Automatisk planering av Service-uppdrag i Minuba

I följande artikel ska vi genomgå hur du kan använda dig av automatisk planering i Minuba när du jobbar med Serviceuppdrag. Tack vare automatisk planering sparar du tid på det administrativa arbetet när du ska planera återkommande uppdrag.

För att kunna använda automatisk planering i Minuba måste du först aktivera det under  Kugghjulet >> Administration >> Serviceavtal modul.

 

Här kan du se vilken generell information som funktionen ”automatisk planering” behöver för att kunna planera åt dig. Tack vare denna funktion hamnar dina serviceordrar automatiskt i kalendern.

 

Service arbetsdag:

Denna inställning beskriver medarbetarens arbetstid. Altså får ett uppdrag inte läggas utanför detta tidsrum.

Standard servicefönster: 

Denna inställning visar serviceperioden i företaget. Ett servicefönster på 5 timmar ger montören möjlighet att planera i vilken ordning han vill hantera uppdragen ifall flera serviceuppdrag skulle överlappa varandra. Läs om överlappande uppdrag längre ner i artikeln.

Efter att man har definierat servicefönstret kan man definiera när serviceuppdragen ska utföras, till exempel mellan 9:00 – 17:00. I vårt exempel ska kunden få besked på att vara hemma inom ett fönster på 5 timmar. Vilka 5 timmar det är beror på vart i kalendern Minuba har hittat ledig tid. Om du alltid visar 1 vecka i taget i din kalender kan du i förväg alltid se vart Minuba har planerat dina serviceuppdrag.

 

Standard förväntad tid för utförande av servicearbete (inklusive transport osv):

Denna inställning beskriver hur lång tid ett serviceuppdrag får ta inklusive transporttid osv.

Om man inte vill att serviceuppdrag ska överlappa vid automatisk planering, ska man sätta Standard servicefönster till samma som Standard förväntad tid för utförande av servicearbete (inklusive transport osv).

 

Medarbetare (i själva serviceavtalet)

Nästa del av själva uppsättningen består av att definiera vilka medarbetare Minuba ska planera på.

I exemplet nedan befinner vi oss på ett Serviceavtal och skrollat ner till Medarbetare. Vi kopplar Anders Andersson till uppdraget och Minuba vet vilken medarbetare som det ska planera på.

 

 

Hur används ”Autoplaneringen”?

När du har gjort alla dina inställningar kan du börja använda automatisk planering.

I toppmenyn går du in på Serviceavtal. Här kan du göra eventuella ändringar i avtalet innan du gör ett Utdrag Till Servie och låter Minuba planera timmarna. När du har säkerställt att alla serviceavtal är korrekta kan du göra ditt utdrag till service genom att klicka på knappen ”Utdrag till servie”.

En ruta kommer fram och du måste kryssa i rutan ”Planera timmar automatiskt?” för att låta Minuba planera åt dig.

 

Hur blir det i kalendern?

Ibland har man fler serviceuppdrag som hamnar på samma dag. Det är naturligt då man har många kunder och många anläggningar som ska serviceras. I exemplet nedan är det två servicebesök hos två olika kunder som har hamnat på samma dag. Eftersom Servicefönstret var satt till 5 timmar och varje utförande tar ca 2 timmar, har Minuba lagt in två servicebesök som överlappar varandra inom dessa fem timmar. Nu är det upp till montören att välja vilket uppdrag han väljer först och när han vill utföra det inom dessa timmar.

 

 

Om du önskar att Minuba ska planera två helt separata uppdrag ( och inte överlappa dem inom ett servicefönster) ska du sätta servicefönster och tid för utförande till samma antal timmar. Då överlappar de inte, utan kommer strax efter varandra.

 

 

Så fungerar automatisk planering i Minuba!