Användare och licenser

I den här artikeln ska vi förklara skillnaden på licens och användare, hur man skapar, avaktiverar samt redigerar användare i Minuba.

Licenser och Användare

Anpassa ditt abonnemang

Skapa ny användare

Säsongsarbetare och extra personal

Avaktivera/radera en användare

Vart hittar jag en inaktiv användare?

Återställ en inaktiv användare/medarbetare

Licenser och användare

När ditt företag växer kan du behöva utöka ditt abonnemang och dina licenser.

Det kan du enkelt göra själv i Minuba.

Börja med att fundera över vad du vill att din nya medarbetare ska kunna göra i Minuba. Ta en titt på denna sidan och bestäm sedan vilken licens du vill ha till din nya medarbetare.

I Minuba skiljer vi på Licenser och Användare. Du måste alltid ha en ledig licens för att kunna lägga till en ny användare

Du kan köpa en licens direkt när du skapar en ny användare eller så kan du först köpa din licens och sedan lägga till din medarbetare. Det sistnämnda kan vara bra när man vill byta licens på en person.


Anpassa ditt abonnemang

Gå till Kugghjulet > Administration > Användare

Här ser du vilka licenser du har just nu och hur många av varje licens som du använder.

För att lägga till eller ta bort en licens tryck på ’Anpassa ditt abonnemang’

 

Om du vill lägga till licenser så skriver in hur många du vill ha på respektive licens, tex 1.

Vill du ta bort en licens skriver du in ett negativt tal tex -1.

Till höger på sidan kommer du se det sammanlagda priset på licenserna för din resterande aktuella abonnemangsperiod.

På detta exemplet så vill jag byta från Begränsad användare till Resursanvändare, då kvittas den ena på 229:-/mån mot den andra på 129:-/mån

När du är nöjd trycker du på ’Skapa din faktura här’ så genereras din faktura direkt.

Du kan också lägga till en licens direkt när du skapar en ny användare.

Gå till Kugghjulet > Administration > Användare > Skapa användare

Bild som visar hur du skapar en användare i Minuba     

Om du har någon ledig licens så ser du det till höger och kan skapa en användare på den licensen genom att trycka på

Annars trycker du på ’Köp licens’ och fullföljer ditt köp.

 


Skapa användare

Efter att du köpt en ny licens ska du gå till ’Skapa ny’ igen och välja ’Skapa användare’. Välj en ledig licens och tryck ’Upprätta’

Bild som visar hur du skapar en användare i Minuba

 

Här kan du nu fylla i den anställdes uppgifter.

skapa användare i Minuba

Obligatoriska uppgifter:

Namn: Namn på din användare

E-postadress: används för att logga in i Minuba

Klicka i ’Skicka välkomstmejl’ för att användaren ska kunna generera ett lösenord och logga in i sin Minuba.

Frivilliga uppgifter:

Telefonummer, lönenummer osv

Se över vilka roller medarbetaren ska ha. (skiljer sig åt beroende på vilken licens du har)

Om du har skapat en Admin användare ska denna person har rollen Administrator om personen ska ha tillgång till allt i systemet. En arbetsledare kanske ska kunna Förbereda en faktura men inte fakturera. Under ’Roller’ kan du välja ved en person ska kunna göra i Minuba.

Läs mer om olika faktureringsroller i Minuba

skapa användare i Minuba smat ändra roller

Skriv ev. in vilken arbetstid som användaren har, start och slutdatum och vilket material som ska användas för tidsrapportering.

Klicka på spara symbolen under ’Handlingar’ så sparas din nya medarbetare i systemet och om du har kryssat i ’Skicka välkomstmejl’ så skickas ett mejl och användaren kan skapa sitt lösenord.


Säsongsarbetare och extra personal

I Minuba har vi gjort det enkelt att anpassa ditt abonnemang efter din verksamhet.

Om du tex ofta har säsongsarbetare eller extra personal i perioder, kan du under en period lägga till licenser för att sedan ta bort dem.

Detta gör att du inte behöver betala för licenser som du inte använder. När du lägger till en licens betalar du för den licensen från det datum du lägger till licensen och fram till ditt abonnemangs slutdatum.

Om du väljer att avsluta en licens innan ditt abonnemangs slutdatum så räknas tiden som du inte använt din licens av din nästa faktura. Du får alltså ingen återbetalning med en gång. Men vi drar av det nästa gång du ska förlänga ditt abonnemang.

Detta gör att du när som helst kan utöka eller minska ditt abonnemang utan extra kostnader och att även tillfälliga medarbetare kan använda Minuba.

 


Redigera användare

Gå till Kugghjulet > Administration > Användare. Här hittar du översikten över alla dina licenser och listan över dina användare. Välj användaren i listan som du vill redigera genom att klicka på namnet eller på ’Visa’ på höger sida. Du kan nu redigera all användarinformation.

Detta är särskilt användbart om användaren behöver ett nytt lösenord, har ändrat e-postadressen eller om det har skett ändringar i arbetstagarens kostnader.

 

Avaktivera/avsluta/blockera en användare

Om du har en anställd som slutar eller av någon anledning inte behöver ha tillgång till Minuba längre kan du avaktivera användaren i systemet.

När de är avaktiverade kommer du som administratör fortfarande kunna se användarens historik, samt registrerade timmar och material. Det innebär att allt användaren har gjort förblir sparat.

Gå till listan över användare. Håll musen över den användare som du vill göra inaktiv och tryck på ’Avaktivera’.

 

Tryck OK

Medarbetaren är nu inaktiv och kan inte längre logga in i Minuba. Användaren kommer numera att visas under ’Avaktiverade anställda’.

 

Raderade användare _DELETED_

Borttagen användares e-post får prefixet ”_DELETED_” framför e-postadressen.

När du trycker på avaktivera ändras användarens e-post till ett prefix med ett ID och med texten ”DELETED” framför.

Detta gör att e-postmeddelandet kan användas på nytt på ett annat konto.

När du trycker på ”Återställ medarbetare” återställs e-post adressen automatiskt till den gamla om den inte används någon annanstans.


Vart hittar jag avaktiverade användare?

Gå till Kugghjulet > Administration > Användare

Tänd knappen ’Inaktiva’ om den är släckt.

inaktiva användare

Nu ser du dina inaktiva medarbetare:

Du kan visa tidigare data för en avaktiverad användare genom Kugghjul > Timkort.

*BILD*

Om du väljer att se en tidsperiod där den avaktiverade användaren har registrerat timmar så kommer de synas. Klickar du sedan på deras namn kommer du till ’Min tid’ där du kan se deras kalender.

Återställ en avaktiverad användare

Om du vill återaktivera en användare väljer du att visa ’Inaktiva’ när du är inne på listan över användare, så de blir synliga i listan. Hitta den anställda och klicka på ’Visa’ och sedan på ’Återaktivera medarbetare’ som du hittar till höger på sidan.

När du återaktiverar användaren kommer den tillhörande e-postadressen automatiskt att användas så länge den inte används någon annanstans. Skulle den göra det får du ett felmeddelande som talar om att den redan är i bruk. Efter detta kommer det vara möjligt att redigera e-postadressfältet och knappen ’Återaktivera användaren’ ändras till ’Spara och återaktivera användaren’.

Om du inte har tillräckligt med lediga licenser för att återställa den anställde kommer du att bli tillfrågad om du vill köpa en licens. Välj vilken licens du vill köpa till och fullfölj ditt köp.

Om du sedan tidigare har lediga licenser bekräftar du att du vill återaktivera genom att trycka på ’Godkänn’. Den anställde är nu återaktiverad och kan logga in igen.

Om medarbetaren har glömt sitt lösenord eller behöver ett nytt så kan du ’Skicka ett välkomstmejl på nytt’.

skapa användare i Minuba lösenord

Så hanterar du dina medarbetares licenser i Minuba och skapar nya inlogg till alla i företaget.

Relaterade artiklar:

Faktureringsroller

Planeringsroller

Översikt över alla olika licenser i Minuba