I följande artikel ska vi genomgå hur du kan använda dig av automatisk planering i Minuba när du jobbar med Serviceuppdrag. Tack vare automatisk planering sparar du tid på det administrativa arbetet när du ska planera återkommande uppdrag.

För att kunna använda automatisk planering i Minuba måste du först aktivera det under  Kugghjulet >> Administration >> Serviceavtal modul.

Här kan du se vilken generell information som funktionen ”automatisk planering” behöver för att kunna planera åt dig. Tack vare denna funktion hamnar dina serviceordrar automatiskt i kalendern.

Service arbetsdag:

Denna inställning beskriver medarbetarens arbetstid. Altså får ett uppdrag inte läggas utanför detta tidsrum.

Standard servicefönster: 

Denna inställning visar serviceperioden i företaget. Ett servicefönster på 5 timmar ger montören möjlighet att planera i vilken ordning han vill hantera uppdragen ifall flera serviceuppdrag skulle överlappa varandra. Läs om överlappande uppdrag längre ner i artikeln.

Efter att man har definierat servicefönstret kan man definiera när serviceuppdragen ska utföras, till exempel mellan 9:00 – 17:00. I vårt exempel ska kunden få besked på att vara hemma inom ett fönster på 5 timmar. Vilka 5 timmar det är beror på vart i kalendern Minuba har hittat ledig tid. Om du alltid visar 1 vecka i taget i din kalender kan du i förväg alltid se vart Minuba har planerat dina serviceuppdrag.

Standard förväntad tid för utförande av servicearbete (inklusive transport osv):

Denna inställning beskriver hur lång tid ett serviceuppdrag får ta inklusive transporttid osv.

Om man inte vill att serviceuppdrag ska överlappa vid automatisk planering, ska man sätta Standard servicefönster till samma som Standard förväntad tid för utförande av servicearbete (inklusive transport osv).

Medarbetare (i själva serviceavtalet)

Nästa del av själva uppsättningen består av att definiera vilka medarbetare Minuba ska planera på.

I exemplet nedan befinner vi oss på ett Serviceavtal och skrollat ner till Medarbetare. Vi kopplar Anders Andersson till uppdraget och Minuba vet vilken medarbetare som det ska planera på.

Hur används ”Autoplaneringen”?

När du har gjort alla dina inställningar kan du börja använda automatisk planering.

I toppmenyn går du in på Serviceavtal. Här kan du göra eventuella ändringar i avtalet innan du gör ett Utdrag Till Servie och låter Minuba planera timmarna. När du har säkerställt att alla serviceavtal är korrekta kan du göra ditt utdrag till service genom att klicka på knappen ”Utdrag till servie”.

Då kommer du till denna sida:

Här ska du som minimum fylla i ‘Skapa serviceorder med nästa servicedatum till och med’. Du har dock även möjlighet att fylla i de andra filtreringsmöjligheterna, så att du t.ex. endast ha order utdragna för ett specifikt geografiskt område, en specifik avdelning, en ansvarig medarbetare etc. Du har även möjlighet att välja om dina serviceordrar ska skapas som ett orderutkast eller som godkända, nya order.

OBS, för att du ska kunna välja Ansvarig medarbetare behöver du aktivera detta i Företagsinställningar under rubriken offert/order.

När du har fyllt i det du önskar trycker du på ’Förhandsgranska utdrag’. När du fyller i de olika kriterierna har du möjlighet att se hur många serviceorder dina kriterier resulterar i, både på förhandsgranskningsknappen och högst upp i avsnittet ’Förhandsgranskning av utdrag’. I detta avsnitt kan du även löpande se vad den förväntade utförandetiden för serviceorder är, om du har angett detta på de enskilda serviceavtalen.

När du har tryckt på knappen ”Förhandsgranska utdrag” kommer du att kunna se alla serviceorder som skapas när du godkänner utdraget, i avsnittet ”Förhandsgranska utdrag”. Här har du möjlighet att avmarkera om det finns några ordrar som inte ska vara med i dragningen.

Efter att ha granskat förhandsgranskningen, tryck på knappen ’Godkänn utdrag’ längst upp till höger.

Dina serviceordrar kommer nu att skapas enligt dina val och serviceavtalen kommer att uppdateras med nytt datum för senaste servicebesök.

Om du har ställt in serviceavtalsmodulen för att schemalägga automatiskt kommer beställningarna att godkännas och schemaläggas utan att du behöver göra något mer.

Hur blir det i kalendern?

Ibland har man fler serviceuppdrag som hamnar på samma dag. Det är naturligt då man har många kunder och många anläggningar som ska serviceras. I exemplet nedan är det två servicebesök hos två olika kunder som har hamnat på samma dag. Eftersom Servicefönstret var satt till 5 timmar och varje utförande tar ca 2 timmar, har Minuba lagt in två servicebesök som överlappar varandra inom dessa fem timmar. Nu är det upp till montören att välja vilket uppdrag han väljer först och när han vill utföra det inom dessa timmar.

Om du önskar att Minuba ska planera två helt separata uppdrag ( och inte överlappa dem inom ett servicefönster) ska du sätta servicefönster och tid för utförande till samma antal timmar. Då överlappar de inte, utan kommer strax efter varandra.

Så fungerar automatisk planering i Minuba!