Aktivera och skapa nytt Serviceavtal i Minuba

Kugghjulet -> 'Administration' -> 'Serviceavtal modul' -> 'Aktivera modul'.

När du ställer in serviceavtalsmodulen har du alternativen nedan för att anpassa den.

När du har aktiverat serviceavtal, kommer ett nytt avsnitt fram i toppmenyn; 'Servicevtal'.

Nu är det aktiverat.

När du har aktiverat modulen och kan se avsnittet i toppmenyn, kan du skapa ett nytt serviceavtal.

'Serviceavtal' -> 'Skapa ny' -> 'Serviceavtal'.

Nu kan du skapa sina serviceavtal efter dina önskemål.

Du ska utfylla:

• Kundinformation
• Servicebeskrivning (Härunder pris och serviceintervall)
• Ev anläggning
• Ev Kvalitetsäkringsdokument
• Koppla på medarbetare
• Ev orderbekräftelse

När du sparar ditt serviceavtal kan du se det i listan över alla dina avtal i avsnittet 'Serviceavtal'.

Nu kan du göra enstaka 'Utrop' genom att trycka på den lilla knappen till höger under 'Handlingar', eller klicka på den större knapp i menyn 'Utdrag till service'.

Ett 'Utdrag till service' kommer att skapa orderutkast för alla serviceuppdrag i det tidsintervall du har satt det till. Du kan se alla dina serviceordrar under utkast i 'Överblick'.

Tips!

Skapa en ordertyp som du kallar för 'Serviceavtal' och ge dem en bestämd färg (Kugghjulet -> 'Administration' -> 'Ordertyper'). Så kan du snabbt urskilja mellan dina orderutkast vilket slags arbete det handlar om när du tittar inne i 'Överblick'.

Du kan lägga till material till ett serviceavtal i sektionen ’Material’, då kommer dessa material automatiskt att registreras på en order. När du gör ett utdrag till Service, så att det skapas orderutkast på alla dina serviceavtal inom den angivna perioden.

Tack vare standardmaterial blir det lättare att alltid komma ihåg vilka material som ska användas eftersom de är registrerade på ordern automatiskt. Oftast är det samma varor som används om och om igen på ett återkommande serviceuppdrag.

Du kan bifoga en orderbekräftelsemall till dina avtal så att alla dina serviceordrar får samma innehåll i orderbekräftelsemailet. Under kategorin 'Orderbekräftelse' kan du välja mellan dina nuvarande serviceavtalsmallar.

Observera att du själv behöver skapa en ny mall innan du får valmöjligheten att välja mall. Här kan du läsa om att skapa egna dokumentmallar.

När du har skapat en mall utöver standardmallen så kan du nu välja vilket dokumnet du vill använda.

Om du uppdaterar din mall under 'Mallar' så uppdateras den på alla dina serviceordrar som använder sig utav den aktuella mallen.

Om du vill ändra i en mall på ett enskilt serviceavtal kan du trycka på 'Justera mall (kopiera)' och du kan då redigera din text. Detta sparas endast på det aktuella avtalet och ändrar inte i dina mallar som du har under Kugghjulet -> 'Administration' -> 'Mallar'.

Serviceavtalen kan löpa över en längre tid och det kan vara utmanande att få en översikt över intäkter jämfört med kostnader för enskilda serviceavtal över alla serviceordrar.

Lyckligtvis är det möjligt att se täckningen högst upp på sidan baserat på kostnaden och intäkterna för alla (även avvisade) arbetskort som är kopplade till serviceavtalet. Siffrorna kommer från en sammanslagning av tidsrapportering och materialregistrering som kostnader och det totala beloppet exkl. Moms (både förväntat och realiserat) från fakturor och fakturautkast som intäkter.

Siffrorna och diagrammet för serviceavtalet kan användas för att få en översikt över dina inkomster, och baserat på på detta kan du se om dina serviceavtal genererar vinst för företaget.

Innan du börjar bör du tänka på följande:

• Om du inte har en ordertyp som matchar den ordertyp som dina serviceavtal ska ha, måste du skapa den ordertypen innan du importerar serviceavtalen.
• Observera dock att import av serviceavtal kräver att kunden med angivet kundnummer redan har skapats i Minuba, då importen här inte kan skapa kunden. I de fall där om serviceavtalen avser nya kunder måste du göra en kundimport först. Om du vill kan du läsa om kundimport här.

Klicka på fliken 'Serviceavtal' -> 'Importera'.

Här kommer du att bli ombedd att ladda upp Excel-filen och sedan anpassa den så att varje kolumn i Excel-arket passar en kolumn i Minuba.

Det finns 5 kolumner som måste fyllas i för att kunna importera serviceavtal:

• Kundnummer
• Serviceavtalets nummer
• Namn på serviceavtal
• Datum för nästa Serviceavtal
• Serviceintervall

Under 'Utökade inställningar' anger du vilken standardordertyp serviceavtalen ska ha.

När du väl har valt vilka fält de enskilda kolumnerna ska infogas i, tryck på 'Spara och ladda' i det övre högra hörnet. Skulle det finnas rader med fel visas en ruta som förklarar vilka rader som är felaktiga.

Dina serviceavtal laddas och du kan se dem i listan över serviceavtal.