Startsida / Support / Fakturering / Fakturering i Minuba (fakturainställningar)
Denna artikel kommer att beskriva hur du går tillväga för att fakturera i Minuba samt olika fakturainställningar som du kan använda dig av.
Godkänn faktura och skicka till kund
När arbetet är färdiggjort och avslutat ska du fakturera din kund.
Det kan du göra på två olika sätt.
Från arbetskortet har du alltid tillgång till fakturan och vice versa. Klicka på ’Faktura’ i processlinjen och välj ’Visa fakturautkast 1’ om det är första gången du ska fakturera. Minuba har nämligen redan skapat ett utkast åt dig under tiden som du har jobbat.
Kom ihåg att arbetskortet och fakturan är två olika dokument i Minuba som ska avspegla varandra. Arbetskortet är där du noterar dina utgifter och fakturan skapas automatiskt utifrån det.
Väl inne på ditt faktura-utkast kan du kontrollera att allt ser ut som det ska och eventuellt göra ändringar. Klicka på de tre små liggande linjerna (vid fakturalinjerna) och se vilka ytterligare valmöjligheter du får upp. Här kan du bland annat slå ihop linjer och mycket mer. Glöm inte att du kan förhandsgranska din faktura på den lilla symbolen för ’printer’ under ’Handlingar’ innan du godkänner din faktura.
Nu kan du välja att fakturera i en annan valuta genom att välja ’Fakturainställningar’
Här hittar du bland annat inställningarna för valuta.
Du ska välja valuta samt fylla i kursen du vill använda + belopp i utländsk valuta.
Så gör du om du vill fakturera i en annan valuta i Minuba.
Alla fakturor skapas med den momssats som du har ställt i dina företagsinställningar (vanligtvis 25%) om du inte har gjort andra inställningar på din kund då går de inställningarna före i ordningen.
Du kan också ändra momssats på varje enskild faktura under Fakturainställningar.
Minuba fakturerar kunden på det språk som är registrerat på kundens kundkort. Det betyder att du ska redigera språket på kunden, innan du skickar din faktura. Minuba kommer alltid att skicka fakturan på det språk som är registrerat på kunden.
Så gör du om du ska ändra språk på dokumentationen som du skickar till en kund.
Du kan fakturera när som helst i arbetsprocessen. Inne på ditt fakturautkast kan du säkra dig att all information är som den ska, samt att alla kontaktuppgifter stämmer innan du skickar iväg din faktura. Du kan alltid förhandsgranska faktura-pdf:en genom att klicka på Skriv ut-symbolen under ’Handlingar’.
När fakturan ska godkännas kan det dyka upp en popup som säger att det är skillnad mellan den valuta kunden har i sina inställningar och valutan du använder. Där kan du sedan skriva omräkningskursen mellan de två valutorna.
För att godkänna och skicka din faktura snabbt har du dessa valmöjligheter.
Du kan komma åt fakturering från tre olika ställen i din Minuba:
För att skicka din faktura, klicka på ’Godkänn’ under ’Handlingar’ till höger på sidan. En dialogruta kommer då upp där du kan ändra faktura- och förfallodatum samt välja hur du vill skicka din faktura.
Du har flera alternativ för att godkänna och skicka din faktura, enligt beskrivningen i avsnitten nedan:
• Godkänn (utan att fakturan skickas till kunden)
• Godkänn och skicka via e-post
• Godkänna och skicka via docTech (om du aktiverat integration till docTech)
Om du vill veta hur du krediterar en godkänd faktura i Minuba kan du läsa mer om det här.
Du kan se betalningsvillkoren som visas på den färdiga faktura-pdf:n Om du vill ändra kundens standardbetalningsvillkor kan du göra det antingen genom att ändra det för alla kunder under Företagsinställningar, eller genom att ändra det specifikt för kunden under Kunder.
Du har också möjlighet att ändra vilken betalningsvillkorstext du vill tillämpa på din faktura-pdf, du gör det på ditt fakturautkast längst ner på sidan. Minuba väljer i princip den betalningsperiod som är inställd som standard under mallar.
Här kan du välja en annan mall än den som är standard för ditt företag, och den kommer att göra en förhandsgranskning av texten som du redan har gjort i din mall.
För att kunna välja mellan olika mallar på ett fakturautkast måste du alltså först skapa dessa under Administration >> Mallar.
Detta avtal gäller från upprättandet av DEMO-kontot, och tills ett faktiskt kundförhållande träder i kraft, eller DEMO-kontot avvecklas.
Syftet med DEMO-kontot är att ge företag i Minubas målgrupp möjligheten att utan förpliktelser prova Minuba. Vid skapandet av DEMO-kontot, förklarar upprättaren att hen förstår att bli kontaktad av en av Minubas försäljningskonsulter.
Sekretess och konfidentialitet
Båda parter går med på att, även efter DEMO-periodens slut, inte på något sätt avslöja några former av känslig information rörande den andra parten, inklusive, men inte begränsat till, kund- och ärendeinformation, affärsrelationer och annan anknytning till den andra parten, inklusive personer, företag eller andra organisationer.
Egendom och upphovsrätt
Minuba AB har egendoms- och upphovsrätt till Minuba. Kunden får under inga omständigheter överlåta Minuba eller relaterat material till tredje part, om det inte finns ett specifikt skriftligt avtal om detta.
Kundansvar
Endast kunden är ansvarig för all typ av aktivitet som sker genom användning av kundens DEMO-konton, inklusive att komma ihåg att logga ut efter avslutad användning.
Kunden ska omedelbart informera Minuba AB om någon form av obehörig användning av kundens lösenord eller DEMO-konton, samt varje annan form av säkerhetsbrott som kunden känner till eller misstänker. På samma sätt ska kunden efter bästa förmåga omedelbart försöka stoppa all olaglig kopiering och distribution av innehåll, om kunden har kunskap om detta.
Behandling av personuppgifter
Minuba AB är gentemot kunden databehandlare för de personuppgifter som kunden lagrar och i övrigt behandlar i Minuba. För behandling av kundens personuppgifter har följande avtalats: Båda parter ska kontinuerligt genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som uppfyller kraven i förordning 2016/679 (”Förordningen”), för att säkra de registrerades rättigheter.
Minuba AB ska följa och uppfylla kraven i artikel 28 i förordningen, inklusive mot sedvanlig timdebitering, bistå kunden med den hjälp som anges i artikel 28 och tillhandahålla information och nödvändig dokumentation till kunden, så att kunden kan övervaka Minuba AB:s efterlevnad av kraven i artikel 28, inklusive genom att möjliggöra och bidra till revision och granskning.
Minuba AB ska ha rätt att på egen bekostnad och risk använda underleverantörer som också behandlar kundens personuppgifter. Minuba AB ska vid avsedda byte av en underleverantör eller användning av en ny underleverantör skriftligen meddela kunden, minst 30 dagar före det avsedda bytet/nya underleverantören. Kunden har rätt att invända mot det avsedda bytet/nya underleverantören.
Minuba AB ser till att alla underleverantörer uppfyller kraven i artikel 28 i förordningen och skyldigheterna i detta avsnitt.
Minuba AB får inte utan kundens skriftliga förhandsmedgivande överföra kundens personuppgifter till länder utanför EU/EES.
All behandling av kundens personuppgifter sker enligt kundens dokumenterade instruktion. Den dokumenterade instruktionen utgörs dels av parternas avtalsgrund, så de behandlingar som är nödvändiga för att Minuba AB kan uppfylla ingångna avtal med kunden, kan utföras, och dels av de särskilda instruktioner som kunden kan ge till Minuba AB.
Om kunden inte instruerar Minuba AB annorlunda, är Minuba AB berättigade och skyldiga att radera kundens personuppgifter senast 3 månader efter att affärsförhållandet mellan parterna slutgiltigt har upphört.
Kunden får inte använda Minuba för behandling av andra kategorier av registrerade eller andra typer av personlig information, än vad Minuba är avsett för.
Minuba AB har rätt att anonymisera kundens information och andra data och använda dem, antingen själv eller i samarbete med andra.
Minuba AB har rätt att använda kundens data, inklusive personuppgifter, i anonymiserad form, där det inte är möjligt att spåra data eller personuppgifter till kunden eller någon specifik fysisk person, inklusive i samarbete med tredje part
Ansvarsbegränsning
Ingen av parterna är ansvariga gentemot den andra parten för indirekta skador, följdskador eller särskilda skador, inklusive förlust av vinst, förlust av data eller krav från eventuella tredje parter. Denna ansvarsbegränsning gäller oavsett orsaken till problemet, inklusive, men inte begränsat till, vårdslöshet.
Minuba AB är inte ansvarig för eventuell obehörig åtkomst till, eller ändring av, kundens överföringar eller data, material, informationer eller data som skickats eller mottagits, oavsett om data har mottagits av Minuba AB, samt varje transaktion som registreras i Minuba.
Tvister och meningsskiljaktigheter
Om detta avtal ger upphov till meningsskiljaktigheter mellan parterna, ska dessa försöka lösas i godo. Om en godtagbar lösning inte kan uppnås, ska meningsskiljaktigheterna avgöras enligt dansk lag, med Maritima och Handelsrätten som överenskommen domsrätt.