Offert och orderbekräftelse

Under offertsektionen har du möjlighet att utforma din offert till kunden, både med priser, tidsfrister och med möjlighet för kunden att acceptera offerten online.

Observera! Under offertavsnittet hittar du din orderbekräftelsetext, där du skriver din orderbekräftelse till kunden. Detta avsnitt fungerar på samma sätt som offertavsnittet, med mallar, dokumentkoder m.m.

Du kan sätta en tidsfrist på din offert om du vill ange ett datum för när kunden senast ska ha accepterat din offert.

Om fristen överskrids kommer raden att markeras med röd bakgrund i din 'Överblick'. Det gör det enkelt för dig att följa upp på de offerter som ännu inte har blivit godkända av kunden.

Rubrik

Här bestämmer du om det är en konkret 'Offert' eller en 'Kostnadsuppskattning' som du skapar till din kund. Detta kommer att visas i rubriken på själva offert-pdf:en, som du kan förhandsgranska genom att klicka på skrivarikonen ute till höger.

En offert är bindande för hantverkaren och kan ges både skriftligt och muntligt. Det är dock betydligt lättare att bevisa ett skriftligt avtal än ett muntligt.

En kostnadsuppskattning är ett prisförslag för arbetet som inte är bindande. Priset är inte fast, och hantverkaren är inte skyldig att utföra uppdraget.

Använd en mall

Du kan välja att använda en mall för din offerttext, så att du slipper skriva offerttexten från början varje gång du skickar en offert. Mallarna kan du själv skapa under Kugghjulet → 'Administration' → 'Mallar'.

När du väljer en mall infogas textinnehållet från mallen i offerttexten, och därefter har du möjlighet att redigera texten så att den passar det specifika offerten.

Observera! Ändringar du gör i offerttexten påverkar inte själva mallen.

Skriv din offerttext

Här kan du skriva din offerttext, som är själva innehållet i din offert. Du skriver texten i vår textredigerare, där du har möjlighet att formatera med rubriker, typografi, fet/kursiv text m.m.

I offerttexten kan du använda dokumentkoder, vilket gör att du enkelt kan infoga data som redan finns i Minuba.

Observera! Om du klistrar in text som är kopierad från andra källor, som till exempel Word eller en hemsida, kan formatering följa med, vilket kan ge oönskade resultat. Använd därför funktionen 'Klistra in som oformaterad text'.

Med dokumentkoder får du möjlighet att infoga specifik data i din offerttext som redan finns i Minuba.

Det kan till exempel vara att du vill skriva in kundens namn, men istället för att skriva själva namnet kan du infoga dokumentkoden {{order.contactName}}. Denna dokumentkod kommer att hämta och infoga namnet som du har angett under kundens kontaktadress.

Du kan lägga in dokumentkoder både i dina mallar och direkt i din offerttext. När du väljer en dokumentkod från listan kommer koden att infogas i texten.

I detta exempel vill vi visa ’Offertmaterial med pris’, vilket kommer att infoga listan från vår ’Kalkyl’ i offerten.

När du klickar på skrivarikonen kan du förhandsgranska offertens PDF, där du nu kan se att materiallistan från 'Kalkylen' har lagts till på den plats där du infogade din dokumentkod.

Med dokumentkoden 'Accept av offert/anbud' kan du infoga en knapp i e-postmeddelanden eller i din offert-PDF, som ger kunden möjlighet att acceptera din offert online.

Detta görs under Kugghjulet → 'Administration' → 'Mallar'.

Detta gör det snabbare och enklare för din kund att gå vidare med offerten och ökar chansen att kunden väljer just ditt erbjudande framför andras.

När kunden klickar på knappen kommer de till en webbsida där det finns en knapp för 'Acceptera offert' samt en knapp för 'Visa offertdokument'. Kunden kan då se själva offerten (PDF-filen) och ge sitt godkännande.

Observera! Offerten måste vara godkänd i ditt Minuba-konto för att funktionen ska fungera. Offerten får därför inte vara ett utkast.

När din kund klickar på 'Acceptera offert' får du ett e-postmeddelande med information om att offerten har blivit accepterad.

Du har möjlighet att infoga din egen logotyp på sidan som visas när din kund klickar på 'Acceptera offert'.

Gå till Kugghjulet → 'Administration' → 'Layout av logotyp och dokument' – här ska du välja din standardlayout.

I sektionen 'Uppsättning av dokument för offert/kostnadsuppskattning' kan du lägga till en bild (logotyp) som ska visas uppe till höger bredvid företagsnamnet.