En kreditnota är ett dokument som utfärdas av en säljare till en köpare. Den representerar en summa pengar som säljaren är skyldig köparen.

Detta kan bero på en felaktighet i den ursprungliga fakturan, returnerade varor eller en annan situation där köparen ska få pengar tillbaka. Medan en debitfaktura begär betalning för varor eller tjänster anger en kreditfaktura att en viss summa pengar ska återbetalas till köparen.

Vad innebär en kreditnota?

När ett företag skickar en kreditnota signalerar det i princip det motsatta av att skicka en faktura. Medan en faktura är en begäran om betalning från kunden, är en kreditnota ett dokument som anger att företaget är skyldig kunden pengar.

En kreditnota är en negativ faktura som visar vad företaget är skyldigt kunden. Medan en faktura begär betalning för varor eller tjänster, anger en kreditnota att en viss summa pengar ska återbetalas till köparen

När ska man utfärda en kreditnota?

Det kan finnas flera skäl till att ett företag måste utfärda en kreditnota. Som företag kan man vara skyldig sina kunder pengar av olika skäl. Här är några av de vanligaste orsakerna:

• Vid felköp: Om en kund har köpt en vara av misstag och returnerar den.
• Fel i fakturan: Om den ursprungliga fakturan innehåller fel kan en kreditnota rätta till detta.
• Affären återkallas: Om en affär avbryts efter att en faktura har utfärdats.
• Fel eller brister i varorna: Om den sålda varan är defekt eller inte uppfyller förväntningarna.
• Säljarens prissänkning: Om säljaren ger en prisrabatt efter att den ursprungliga fakturan har utfärdats.

Att utfärda en kreditnota säkerställer att båda parter har en tydlig och skriftlig förståelse för vad som är skyldigt och varför.

Hur skapar man en kreditnota?

Att skapa en kreditnota påminner mycket om processen att skapa en faktura. Skillnaden är att med en kreditnota är det företaget som är skyldigt kunden pengar, och inte tvärtom.

När du utfärdar en kreditnota bör den innehålla många av samma uppgifter som en faktura för att säkerställa att båda parter har en klar förståelse för vad som är skyldigt och varför.

Även om formatet kan variera är det viktigt att se till att alla nödvändiga uppgifter är inkluderade. För att göra processen mer strömlinjeformad kan du använda verktyg som Minuba, som hjälper dig att enkelt och effektivt skapa fakturor och kreditnotor.

Vad bör en kreditnota innehålla?

En kreditnota bör innehålla ett antal specifika uppgifter för att vara giltig. Precis som med en faktura finns det vissa saker du bör inkludera på kreditnotan.

Här är en lista över de viktigaste element som bör ingå:

• Utfärdandedatum (fakturadatum): Datumet då kreditnotan utfärdades.
• Löpnummer: Detta bör baseras på en eller flera serier som unikt kan identifiera kreditnotan.
• Säljarens momsregistreringsnummer: Detta är organisationsnumret eller personnummer på ägaren av företaget, där man adderat landskoden SE i början och siffrorna 01 i slutet.
• Säljarens namn och adress: Tydlig och korrekt information om det företag som utfärdar kreditnotan.
• Köparens namn och adress (faktureringsadress): Uppgifter om den person eller det företag som kreditnotan är riktad till.
• Kvantitet och sort av levererade varor eller tjänster: En detaljerad beskrivning av vad kreditnotan täcker.
• Leveransdatum: Datumet då varorna eller tjänsterna levererades, om detta datum skiljer sig från utfärdandedatumet.
• Grund för moms, pris per enhet: Detta bör exkludera skatt men inkludera eventuella rabatter, bonusar och avdrag.
• Gällande momssats: Momsatsen som gäller för de varor eller tjänster som har levererats.
• Det momsbelopp som ska betalas: Den totala mängden moms som ska betalas.

Det är viktigt att se till att alla dessa uppgifter är korrekta och tydligt presenterade på kreditnotan för att undvika eventuella missförstånd eller tvister med kunden. Du kan gärna läsa artikeln Fakturering för att få mer information om processen.

Hur ska en kreditnota se ut?

Även om det inte finns några fasta krav på utformningen av en kreditnota är det avgörande att den innehåller alla nödvändiga uppgifter.

Det ger företag en viss frihet att anpassa kreditnotans utseende så att det passar företagets varumärke och design. Dock är det viktigt att komma ihåg att kreditnotan bör se professionell och lättläst ut för mottagaren.

En tydlig och överskådlig kreditnota kan hjälpa till att undvika missförstånd och säkerställa en smidig process för båda parter.

Hur skickar man en kreditnota?

Kreditnotor och fakturor kan skickas på olika sätt, antingen som en fysisk utskrift eller digitalt via e-post.

Oavsett metod är det viktigt att säkerställa att kreditnotan är lättillgänglig för mottagaren och uppfyller alla krav.

Vem ansvarar för kreditnotan?

Även om en kreditnota indikerar att säljaren är skyldig köparen pengar, är det fortfarande säljarens ansvar att utfärda kreditnotan korrekt. Detta innebär att om det uppstår en situation där en kreditnota är nödvändig, måste säljaren ta initiativ att skapa och skicka den till köparen utan onödiga fördröjningar.

Exempel på kreditnota

Enkelt skapande av kreditnota med Minuba

Med Minuba blir processen att skapa kreditnotor enkel och okomplicerad. Faktureringsverktyget i Minuba ser till att alla nödvändiga element inkluderas i kreditnotan, vilket minskar risken för fel.

Dessutom erbjuder det en strömlinjeformad upplevelse där du enkelt kan växla mellan att skapa fakturor och kreditnotor. Det sparar tid och säkerställer att alla dokument följer gällande regler.

Läs mer om Minubas faktureringsfunktion här.