Aktivera och skapa nytt Serviceavtal i Minuba

Serviceavtal gör det lätt för dig att komma ihåg och hantera återkommande servicebesök hos dina kunder.

När du skapar serviceavtal i Minuba kommer din order fram automatiskt så att du inte behöver tänka på att skapa arbetskort för dina serviceuppdrag.

Så här aktiverar du Servicemodulen i Minuba:

Administration >> Serviceavtal modul >> Aktivera modul

Serviceavtal

När du har aktiverat Serviceavtal, kommer ett nytt avsnitt fram i toppmenyn: ”Servicevtal”.

Nu är det aktiverat.


 

Skapa nytt Serviceavtal i Minuba

När du har aktiverat modulen och kan se avsnittet i toppmenyn, kan du skapa ett nytt Serviceavtal.

Serviceavtal >> Skapa ny >> Serviceavtal

serviceavtal

Nu kan du skapa sina Serviceavtal efter dina önskemål.

Du ska utfylla:

  • Kundinformation
  • Servicebeskrivning (Härunder pris och serviceintervall)
  • Ev anläggning
  • Ev Kvalitetsäkringsdokument
  • Koppla på medarbetare
  • Ev orderbekräftelse

 

När du sparar ditt Serviceavtal kan du se det i listan över alla dina avtal i avsnittet ”Serviceavtal”.

Nu kan du göra enstaka ”Utrop” genom att trycka på den lilla knappen till höger under Handlingar, eller klicka på den större knapp i menyn ”Utdrag till service”.

serviceavtal

Ett ”Utdrag till service” kommer att skapa Orderutkast för alla serviceuppdrag i det tidsintervall du har satt det till. Du kan se alla dina serviceordrar under utkast i ”Överblick”.

Tips!

Skapa en ordertyp som du kallar för ”Serviceavtal” och ge dem en bestämd färg (Administration >> Ordertyper). Så kan du snabbt urskilja mellan dina orderutkast vilket slags arbete det handlar om när du tittar inne i ”Överblick”.


 

Lägg till standardmaterial till ett avtal

Du kan lägga till material till ett serviceavtal i sektionen ’Material’, då kommer dessa material automatiskt att registreras på en order. När du gör ett utdrag till Service, så att det skapas orderutkast på alla dina serviceavtal inom den angivna perioden.

Tack vare standardmaterial blir det lättare att alltid komma ihåg vilka material som ska användas eftersom de är registrerade på ordern automatiskt. Oftast är det samma varor som används om och om igen på ett återkommande serviceuppdrag.


Bifoga orderbekräftelsemall

Du kan bifoga en orderbekräftelsemall till dina avtal så att alla dina serviceordrar får samma innehåll i orderbekräftelsemailet. Under kategorin ”Orderbekräftelse” kan du välja mellan dina nuvarande serviceavtalsmallar.

Observera att du själv behöver skapa en ny mall innan du får valmöjligheten att välja mall.

Här kan du läsa om att skapa egna dokumentmallar

När du har skapat en mall utöver standardmallen så kan du nu välja vilket dokumnet du vill använda.

Om du uppdaterar din mall under Mallar i Minuba så uppdateras den på alla dina serviceordrar som använder sig utav den aktuella mallen.

Om du vill ändra i en mall på ett enskilt serviceavtal kan du trycka på ’Justera mall (kopiera)’ och du kan då redigera din text. Detta sparas endast på det aktuella avtalet och ändrar inte i dina mallar som du har under kugghjulet>administration>mallar


Se täckningsgrad på ett avtal

Serviceavtalen kan löpa över en längre tid och det kan vara utmanande att få en översikt över intäkter jämfört med kostnader för enskilda serviceavtal över alla serviceordrar.

Lyckligtvis är det möjligt att se täckningen högst upp på sidan baserat på kostnaden och intäkterna för alla (även avvisade) arbetskort som är kopplade till serviceavtalet. Siffrorna kommer från en sammanslagning av tidsrapportering och materialregistrering som kostnader och det totala beloppet exkl. Moms (både förväntat och realiserat) från fakturor och fakturautkast som intäkter.

Siffrorna och diagrammet för serviceavtalet kan användas för att få en översikt över dina inkomster, och baserat på på detta kan du se om dina serviceavtal genererar vinst för företaget.


Avaktivera ett Serviceavtal

Om du behöver avaktivera ett Serviceavtal kan du göra det under översikten i ’Serviceavtal’.