Användare och licenser
I den här artikeln ska vi förklara skillnaden på licens och användare, hur man skapar, avaktiverar samt redigerar användare i Minuba.
Säsongsarbetare och extra personal
Avaktivera/radera en användare
Vart hittar jag en inaktiv användare?
Återställ en inaktiv användare/medarbetare
Licenser och användare
När ditt företag växer kan du behöva utöka ditt abonnemang och dina licenser.
Det kan du enkelt göra själv i Minuba.
Börja med att fundera över vad du vill att din nya medarbetare ska kunna göra i Minuba. Ta en titt på denna sidan och bestäm sedan vilken licens du vill ha till din nya medarbetare.
I Minuba skiljer vi på Licenser och Användare. Du måste alltid ha en ledig licens för att kunna lägga till en ny användare
Du kan köpa en licens direkt när du skapar en ny användare eller så kan du först köpa din licens och sedan lägga till din medarbetare. Det sistnämnda kan vara bra när man vill byta licens på en person.
Anpassa ditt abonnemang
Gå till Kugghjulet > Administration > Användare
Här ser du vilka licenser du har just nu och hur många av varje licens som du använder. Här kan du få mer info kring de olika användartyperna
För att lägga till eller ta bort en licens tryck på ’Anpassa ditt abonnemang’
Om du vill lägga till licenser så skriver in hur många du vill ha på respektive licens, tex 1.
Vill du ta bort en licens skriver du in ett negativt tal tex -1.
Till höger på sidan kommer du se det sammanlagda priset på licenserna för din resterande aktuella abonnemangsperiod.
På detta exemplet så vill jag byta från Begränsad användare till Resursanvändare, då kvittas den ena på 229:-/mån mot den andra på 129:-/mån
När du är nöjd trycker du på ’Skapa din faktura här’ så genereras din faktura direkt.
Du kan också lägga till en licens direkt när du skapar en ny användare.
Gå till Kugghjulet > Administration > Användare > Skapa användare
Om du har någon ledig licens så ser du det till höger och kan skapa en användare på den licensen genom att trycka på
Annars trycker du på ’Köp licens’ och fullföljer ditt köp.
Skapa användare
Efter att du köpt en ny licens ska du gå till ’Skapa ny’ igen och välja ’Skapa användare’. Välj en ledig licens och tryck ’Upprätta’
Här kan du nu fylla i den anställdes uppgifter.
Obligatoriska uppgifter:
Namn: Namn på din användare
E-postadress: används för att logga in i Minuba
Klicka i ’Skicka välkomstmejl’ för att användaren ska kunna generera ett lösenord och logga in i sin Minuba.
Frivilliga uppgifter:
Telefonummer, lönenummer osv
Se över vilka roller medarbetaren ska ha. (skiljer sig åt beroende på vilken licens du har)
Om du har skapat en Admin användare ska denna person har rollen Administrator om personen ska ha tillgång till allt i systemet. En arbetsledare kanske ska kunna Förbereda en faktura men inte fakturera. Under ’Roller’ kan du välja ved en person ska kunna göra i Minuba.
Läs mer om olika faktureringsroller i Minuba
Läs mer om alla roller i Minuba
Skriv ev. in vilken arbetstid som användaren har, start och slutdatum och vilket material som ska användas för tidsrapportering.
Klicka på spara symbolen under ’Handlingar’ så sparas din nya medarbetare i systemet och om du har kryssat i ’Skicka välkomstmejl’ så skickas ett mejl och användaren kan skapa sitt lösenord.
Säsongsarbetare och extra personal
I Minuba har vi förenklat processen att anpassa ditt abonnemang efter företagets behov.
Om du exempelvis ofta anställer säsongsarbetare eller behöver extra personal under vissa perioder, kan du temporärt lägga till licenser och sedan avlägsna dem när de inte längre behövs.
Det innebär att du inte måste betala för licenser du inte använder. När du aktiverar en ny licens, börjar du betala för den från tilläggsdatumet fram till periodens slut för ditt abonnemang.
Om du beslutar att avsluta en licens före abonnemangets slutdatum, kommer den oanvända tiden att dras av från din nästa faktura. Det sker ingen omedelbar återbetalning, men beloppet kommer att dras av vid nästa abonnemangsförnyelse.
Detta system tillåter dig att flexibelt öka eller minska ditt abonnemang utan extra kostnader, vilket gör att även tillfälliga anställda kan dra nytta av Minuba.
Redigera användare
Navigera till Kugghjulet > Administration > Användare för en översikt över alla licenser och en lista på användarna. Välj den användare du önskar redigera genom att klicka på namnet eller ’Visa’ till höger. Nu kan du ändra all information för användaren.
Det är särskilt praktiskt om användaren behöver ett nytt lösenord, har bytt e-postadress, eller om det har blivit ändringar i anställdas kostnader.
Avaktivera/avsluta/blockera en användare
Om du har en anställd som slutar eller av någon anledning inte behöver ha tillgång till Minuba längre kan du avaktivera användaren i systemet.
När de är avaktiverade kommer du som administratör fortfarande kunna se användarens historik, samt registrerade timmar och material. Det innebär att allt användaren har gjort förblir sparat.
Gå till listan över användare. Håll musen över den användare som du vill göra inaktiv och tryck på ’Avaktivera’.
Behåll eller avsluta licensen?
Om du vill kunna använda licensen till en annan medarbetare ska du behålla den.
Om du inte ska använda den ska du avsluta den.
Tryck OK
Medarbetaren är nu inaktiv och kan inte längre logga in i Minuba. Användaren kommer numera att visas under ’Avaktiverade anställda’.
Raderade användare _DELETED_
När en användares e-post tas bort får den prefixet ”_DELETED_” före e-postadressen.
Vid avaktivering ändras användarens e-post till att inkludera ett ID och prefixet ”DELETED”.
Detta möjliggör återanvändning av e-postadressen för ett annat konto.
Om du väljer ”Återställ medarbetare” återställs e-postadressen automatiskt till den tidigare adressen, förutsatt att den inte används någon annanstans.
Vart hittar jag avaktiverade användare?
Gå till Kugghjulet > Administration > Användare
Tänd knappen ’Inaktiva’ om den är släckt.
Nu ser du dina inaktiva medarbetare:
Du kan visa tidigare data för en avaktiverad användare genom Kugghjul > Timkort.
Om du väljer att visa en tidsperiod där en avaktiverad användare har registrerat timmar, kommer dessa att visas. Om du klickar på användarens namn, kommer du till sektionen ’Min tid’, för den användaren, där du kan granska deras kalender.
Återställ en avaktiverad användare
Om du vill återaktivera en användare väljer du att visa ’Inaktiva’ när du är inne på listan över användare, så de blir synliga i listan. Hitta den anställda och klicka på ’Visa’ och sedan på ’Återaktivera medarbetare’ som du hittar till höger på sidan.
När du återaktiverar en användare kommer den associerade e-postadressen automatiskt att användas, förutsatt att den inte redan är i bruk. Om adressen är upptagen kommer ett felmeddelande att informera dig om att den redan används. Därefter kan du redigera e-postadressen och knappen ’Återaktivera användaren’ kommer att ändras till ’Spara och återaktivera användaren’.
Om det inte finns tillräckligt med lediga licenser för att återaktivera den anställde, kommer du att få en förfrågan om att köpa en ny licens. Välj den licens du önskar köpa och genomför köpet.
Om du redan har lediga licenser, bekräfta återaktiveringen genom att klicka på ’Godkänn’. Den anställde är nu återaktiverad och kan logga in igen.
Om medarbetaren har glömt sitt lösenord eller behöver ett nytt, kan du skicka ett välkomstmail på nytt.
Så hanterar du dina medarbetares licenser i Minuba och skapar nya inlogg till alla i företaget.
Relaterade artiklar:
Översikt över alla olika licenser i Minuba