Planering av alla dina medarbetares arbetstimmar

Kalendern i ’Planering’

Få en överblick över alla medarbetares tillgängliga tider samt deras planerade och utförda arbetsuppgifter. Under ’Planering’ ser du en gemensam kalender för alla medarbetare och aktiva order under den valda perioden, vilket gör det enkelt att planera dagen, veckan eller månaden.

Observera! Planering är endast tillgänglig för användare med rollen ‘Administratör’ / ‘Planera tid’ / ‘Planera och godkänna tid’. Alternativt kan en medarbetare ha rollen ‘Visa planering’  då kan de se kalendern men inte redigera den.

I kalendern kan du planera dina medarbetares arbetstid, så att du säkerställer att deras dagar blir effektiva, samtidigt som du får en tydlig överblick. Det är särskilt användbart när nya uppdrag ska planeras, eftersom du snabbt kan hitta lediga tider bland dina medarbetare.

Till vänster i kalendern hittar du listan över alla dina medarbetare som du kan planera för och/eller registrera tid på. Du kan dölja en medarbetare från listan genom att klicka på de tre prickarna till höger om medarbetarens namn. För att visa alla dolda medarbetare igen, klicka på nedåtpilen under ‘Medarbetare’ och välj ‘Visa dolda medarbetare’.

 

 

Till höger visas alla dagar som ingår i den period du har valt i verktygsfältet högst upp. Har du till exempel valt en vy på 5 dagar, visas måndag till fredag.

Du kan lägga in tid i en medarbetares kalender genom att klicka på en dag och dra muspekaren över det tidsintervall som ska registreras.

När du valt ett tidsintervall i kalendern öppnas ett fönster som visas nedan, där du kan ange detaljer om arbetet. Du kan välja vilken order timmarna ska registreras på samt ange en ’Arbetstidstyp’. Det går även att göra heldag eller flerdagsregistreringar, och du kan skapa nya offerter eller order direkt via planeringen. Om du skapar en ny order på detta sätt kan du samtidigt planera in arbetstid för dina medarbetare på ordern.

Verktygsfältet i Planering

Längst upp på sidan hittar du verktygsfältet.

Verktygsfältets funktioner beskrivet från vänster till höger:

• Pilarna används för att gå framåt och bakåt i tiden. Visar kalendern till exempel en vecka i taget, kan du med hjälp av pilarna hoppa en vecka framåt eller bakåt.
• Datum där du kan välja startdatum för visningen.
• Antal dagar som visas åt gången.
• Om dagarna som visas ska vara 24-timmarsdygn eller motsvara längden på en arbetsdag.
• Om ‘Arbetsdag’ är valt kan du ange start- och sluttid för dagen.
• Om ditt företag har skapat avdelningar kan du välja mellan dessa och därmed filtrera de visade medarbetarna utifrån deras avdelning.
• ‘Jämför planerad tid och utförd arbetstid’ visar både den planerade tiden och den faktiskt registrerade tiden, så att du enkelt kan se hur länge det faktiskt arbetades jämfört med vad som var planerat.
• Fullskärm visar kalendern i fullskärmsläge, så att du till exempel kan ha den uppe på en stor skärm på kontoret.

 

Flytta registreringar

Du kan flytta registreringar genom att ställa dig på önskad tid och dra tiden till önskad dag, tid eller medarbetare.

 

Ta bort registreringar

För att ta bort en registrering kan du klicka på tidsblocket för att öppna det och sedan klicka på ‘Radera’.

Om du vill ta bort flera registreringar kan du med fördel markera dem först – antingen genom att hålla nere CTRL-knappen och dra en markeringsruta över registreringarna, eller genom att hålla nere CTRL-knappen och klicka på registreringarna för att markera dem med en svart ram. När du har valt de timmar som ska tas bort kan du trycka på ‘Delete’-knappen på ditt tangentbord.

 

Planera medarbetarnas tid

Du kan planera tid för dina medarbetare så att de kan se hur deras arbetsvecka ser ut, och så att det blir enkelt för dig att veta när det finns lediga tider i kalendern för att ta emot nya uppdrag. På så sätt säkerställer du att kalendern är välfylld framåt i tiden.

Planerad tid visas som en genomskinlig ruta i din kalender, medan registrerad tid har en solid färg.

När du ska planera tid klickar du i kalendern på den dag du vill planera. Precis som vid tidsregistrering behöver du välja start och sluttid samt eventuellt en arbetsorder och arbetstidstyp.

Till sist kan du välja om tiden ska planeras eller registreras.

Den planerade tiden är nu synlig i den aktuella medarbetarens egen kalender, men tiden är ännu inte registrerad på arbetskortet.

Det är möjligt att planera överlappande tidsperioder, så om du till exempel har två uppdrag som kan utföras under samma tidsintervall kan du planera in båda.

Om en planerad uppgift inte har utförts innan sluttiden har passerat, ändrar den färg till blå. På så sätt kan du från planeringsvyn följa upp om uppgiften har utförts eller om den behöver flyttas till en annan tidpunkt.

 

Det förväntas att medarbetaren alltid tar ställning till de planerade uppgifter de har fått. Därför kommer de att få ett felmeddelande om de försöker lämna in sina timmar medan det finns oklara planerade tider (dvs. tider som inte överlappar med tidsregistreringar).

För att medarbetaren ska kunna lämna in sina timmar måste den planerade tiden omvandlas till registrerad tid. Det görs genom att klicka på den planerade tiden och trycka på ‘Registrera tid’.

Om den planerade tiden inte har utförts, till exempel på grund av sjukdom, kan man helt enkelt låta den planerade tiden ligga kvar och istället registrera frånvaro. Minuba kommer att känna av att annan tid har registrerats utöver den planerade tiden, och medarbetaren kommer att kunna lämna in sin tidrapport.

 

Om du försöker godkänna tid för en medarbetare som inte har utfört sina planerade timmar, kommer du att mötas av en dialogruta.

Du kan fortfarande godkänna timmarna, men det kan vara relevant att till exempel flytta planeringen framåt eller till en annan medarbetare på planeringssidan, om uppgiften inte har blivit utförd.

 

Skapa offert eller order via ’Planering’

Du kan skapa nya offerter eller order direkt från din planeringskalender, så att du samtidigt kan välja datum, tidpunkt och medarbetare när du skapar offerten/ordern.  Det är särskilt effektivt när du har kunden i telefon och snabbt behöver hitta en dag då ni kan åka ut och utföra arbetet.

Börja med att hitta en medarbetare i listan som har ledig tid i sin kalender. Klicka i kalendern för att öppna en dialogruta. I dialogrutan kan du välja start- och sluttid, eller om det ska vara en heldags- eller flerdagarsregistrering. Du kan också välja arbetstidstyp samt lägga till tillägg.

När du har fyllt i informationen om tidsregistreringen, klicka på ‘Skapa ny’.

 

Du får nu möjlighet att skapa ett nytt offertutkast eller godkänna en ny order.

Du kan också söka efter kunden eller skapa en ny kund, och du kan lägga till fler medarbetare till ärendet.

Klicka på ‘Skapa offertutkast’ för att skapa en offert. Klicka på ‘Godkänn order’ för att skapa en order.

 

 

Du kan nu hitta offerten eller ordern under fliken ‘Överblick’.

 

Administrera medarbetare i ’Planering’

Under ’Planering’ i Minuba har du möjlighet att visa dina medarbetare i alfabetisk ordning. Du kan dessutom klicka på ordern i fönstret till vänster för att visa de medarbetare som är kopplade till den valda ordern högst upp i listan.

 

Anpassad sortering

I Minuba kan du ändra ordningen på dina medarbetare och spara dessa ändringar lokalt på din dator/i din webbläsare. Nästa gång du använder planeringsverktyget kommer medarbetarna att visas i den ordning du har valt.

Observera! Den sortering du väljer sparas endast på den enhet där den gjordes. Det innebär att om du ändrar ordningen på dina medarbetare på din dator och sedan använder mobilen eller en annan dator, så följer inte dessa ändringar med. Sorteringen visas alltså endast på den enhet där du har valt denna vy.

 

Flytta din medarbetare till en annan rad

Du kan flytta runt dina medarbetare genom att klicka på de tre vertikala prickarna bredvid medarbetarens namn.

Dölj en medarbetare under ’Planering’

Alla medarbetare visas som standard i planeringen, men det kan finnas medarbetare som inte är relevanta för alla som arbetar med planeringen.

Under ‘Planering’ i Minuba kan du dölja en eller flera medarbetare genom att klicka på de tre vertikala prickarna och välja ‘Göm medarbetare’, och därefter klicka på ‘OK’.

 

När du har dolt en eller flera medarbetare kan du klicka på pilmenyn och därefter på ‘Visa dolda medarbetare’, som visas på bilden nedan.

Det kommer att visa alla dolda medarbetare högst upp i medarbetarlistan.

 

Visa medarbetarinformation

När du i planeringen snabbt vill se information om en medarbetare kan du göra det genom att klicka på de tre vertikala prickarna bredvid medarbetaren och sedan klicka på länken ‘Öppna användarinformation i ny flik’. Du kommer då att kunna se den aktuella medarbetarens användarprofil i en ny flik.

 

Planera aktiva order

Planeringskalendern ger dig inte bara en bra överblick över dina medarbetares registrerade och planerade tid, utan även över dina pågående order.

I den vänstra delen av ‘Planering’ hittar du listan över aktiva order inom den tidsperiod du valt i verktygsfältet. Om en order är planerad att starta om en månad, kommer den inte att visas i till exempel en vy med 5 dagar.

I den vänstra delen av ‘Planering’ hittar du listan över aktiva order, där du kan dra en order och släppa den i kalendern. Den medarbetare vars kalender du lägger uppgiften i kopplas automatiskt till ärendet, samtidigt som tiden registreras på ordern.

 

Kolumner i listan över aktiva order

Du kan lägga till eller ta bort kolumner i din lista över aktiva order genom att klicka på ikonen med tre streck.

Om du väljer att visa kolumnen ‘Avdelning’ kan du se order från en annan avdelning än den som är vald i toppmenyn. Det gör att du kan planera order från en avdelning till medarbetare i en annan.

• Status visar vilken status din order har och om det till exempel finns planerad tid på ärendet.
• Orderbeskrivning är den beskrivning du har angett på din order.
• Installationsadress är adressen där arbetet utförs.
• Medarbetare är de medarbetare som är kopplade till ordern.
• Påbörja är det startdatumet du angett på din order.
• Slut är det slutdatum du angett på din order
• Nästa tid visar datum och tid för nästa planerade post.
• Dölj offerter/order med planerad/registrerad tid tar bort de offerter och order från listan där det redan finns planerad eller registrerad tid.
• Visa offert/orderutkast visar godkända offert- och orderutkast samt godkända order

Kolumnerna ‘Orderbeskrivning’, ‘Adress’ och ‘Medarbetare’ har alla egna sökfält, så att du enkelt kan hitta eller visa relevanta ärenden.

 

Visa detaljer för en specifik order

Du kan välja en specifik order genom att klicka på raden i listan över dina aktiva order. När du väljer ordern markeras den med en svart ram och en pil visas på höger sida. Klickar du på pilen kommer du direkt till arbetskortet.

När du valt en order visas alla kopplade medarbetare högst upp i kalendern, och övriga visas nedanför.

Alla tidsregistreringar som inte hör till den valda ordern kommer dessutom att visas i grått.

Koppla till eller ta bort medarbetare från order

Du kan koppla en ny medarbetare till en order genom att först markera ordern genom att klicka på den i listan över aktiva order. Därefter drar du en medarbetare från listan och släpper den på den valda ordern.

Om medarbetaren redan är kopplad till ordern och du drar honom till ärendet igen, kommer han att tas bort från ordern.

Även om du tar bort en medarbetare från en order kommer alla hans registrerade timmar fortfarande att sparas på ordern.

Hitta framtida planerade tider för en order i ‘Planering’

Du kan snabbt få en överblick över vilka order som ännu inte har fått planerad eller registrerad tid. Det gör det enkelt för dig att se listan över aktiva orders som behöver läggas in i kalendern.

Nu kommer du endast att se aktiva order inom den tidsperiod du har valt, som ännu inte har någon planerad eller registrerad tid.