varan eller tjänsten behöver inte alltid vara detsamma som faktureringsdatumet. Om du exempelvis levererar en vara eller tjänst till kunden den 28 augusti och sedan skriver och skickar fakturan till kunden den 30 augusti så blir detta (30 augusti) ditt faktureringsdatum.
• Betalningsvillkor/förfallodatum
  Förfallodatum visar den sista dagen kunden ska betala och ska alltid stå på fakturan.Betalningsvillkor visar hur många dagar kunden har på sig att betala fakturan.Tänk på att det alltid är bra att komma överens och tydliggöra vilka betalningsvillkor som gäller samt att det också är betalningsvillkoren som styr när betalningen av dina fakturor sker.
• Dröjsmålsränta
  Detta är en extra avgift som du kan ta ut då kunden inte betalar i tid, du har rätt att ta ut dröjsmålsränta om det är avtalat vilken dag fakturan ska vara betald. Har du inte avtalat om en betalningsdag så har du ändå rätt att ta ut en dröjsmålsränta efter den 30e dagen efter det att du skickat fakturan samt angett att du kommer ta ut en dröjsmålsränta. Är inte kunden en näringsidkare eller myndighet måste du i fakturan meddela att du kommer ta ut en dröjsmålsränta.Dröjsmålsräntan beräknar du på fakturans belopp ink. moms, däremot så läggs ingen moms på räntebeloppet. Dröjsmålsräntan är normalt Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter, för att du ska kunna ta en högre dröjsmålsränta så måste det vara särskilt avtalat.
• Specifikation
  Du måste skriva vilken vara eller tjänst som levererats, tänk också på att antal och enhet (styck och timmar) ska anges.
• Pris
  Skriv ut priset på vara eller tjänst utan moms.
• Momssats
  På ditt pris ska du sedan lägga på moms, den skrivs ut i kronor och ören. Momsen ska anges per momssats och även momsfri försäljning ska specificeras på fakturan.I Sverige finns tre olika momssatser, dessa är:25% moms – De flesta varor och tjänster
  12% moms – Livsmedel och restaurangbesök
  6% moms – Bland annat: taxiresor, böcker och konsertbesök
• Totalbelopp
  Då du lägger ihop ditt pris med momsbeloppet så får du totalbeloppet som kunden ska betala.Ditt pris + moms = totalbelopp
• Kontaktuppgifter
  Du ska ange ditt företagsnamn samt adress på fakturan. Har du ett aktiebolag så ska du ange företagets fullständiga namn, adress, organisationsnummer och ort där bolaget har sitt säte. Det kan också vara bra att ange telefonnummer, e-postadress och eventuell webbplats.
• Momsregistreringsnummer
  Ett svenskt momsregistreringsnummer för enskild firma är alltid SE, personnumret samt 01 på slutet.För aktiebolag är det SE, organisationsnumret samt 01 på slutet.Kom ihåg att inga mellanslag eller bindestreck ska ingå i numret. Du hittar ditt momsregistreringsnummer på registerutdraget från Skatteverket.
• Bankgironummer
  Kom ihåg att ange ditt bankgiro- eller plusgironummer så att kunden vet vart pengarna ska skickas.
• Godkänd för F-skatt
  Vid försäljning av tjänster så är det obligatoriskt att ange på fakturan att du har F-skattsedel. Ett godkännande för F-skatt innebär att det är företagaren själv som ansvarar för att betala skatter och socialavgifter på ersättning för utfört arbete.

Hur hanterar man en försenad betalning?

En försenad betalning är en utmaning som många hantverksverksamheter står inför.

Här är några konkreta råd för att hantera detta problem:

Skicka påminnelser: Om en kund överskrider betalningsfristen, skicka en vänlig påminnelse. Det kan vara en enkel sammanfattning som visar vad som är förfallet och när det skulle ha betalats.

Ta ut ränta: Lagen tillåter att du tar ut ränta för försenad betalning. Se till att detta anges i dina betalningsvillkor.

Använd en inkassotjänst: Om en kund konsekvent betalar sent kan det vara nödvändigt att använda en inkassotjänst. Detta bör vara en sista utväg eftersom det kan påverka kundrelationen.

Tydliga betalningsvillkor: Se till att dina betalningsvillkor kommuniceras tydligt till kunden från början. Detta kan förhindra missförstånd och försenad betalning.

Att hantera försenad betalning effektivt är avgörande för att upprätthålla en sund likviditet i din hantverksverksamhet.

Så får du ordning på din fakturering

Att få ordning på faktureringen handlar om att ha goda rutiner och system på plats.

Det börjar med noggrann registrering av tid och resurser så att du vet exakt vad som ska faktureras. Det är också viktigt att fylla i och skicka fakturan så snart uppdraget är avslutad, eftersom det kan påskynda betalningsprocessen.

Dessutom kan det vara en bra idé att använda ett faktureringsprogram som kan hjälpa dig att hålla koll på fakturor och betalningar.

Digitalisera faktureringen i ditt företag

Ett effektivt sätt att få ordning på faktureringen är att digitalisera processen. Genom att använda ett orderrapporteringssystem kan du göra faktureringsprocessen mycket enklare.

Du kan se till att tid- och resursregistrering alltid är aktuell, och hantverkare kan skicka fakturan från sina mobiler så snart de har avslutat en uppgift. Detta kan inte bara spara tid, utan också minimera fel och säkerställa att du får betalningen för ditt arbete i tid.