E-fakturering med Minuba och DocTech

E-fakturering med Minuba och DocTech

E-fakturering är den moderna metoden att skapa och skicka fakturor elektroniskt istället för i pappersformat. Det är en tidsbesparande och kostnadseffektiv process som även gynnar miljön. I Sverige är e-fakturering obligatorisk vid fakturering till offentliga organisationer, och standarden för detta är Peppol. För att dra nytta av e-fakturering behöver du en unik identifierare som kallas GLN-nummer eller Peppol-ID. Genom att implementera e-fakturering i din verksamhet kan du förenkla faktureringsprocessen och öka effektiviteten.

Minuba har ett  samarbete med DocTech, vilket möjliggör smidig integration för att skicka e-fakturor direkt från Minuba. Denna integrerade lösning effektiviserar din faktureringsprocess och sparar värdefull tid och resurser.

Genom att använda DocTechs integration i Minuba kan du enkelt och effektivt skicka e-fakturor. DocTech är specialiserade på dokumenthantering och digitalisering, och deras lösning förbättrar faktureringsprocessen i Minuba samtidigt som den är miljövänlig.

För att komma igång med effektiv e-fakturering med Minuba och DocTech behöver du först registrera dig som kund hos DocTech.

I denna artikel kommer vi att gå igenom aktiveringsprocessen, konfigurationen och vilken kundinformation som krävs för en smidig start med integrationen för att skicka e-fakturor.

Aktivera E-fakturering i Minuba

1. Gå till Kugghjulet – Administration och scrolla ner till E-fakturering.

2. Kopiera auktoriseringstoken som du har erhållit från DocTech till rutan för auktoriseringstoken.

3. Välj Peppol och brev Svartvitt som tjänst för utskick av Peppolfakturor.

4. Spara inställningarna.

Nu har du aktiverat E-fakturering och är redo att skicka fakturor till kunder som efterfrågar e-faktura.

E-fakturering med Minuba och DocTech E-fakturering med Minuba och DocTech

Inställningar för e-fakturering i Minuba

För att skicka e-fakturor krävs viss information i Minuba, både för ditt företag och dina kunder. Börja med att kontrollera dina företagsinställningar:

1. Gå till Kugghjulet – Företagsinställningar.

2. Kontrollera att följande information är korrekt ifylld:
– Företagsnamn
– Adress
– Postnummer och Ort
– Land
– Org-nummer
– Momsregistreringsnummer
– Bankinformation (t.ex. bankgiro)

3. Spara inställningarna.

För kundinställningar finns två sätt att skicka e-fakturor från Minuba:

1. Till ett GLN-nummer – fakturan skickas till DocTech, som omvandlar den till Svefaktura.
2. Till ett Peppol-ID – fakturan skickas till DocTech, som omvandlar den till Peppol.

Peppol-ID är det mest eftertraktade alternativet för offentliga organisationer, inklusive kommuner och landsting. Kunden kan informera dig om deras preferenser för e-fakturering och vilken information de kräver.

Om din kund har ett Peppol-ID:

1. Skapa en ny kund eller uppdatera en befintlig i Minuba och fyll i följande information:
– Kundnamn
– Organisationsnummer
– Momsregistreringsnummer
– Fakturamärkning (om alla fakturor ska ha samma märkning)
– Er referens (om alla fakturor ska ha samma referens, t.ex. beställarID)

2. Ange kontaktadresser och fakturaadresser med korrekt information.

När du skickar till ett Peppol-ID behöver du inte ange något GLN-nummer. Minuba genererar automatiskt ett giltigt Peppol-ID baserat på kundens land och organisationsnummer.

Om din kund har ett GLN-nummer:

1. Fyll i samma kundinformation som ovan, med tillägget av kundens GLN-nummer.

Nu är du redo att skicka din första e-faktura till din kund!

E-fakturering med Minuba och DocTech

Skicka en e-faktura

När du har skapat och godkänt din faktura i Minuba har du tre alternativ för att godkänna och skicka:

1. Godkänn (skicka inte till kunden).
2. Godkänn och skicka via e-post (PDF).
3. Godkänn och skicka via DocTech.

Om du har fyllt i ett GLN-nummer på kunden kommer alternativ 3, ”Godkänn och skicka via DocTech,” att vara förvalt.

Vid Peppol-ID måste du manuellt välja alternativ 3.

Vad händer nu?

1. Fakturan godkänns i Minuba.
2. Fakturan skickas till DocTech.
3. Fakturan exporteras till ditt bokföringssystem om du har integrerat det med Minuba.

Du kommer att få en popup med en lista över genomförda åtgärder.

Om något går fel, tveka inte att kontakta vår support. Vi är tillgängliga på vardagar mellan 9-16 på telefonnummer 031-361 35 77 eller via e-post på support@minuba.se, och vi hjälper gärna till med dina frågor och problem.”