I den här artikeln ska vi förklara skillnaden på licens och användare, hur man skapar, avaktiverar samt redigerar användare i Minuba.
Säsongsarbetare och extra personal
Inaktivera/radera en användare
Vart hittar jag en inaktiv användare?
Återställ en inaktiv användare/medarbetare
När ditt företag växer kan du behöva utöka ditt abonnemang och dina licenser.
Det kan du enkelt göra själv i Minuba.
Börja med att fundera över vad du vill att din nya medarbetare ska kunna göra i Minuba. Ta en titt på denna sidan och bestäm sedan vilken licens du vill ha till din nya medarbetare.
I Minuba skiljer vi på Licenser och Användare. Du måste alltid ha en ledig licens för att kunna lägga till en ny användare
Du kan köpa en licens direkt när du skapar en ny användare eller så kan du först köpa din licens och sedan lägga till din medarbetare. Det sistnämnda kan vara bra när man vill byta licens på en person.
Gå till Kugghjulet > Administration > Användare
Här ser du vilka licenser du har just nu och hur många av varje licens som du använder.
För att lägga till eller ta bort en licens tryck på ’Anpassa ditt abonnemang’
Om du vill lägga till licenser så skriver in hur många du vill ha på respektive licens, tex 1
Vill du ta bort en licens skriver du in ett negativt tal tex -1.
Till höger ser du det sammanlagda priset på licenserna för din resterande aktuella abonnemangsperiod.
På detta exemplet så vill jag byta från Resursanvändare till Begränsad användare, då kvittas den ena på 99:-/mån mot den andra på 199:-/mån
När du är nöjd trycker du på ’Skapa din faktura här’ så genereras din faktura direkt.
Du kan också lägga till en licens direkt när du skapar en ny användare.
Gå till Kugghjulet > Administration > Användare > Skapa användare
Om du har någon ledig licens så ser du det till höger och kan skapa en användare på den licensen genom att trycka på
Annars trycker du på ’Köp licens’ och fullföljer ditt köp.
Efter att du köpt en ny licens ska du gå till ’Skapa ny’ igen och välja ’Skapa användare’. Välj en ledig licens och tryck ’Upprätta’
Här kan du nu fylla i den anställdes uppgifter.
Obligatoriska uppgifter:
Namn: Namn på din användare
E-postadress: används för att logga in i Minuba
Frivilliga uppgifter:
Telefonummer, lönenummer osv
Se över vilka roller medarbetaren ska ha. (skiljer sig åt beroende på vilken licens du har)
Om du har skapat en Admin användare ska denna person har rollen Administrator om personen ska ha tillgång till allt i systemet. En arbetsledare kanske ska kunna Förbereda en faktura men inte fakturera. Under ’Roller’ kan du välja ved en person ska kunna göra i Minuba.
Läs mer om olika faktureringsroller i Minuba
Skriv ev. in vilken arbetstid som användaren har, start och slutdatum och vilket material som ska användas för tidsrapportering.
I Minuba har vi gjort det enkelt att anpassa ditt abonnemang efter din verksamhet.
Om du tex ofta har säsongsarbetare eller extra personal i perioder, kan du under en period lägga till licenser för att sedan ta bort dem.
Detta gör att du inte behöver betala för licenser som du inte använder. När du lägger till en licens betalar du för den licensen från det datum du lägger till licensen och fram till ditt abonnemangs slutdatum.
Om du väljer att avsluta en licens innan ditt abonnemangs slutdatum så räknas tiden som du inte använt din licens av din nästa faktura. Du får alltså ingen återbetalning med en gång. Men vi drar av det nästa gång du ska förlänga ditt abonnemang.
Detta gör att du när som helst kan utöka eller minska ditt abonnemang utan extra kostnader och att även tillfälliga medarbetare kan använda Minuba.
Om du har en anställd som slutar eller om du vill ta bort en medarbetare så kan du avaktivera denna.
Gå till Kugghjulet > Administration > Användare
Håll musen över den användare som du vill avaktivera och tryck på Avaktivera/radera
Tryck OK
Medarbetaren är nu inaktiv och kan inte längre logga in i Minuba.
Borttagen användares e-post får prefixet ”_DELETED_” framför e-postadressen.
När du trycker på avaktivera/radera ändras användarens e-post till ett prefix med ett ID och med texten ”DELETED” framför.
Detta gör att e-postmeddelandet kan användas på nytt på ett annat konto.
När du trycker på ”Återställ medarbetare” återställs e-post adressen automatiskt till den gamla om den inte används någon annanstans.
Gå till Kugghjulet > Administration > Användare
Tänd knappen Inaktiva om den är släckt.
Nu ser du dina inaktiva medarbetare:
Om du vill aktivera en användare igen kan du trycka på Visa och sedan på Återställ medarbetare.
Om du inte har tillräckligt med lediga licenser för att återställa den anställde kommer du att bli tillfrågad om du vill köpa en licens. Välj vilken licens du vill köpa till och fullfölj ditt köp.
Om du sedan tidigare har lediga licenser bekräftar du att du vill återställa genom att trycka på ’Godkänn’. Den anställde har nu återställts och hen kan nu logga in.
Om medarbetaren har glömt sitt lösenord eller behöver ett nytt så kan du ’Skicka ett välkomstmejl på nytt’.
Så hanterar du dina medarbetares licenser i Minuba och skapar nya inlogg till alla i företaget.
Relaterade artiklar:
Översikt över alla olika licenser i Minuba