Startsida / Minuba GO! – Startguide
För att du snabbt och enkelt ska komma igång med att skapa ordrar och skicka fakturor är det viktigt att du börjar med att fylla i dina företagsinställningar.
Kom ihåg att du alltid kan gå tillbaka och korrigera eller lägga till information i dina "Företagsinställningar".
Klicka på 'Meny' i det övre vänstra hörnet >> Inställningar >> Företagsinställningar >> Företagsdetaljer
Fyll i dina kontaktuppgifter: Företagsnamn, organisationsnummer, postnummer och ort under dina "Företagsdetaljer" i din Minuba GO!
Kontaktuppgifterna används bland annat som sidfot (Logotyp och dokumentlayout) på dina offerter, ordrar och fakturor, om du inte har angett något annat.
Därför kan det vara en bra idé att skriva ditt företags e-postadress i fältet 'mejl', om det är den du vill använda för kommunikation med kunder.
Klicka på 'Meny' i det övre vänstra hörnet >> Inställningar >> Företagsinställningar >> Bankinformation
Under dina bankuppgifter fyller du i ditt registreringsnummer och kontonummer samt namnet på din bank.
Bankuppgifterna visas på din faktura så att du kan ta emot pengar från dina kunder.
Du kan alltid redigera denna information under dina företagsinställningar om du byter bank eller behöver byta konto.
Klicka på 'menyn' i det övre vänstra hörnet >> Inställningar >> Företagsinställningar >> Fakturering
På sidan 'Fakturering' under dina 'Företagsinställningar' hittar du rubriken 'Förfallodagar', där anger du betalningsfristen samt din vanliga påminnelseavgift och månadsränta på fakturabeloppet.
Det är också på denna sida du anger önskad påslag på ditt material.
Under rubriken 'Fakturor' längst ner på sidan 'Fakturering' bestämmer du vilken information som ska visas på dina fakturarader. Det kan t.ex. vara att medarbetarens namn ska stå på fakturaraderna ihop med tidsregistreringar på fakturan.
OBS! För att få med "Godkänd för F-skatt" på dina fakturor behöver du kryssa i rutan för detta under företagsinställningarna för Fakturering på webben.
I det följande avsnitt guidar vi dig till:
Klicka på 'Meny' i det övre vänstra hörnet >> Inställningar >> Administration >> Grossistavtal
Här har du möjlighet att lägga till och aktivera grossistavtal och på så sätt få tillgång till grossisternas produktkatalog samt möjlighet att läsa in dina rabattavtal och ta emot inköpsfakturor.
Välj grossister genom att klicka på + symbolen längst ner.
Du får även möjlighet att aktivera inköpsfaktura via EDI.
Klicka på 'Meny' i det övre vänstra hörnet >> Inställningar >> Administration >> Material
I Minuba GO! har du möjlighet att skapa ditt eget material. Det kan t.ex. vara timpriser, ersättningar eller material som du använder ofta. På så sätt kan du enkelt söka upp dem när du är ute och jobbar.
Tryck på + symbolen längst ner och fyll i fälten.
OBS: Om materialet ska användas för tidrapportering (timpris), när du registrerar material eller timmar på en order, är det viktigt att du väljer 'Använd för tidrapportering'.
Klicka på 'Meny' i det övre vänstra hörnet >> Inställningar >> Administration >> Ekonomisystem
Låt ditt finansiella system prata med Minuba GO! och spara tid med automatiska överföringar av fakturor.
Nu har vi hjälpt dig att konfigurera dina "Företagsinställningar" och din "Administration".
Du är nu redo att skapa din första offert eller order.
I det följande guidar vi dig genom processen:
Arbetskortet skapas automatiskt när du har godkänt din offert eller order.
Har du en kund som vill ha en offert för att byta ut en toalett, HPFI-system eller en ny uppfart?
Skapa den snabbt och enkelt i appen och skicka den till kunden direkt.
1) Gå till Överblick, klicka på '+' symbolen i det nedre hörnet och välj 'Offert'
2) Välj den relevanta kunden och därefter 'Fortsätt' för nästa steg.
- Om kunden inte redan är skapad i din Minuba GO! ska denne skapas först. Det gör du genom att gå tillbaka till 'Överblick' klicka på + och sedan 'Kund'. Alternativt klicka på '+' från kundlistan där du kan söka efter kunder.
3) Fyll i orderinformation som Orderrubrik.
4) Välj hur du önskar att fakturera (fast pris eller löpande)
5) Godkänn offertdokument och skicka till kund eller spara offerten som ett utkast.
När kunden har accepterat ditt erbjudande går du till 'Offert och utkast' i appen.
Klicka på offerten och tryck på rullgardinsmenyn 'Status' och välj 'Godkänn order'. Du kommer sedan att ha möjlighet att skicka orderbekräftelsen via e-post.
Har kunden redan accepterat ditt erbjudande och bett dig utföra det avtalade arbetet?
Då har du möjlighet att skapa det som en order i din Minuba GO!
1) Klicka på + symbolen nere i hörnet och välj 'Order'
2) Välj relevant kund och 'Fortsätt'.
- Om kunden inte redan är registrerad i din Minuba GO! måste du först skapa den - använd samma metod som vid Offert.
3) Fyll i orderinformation som Orderrubrik.
4) Välj hur du önskar att fakturera (fast pris eller löpande)
5) Godkänn order och skicka orderbekräftelsen till kund eller spara ordern som ett utkast.
Observera: När du godkänner ordern får du möjlighet att skicka orderbekräftelsen via e-post. Klicka bara i 'Skicka till kund' innan du trycker på knappen 'Godkänn' i sista steget för att godkänna ordern.
Behöver du registrera arbetstid på ett arbetskvitto? Eller ska din medarbetare rapportera sin frånvaro?
Det görs enkelt och snabbt i Minuba GO!
Det finns tre olika typer av tidsregistrering i Minuba GO!
Arbetsrelaterad tid (grön) är tid som ska registreras på en order.
Icke-orderrelaterad (bordeaux) kan till exempel vara tid som är använd på administration och kallas "normal arbetstid".
Frånvaro (orange) kan vara allt från sjukdom till semester.
Börja i alla fall med att klicka på 'Min tid' i appen vilket ligger i menyn till vänster. Tryck på kalendern och välj datumet där du vill registrera din tid eller frånvaro.
Om tiderna ska registreras på arbetskortet väljer du bara arbetskortet i rullmenyn.
Om tiderna inte är orderrelaterade (administration eller annat), lämnar du fältet för arbetsorder tomt.
Om tiderna ska registreras som frånvaro, väljer du bara 'Frånvaro' under 'Reg. typ'.
Observera: Order relaterade timmar kan också registreras direkt via arbetskortet för den aktuella ordern. Klicka på pilen för 'Tid' högst upp i din order. Fyll i fälten och tryck på 'Spara' eller 'Spara och lägg till nytt' om du vill lägga till fler timmar.
I följande guidar vi dig om:
Hur du laddar upp bilder och dokument till ditt arbetskort (order eller offert)
1: Så här laddas bilder och dokument upp
Med Minuba GO! kan du dokumentera ditt arbete genom att ladda upp bilder eller annan dokumentation, som till exempel ritningar, på ett arbetskort.
Du lägger till bilder i appen genom att klicka på + längst ned på arbetskvittot och sedan välja 'Dokumentation'.
Använd funktionen 'Ta bild' om du vill ta en före/efter-bild av ditt arbete med telefonens kamera. Om du vill ladda upp en bild från ditt fotoalbum trycker du på 'Fotoalbum'.
Observera: Om du har ritningar eller annan dokumentation som ska laddas upp på arbetskortet kräver det att du loggar in på Minuba GO! via datorn.
Nu har du lärt dig de mest grundläggande funktionerna i din Minuba GO! och är redo att skicka din första faktura till din kund.
Här följer guider som visar dig:
Hur du enkelt kan skicka en faktura till kunden baserat på informationen från din arbetsorder - direkt från din Minuba GO!-app.
I Minuba GO! har vi gjort det enkelt för dig att skicka din faktura med bara några klick!
Tack vare pilarna högst upp i appen (på arbetsordern), har du alltid en total översikt över ordern.
1) Är ärendet klart men inte avslutat?
På själva arbetsordern - klicka på "Uppgift" högst upp, och välj "Status" och "Slutför" på arbetsordern. Då visas ditt ärende under "Slutförda" i din "Överblick" och du kan fortfarande redigera ärendet i din app.
2) Är ärendet helt avslutat, går du till "Uppgift" och väljer "Status" och "Avsluta och fakturera". Då kommer ärendet att bli helt avslutat och du kommer att skickas till ett fakturautkast.
Obs: När ärendet är "Avslutat" får det statusen: "Arkiverat" och arbetsordern försvinner därför från din app! Du hittar den igen under "Överblick" -> "Arkiv" i webbversionen av din Minuba GO!
3) Kolla igenom fakturautkastet genom att klicka på "PDF"
- Här visas ett utkast som innehåller de uppgifter som finns på det just nu.
4) När allt är som det ska, klickar du på "Godkänn".
5) Klicka "OK" för att bekräfta att du har fyllt i kvalitetssäkringen.
6) Skicka fakturan till e-post eller e-handel (kräver EAN-nummer på arbetsordern).
Med Minuba GO! har du tillgång till gratis support via e-post. Skriv till oss på info@minuba.se om du har några frågor, så strävar vi efter att svara inom 24 timmar.
Kom ihåg att använda startguiden när du behöver hjälp!
Detta avtal gäller från upprättandet av DEMO-kontot, och tills ett faktiskt kundförhållande träder i kraft, eller DEMO-kontot avvecklas.
Syftet med DEMO-kontot är att ge företag i Minubas målgrupp möjligheten att utan förpliktelser prova Minuba. Vid skapandet av DEMO-kontot, förklarar upprättaren att hen förstår att bli kontaktad av en av Minubas försäljningskonsulter.
Sekretess och konfidentialitet
Båda parter går med på att, även efter DEMO-periodens slut, inte på något sätt avslöja några former av känslig information rörande den andra parten, inklusive, men inte begränsat till, kund- och ärendeinformation, affärsrelationer och annan anknytning till den andra parten, inklusive personer, företag eller andra organisationer.
Egendom och upphovsrätt
Minuba AB har egendoms- och upphovsrätt till Minuba. Kunden får under inga omständigheter överlåta Minuba eller relaterat material till tredje part, om det inte finns ett specifikt skriftligt avtal om detta.
Kundansvar
Endast kunden är ansvarig för all typ av aktivitet som sker genom användning av kundens DEMO-konton, inklusive att komma ihåg att logga ut efter avslutad användning.
Kunden ska omedelbart informera Minuba AB om någon form av obehörig användning av kundens lösenord eller DEMO-konton, samt varje annan form av säkerhetsbrott som kunden känner till eller misstänker. På samma sätt ska kunden efter bästa förmåga omedelbart försöka stoppa all olaglig kopiering och distribution av innehåll, om kunden har kunskap om detta.
Behandling av personuppgifter
Minuba AB är gentemot kunden databehandlare för de personuppgifter som kunden lagrar och i övrigt behandlar i Minuba. För behandling av kundens personuppgifter har följande avtalats: Båda parter ska kontinuerligt genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som uppfyller kraven i förordning 2016/679 (”Förordningen”), för att säkra de registrerades rättigheter.
Minuba AB ska följa och uppfylla kraven i artikel 28 i förordningen, inklusive mot sedvanlig timdebitering, bistå kunden med den hjälp som anges i artikel 28 och tillhandahålla information och nödvändig dokumentation till kunden, så att kunden kan övervaka Minuba AB:s efterlevnad av kraven i artikel 28, inklusive genom att möjliggöra och bidra till revision och granskning.
Minuba AB ska ha rätt att på egen bekostnad och risk använda underleverantörer som också behandlar kundens personuppgifter. Minuba AB ska vid avsedda byte av en underleverantör eller användning av en ny underleverantör skriftligen meddela kunden, minst 30 dagar före det avsedda bytet/nya underleverantören. Kunden har rätt att invända mot det avsedda bytet/nya underleverantören.
Minuba AB ser till att alla underleverantörer uppfyller kraven i artikel 28 i förordningen och skyldigheterna i detta avsnitt.
Minuba AB får inte utan kundens skriftliga förhandsmedgivande överföra kundens personuppgifter till länder utanför EU/EES.
All behandling av kundens personuppgifter sker enligt kundens dokumenterade instruktion. Den dokumenterade instruktionen utgörs dels av parternas avtalsgrund, så de behandlingar som är nödvändiga för att Minuba AB kan uppfylla ingångna avtal med kunden, kan utföras, och dels av de särskilda instruktioner som kunden kan ge till Minuba AB.
Om kunden inte instruerar Minuba AB annorlunda, är Minuba AB berättigade och skyldiga att radera kundens personuppgifter senast 3 månader efter att affärsförhållandet mellan parterna slutgiltigt har upphört.
Kunden får inte använda Minuba för behandling av andra kategorier av registrerade eller andra typer av personlig information, än vad Minuba är avsett för.
Minuba AB har rätt att anonymisera kundens information och andra data och använda dem, antingen själv eller i samarbete med andra.
Minuba AB har rätt att använda kundens data, inklusive personuppgifter, i anonymiserad form, där det inte är möjligt att spåra data eller personuppgifter till kunden eller någon specifik fysisk person, inklusive i samarbete med tredje part
Ansvarsbegränsning
Ingen av parterna är ansvariga gentemot den andra parten för indirekta skador, följdskador eller särskilda skador, inklusive förlust av vinst, förlust av data eller krav från eventuella tredje parter. Denna ansvarsbegränsning gäller oavsett orsaken till problemet, inklusive, men inte begränsat till, vårdslöshet.
Minuba AB är inte ansvarig för eventuell obehörig åtkomst till, eller ändring av, kundens överföringar eller data, material, informationer eller data som skickats eller mottagits, oavsett om data har mottagits av Minuba AB, samt varje transaktion som registreras i Minuba.
Tvister och meningsskiljaktigheter
Om detta avtal ger upphov till meningsskiljaktigheter mellan parterna, ska dessa försöka lösas i godo. Om en godtagbar lösning inte kan uppnås, ska meningsskiljaktigheterna avgöras enligt dansk lag, med Maritima och Handelsrätten som överenskommen domsrätt.