Guide för datarensning och GDPR - Minuba

Guide för datarensning och GDPR

För att uppfylla EU:s rättsliga krav i samband med GDPR, bör du se till att rensa dina uppgifter. I Minuba har vi gjort datarensning enkelt för dig!

Du kan använda datarensningsverktyget för att säkerställa att personuppgifter i din Minuba raderas kontinuerligt när uppgifterna har varit inaktiva i x antal år. Du anger parametrarna för hur många år du vill lagra din data.

Du hittar rensningsverktyget under ”Administration” -> ”Datarensning”.

Datarensningsverktyget är utformat för att du ska kunna rensa upp personuppgifter om dina kunder och anställda.

Datatyperna är indelade i fyra kategorier:

  • Offerter, order, serviceavtal, kunder och installationer
  • Avslutade ordrar, extraarbete, inköps- och försäljningsfakturor.
  • Kvalitetssäkringsdokument
  • Anställda och tidsregistreringar

Fälten fylls i enligt Minubas rekommendationer, men du kan ändra antalet år för bearbetning och lagring av data om du vill behålla data under en kortare eller längre tid.

När du har fyllt i kategorierna klickar du på Spara. När du har klickat på Spara blir du ombedd att ange dina inloggningsuppgifter som säkerhet.

Knappen ”Radera data idag” kommer då att synas på sidan, under Handlingar, bredvid Spara knappen.

För att rensa dina uppgifter tryck på ”Radera data idag”. Den här datarensningen körs samma natt för att inte störa det dagliga arbetet.

Automatisk datarensning varje vecka

I avsnittet ”Automatisk datarensning varje vecka” kan du välja en veckodag då data automatiskt raderas om de är äldre än den tidsgräns du anger som inställningar. På så sätt kan du se till att du följer gällande regler för lagring av uppgifter. Genom att välja automatisk radering behöver du inte längre manuellt se till att du följer gällande dataregler. Det kommer att göras automatiskt av Minuba.

När du har valt en veckodag raderas din data alltid på kvällen på den valda veckodagen. Det här är som om du gick in på sidan varje vecka på den valda dagen och tryckte på knappen ’Radera data idag’.

Under listrutan kan du alltid se när nästa borttagning är

Om du vill avmarkera automatisk borttagning markerar du fältet [Ingen vald] i listrutan.