Överblick över dina offerter och order

Fliken ’Överblick’

När du skapar en offert eller ett orderutkast i Minuba visas den högst upp på sidan under fliken ‘Överblick’. Allt eftersom statusen ändras går ordern vidare i processen och rör sig längre ner på sidan och hamnar till sist i arkivet, där den sparas. På så sätt får du enkelt en översikt över vilket steg dina order befinner sig i.

Under ‘Företagsinställningar’ kan du välja om en medarbetare endast ska kunna se de arbetskort som hen själv är kopplad till, eller om hen ska ha tillgång till alla arbetskort.’

’OBS! Överblicken visar enbart orderdelen så all information som rör fakturor visas under fliken ‘Fakturering’. På så sätt får du en tydlig och komplett överblick i Minuba.

Verktygsfältet i ‘Överblick’

I verktygsfältet hittar du viktiga funktioner som hjälper dig att sortera och filtrera i din vy under ‘Överblick’. På så sätt kan du snabbt och enkelt hitta den information du söker och behålla överblicken i Minuba.

 

Filter

Filtret består av 5–6 knappar (antalet beror på dina företagsinställningar) som låter dig välja vilka statusar på order du vill visa eller dölja.

På så sätt kan du till exempel välja att bara visa order som är ’Pågående’ när du ska ut på fältet och utföra arbete. Eller så kan du välja att enbart visa ’Färdiga för genomgång’ om du sitter på kontoret och behöver gå igenom dina order.

 

Offerter och offertutkast

Här visas dina offerter och utkast. Utkasten är de som du håller på att arbeta med, medan offerterna är de som väntar på godkännande från kunden.

När kunden har godkänt offerten behöver du godkänna den i Minuba. Då markeras offerten som klar för produktion och status ändras till ’Ny’.

 

NY

Här visas dina nya orders som har skapats och godkänts, men ännu inte har påbörjats.

Detta fungerar därför som en lista över kommande projekt som ska startas inom den närmaste tiden. Du kanske redan vet när projektet ska dra igång, eller så är det order som behöver planeras.

När ett arbetskort påbörjas flyttas det vidare till statusen ’Pågående’. Vi rekommenderar att du markerar arbetskortet som påbörjat när första personen åker ut till kunden.

 

Pågående

Här visas dina pågående order som just nu bearbetas av dig eller dina medarbetare.

Det är framför allt i detta steg som material och arbetstid ska registreras på ordern. Det är också här all dokumentation och kvalitetssäkringsunderlag fylls i.

När ett arbetskort ’Färdiggörs’ flyttas det vidare till statusen ’Färdig för genomgång’. Vi rekommenderar att arbetskortet markeras som färdiggjord när den sista personen lämnar kundens adress. På så sätt får du bästa möjliga överblick i Minuba.”

 

Avvakta

Du kan ange att arbetet ska pausas genom att sätta arbetskortet i vänteläge. Det gör du genom att öppna det aktuella arbetskortet, klicka på ’Pågående’ i processpilen och välja ’Avvakta’

Du behöver ange datum för när arbetet ska återupptas, och du kan även lägga till en kommentar med orsaken till att arbetet pausas.

För att återuppta arbetet går du in på arbetskortet, klickar på ‘Avvaktar i processlinjen och väljer ‘Påbörja’

 

Färdiga för genomgång

Här visas dina arbetskort som har färdigställts av dina medarbetare.

Detta är en lista över dina order där arbetet är utfört och klart, och som nu väntar på granskning av en administratör.

Det är i detta steg du kan göra de sista justeringarna i ärendet, till exempel lägga till inköpsfakturor, granska ifyllda kvalitetssäkringsdokument eller justera tid och material. Se till att alla kostnader är registrerade på arbetskortet, så att täckningsgraden beräknas korrekt.

När du har gått igenom arbetskortet och är redo att gå vidare ska du avsluta ärendet då flyttas det till arkivet. När arbetskortet är avslutat kan du därefter slutfakturera.

OBS! För att kunna avsluta en order krävs administrativ behörighet.

 

Arkiv

Här sparas alla dina avslutade eller avvisade offerter och order. Offerter och order kan inte raderas manuellt, utan arkiveras istället automatiskt så att du alltid kan gå tillbaka och hitta äldre ärenden.

När du har avslutat ett ärende betyder det att inga fler ändringar ska göras på ordern och att all förbrukning, dokumentation, kvalitetssäkringsdokument med mera har fyllts i.

Att en order är arkiverad betyder inte nödvändigtvis att en faktura har skickats till kunden. Det innebär bara att ordern är avslutad och stängd. Du kan dock se under ’Klar för fakturering’ om det fortfarande finns något kvar att fakturera på ordern. Ett bra tips är att sortera arkivet efter ’Klar för fakturering’ för att snabbt se om det finns order du ännu inte har fakturerat.

Under arkiv kan du alltid återöppna ett arbetskort, till exempel vid en reklamation eller liknande. Du kan även återöppna gamla offerter som plötsligt blivit aktuella igen.

Om du vill rensa listan över arkiverade ärenden och dölja dina avvisade ärenden kan du göra det under Företagsinställningar → Offert/Order och aktivera den här funktionen.

För att radera offerter eller order kan du ställa in hur ofta Minuba ska ta bort olika typer av information, under Administration → Rensning av data

Visa 

Du kan själv välja om du vill visa 10, 25, 50 eller 100 element åt gången. Om det finns fler element än vad som visas, kan du bläddra mellan sidorna för att se resten. Det hjälper dig att få en bättre överblick över dina ärenden i Minuba.

 

Import

Du kan importera en orderlista om du har ett Excel-ark med orderinformation. Då får du möjlighet att ladda upp Excel-filen och sedan ange vilka kolumner som innehåller vilken information.

 

Sökfunktionen

Du kan söka efter dina order för att snabbt hitta ett specifikt ärende.

Du kan söka på nästan all information som rör ordern, till exempel ordernummer, kunduppgifter (kundnamn, kundnummer, adress), tilldelad medarbetare med mera.

När du söker kommer en order endast att visas i sökresultatet om värdet i fältet ’Er ref.’ börjar med det du har skrivit i sökfältet. Om det till exempel står Per Hansen i fältet, får du träff om du söker på Per, men inte om du söker på Hansen.

• Deras referens
• Ordernummer
• Postnummer
• Stad
• E-postadress
• GLN
• Typ av kvalitetssäkringsdokument
• Namn på kvalitetssäkringsdokument

OBS! Om din sökning inte ger några resultat kontrollera att du har rätt filter aktiverat. Till exempel, om ordern är arkiverad men filtret ‘Arkiv’ inte är aktivt, kommer ordern inte att visas.

 

Status

Här kan du läsa om de olika typer av statusar som finns i Minuba och vad varje status används till. Det hjälper dig att få en bättre överblick och förstå hur orderflödet fungerar.

 

Kolumner och färger

Nummer: Visar order/offertnummer.

Status: Visar hur långt ordern har kommit i processen.

Medarbetare: Visar vilka medarbetare som är kopplade till ärendet och vem som är ansvarig. Om inga medarbetare är kopplade kommer ordern att vara en pool-order.

Omkostnadsändringar: Visar datumet för den senaste ändringen i kostnader.

Ej fakturerat: Visar skillnaden mellan det belopp du har angett att du vill fakturera och det faktiskt fakturerade beloppet.

Uppföljning: När du klickar på ‘Lägg till uppföljning’ visas en ruta där du kan ange  uppföljningsdatum samt en anteckning. Samma information kommer också att visas inne på arbetskortet under uppföljning. Du kan även välja om uppföljningen automatiskt ska tas bort om ordern byter status till exempel om uppföljningen ska försvinna när ett orderutkast har blivit godkänt.

Åtgärder: Visar de åtgärder du kan utföra på ordern direkt från överblicken.

 

Färger

Olika färger används för att ge dig en snabb överblick över dina ärenden.

Här förklaras vad de olika färgkoderna betyder:

Vit: En vanlig order eller offert.

Blå: Ordern eller offerten är en pool-order, det vill säga att inga medarbetare är kopplade till den.

Röd: Tidsfristen för ordern eller offerten har passerat.

 

Importera dina befintliga order till Minuba

Om du har en orderbok du vill importera till Minuba kan du göra det via en CSV-fil.

OBS! Innan du kan importera dina order måste du först ha importerat dina kunder.

Om du planerar att importera order via en CSV-fil är det en fördel att förbereda filen i förväg.

I Minuba har du möjlighet att inkludera följande uppgifter:

• Ordernummer (obligatoriskt fält)
• Kundnummer ( obligatoriskt fält)
• Överskrift (obligatoriskt fält)
• Orderbeskrivning
• Rekvisitionsnummer
• Er referens
• Ordertyp (ska matcha med Minubas ordertyper)
• Ansvarig ( namn eller initialer måste matcha en användare som är skapad i Minuba)
• Avdelning (måste matcha en avdelning som finns i Minuba)
• Startdatum
• Slutdatum
• Fastpris
• Kontaktadress
• Faktureringsadress
• Installationsadress

Det är en fördel om din fil har kolumnnamn angivna i den översta raden, och att kolumnnamnen är döpta enligt punkterna ovan.

För att importera dina order klickar du på ‘Import / Export’ i menyraden högst upp på sidan. I menyn väljer du Importera order från CSV-fil’.

I fönstret som öppnas kan du nu välja din orderfil genom att klicka på ‘Bläddra/Välj fil’, beroende på vilken webbläsare du använder.

När du har valt filen klickar du på ‘OK’. Systemet läser då in din orderlista och visar resultatet. Därefter behöver du ange vilka kolumner som ska importeras och vad varje kolumn innehåller.

Det är här det underlättar om du har döpt kolumnerna i din orderlista enligt exemplen ovan.

Markera rutan 1:a raden är kolumnrubriker i menyraden högst upp på sidan.

 

Om kolumnnamnen inte stämmer överens kommer kolumnerna inte att väljas automatiskt. Därför är det viktigt att du granskar de valda kolumnerna och kontrollerar både namn och innehåll  precis som i exemplet ovan.

Du kan klicka på ‘Utökade inställningar’ för att välja vilken ordertyp de importerade orderna ska tilldelas. Här kan du också välja om faktureringsadress och installationsadress ska importeras.

När du har markerat de relevanta kolumnerna klickar du på ‘Spara och läs in’ längst till höger i menyraden högst upp på sidan. Dina order importeras nu, och du kommer tillbaka till orderlistan i Minuba.

OBS! Tänk på att om du importerar en order med ett ordernummer som redan finns i Minuba, kommer ordern att skrivas över med vissa av de uppgifter du importerar.

 

Exportera dina order – Export av ’Överblick’

Du har också möjlighet att exportera din nuvarande orderlista från Minuba till ett Excel-ark.

Det kan till exempel vara användbart om du ska slå ihop två olika Minuba-konton och därför behöver överföra en orderlista från det ena kontot till det andra.

Så exporterar du dina order

För att exportera dina order ska du göra följande:

1. Klicka på ’Import/Export’

Välj ’Exportera Överblick till CSV-fil’

Därefter får du möjlighet att välja:

• Vilka order som ska exporteras baserat på orderns status

• Offerter och Utkast
• Nya
• Pågående
• Färdiga för genomgång
• Arkiv

• Vilka adresser ska inkluderas i exporten:

• Kontaktadress
• Installationsadress
• Faktureringsadress

 

När du har gjort dina val kommer filen att genereras och vara redo för nedladdning.

 

Översikt över kundens order

På kundkortet kan du se alla order som kunden är kopplad till, både pågående, arkiverade och avslutade order. Det gör det enkelt att snabbt se vad som senast gjordes hos kunden eller att hitta den order du arbetar med just nu.