Extra arbete – hantera ÄTA-arbeten i Minuba

I följande artikel går vi igenom hur du skapar och arbetar med ÄTA-arbeten, extra arbete till din huvudorder. Med denna funktion kan du enkelt hantera merförsäljning i företaget, om din nuvarande arbetsinsats lett till fler arbetsuppgifter hos kunden eller en ÄTA.

ÄTA-arbeten står för Ändringar, Tillägg och Avgående arbeten som står i omedelbart samband med kontraktsarbetena. ÄTA-arbeten ingår ej i kontraktssumman.

I Minuba kallar vi detta för Extra arbete. Ett extra arbete är alltid knutet till en huvudorder och mycket av det som du göra på arbetskort kan du även göra på ett extra arbete.

Bland annat kan du:

  • Skriva in en beskrivning av arbetet
  • Sätta ett Fast pris (standard är alltid löpande prissättning om du inte väljer ett fast pris)
  • Lägga in en märkning samt referens.
  • Lägga till material i en kalkyl
  • Ladda upp dokumentation
  • Registrera tid och material
  • Tillföra kvalitetssäkring

I denna artikeln ska vi gå igenom följande funktioner:

Skapa ett ÄTA-arbete, extra arbete

Tidsrapportera och planera tid på ett extra arbete

Registera tid på webben

Registrera tid i appen

Fakturera ett extra arbete

Separera extra arbetet på faktura PDF:en

Se vilka extra arbeten som har fakturerats

Se godkända fakturor på ett extra arbete


Skapa ett ÄTA-arbete, extra arbete

Gå till ditt arbetskort på den order som du vill skapa ett extra arbete på, under ’Order’ i processfältet hittar du skapa ’nytt extra arbete’.

ÄTA-arbeten eller extra arbete i Minuba

Välj om du vill skapa ett offertutkast eller ett orderutkast, tryck OK.

skapa extra arbete

Väljer du att skapa en offert, så kan du lägga till en kalkyl och skicka offerten till din kund precis som du kan med en vanlig offert.

Arbetar du ofta med ÄTOR, ÄTA-arbeten eller Extra arbeten så kan det vara en god idé att skapa en särskild pdf mall för dessa offerter och orderbekräftelser så att du får med den text som du vill ha med som standard i offerten på ett extra arbete. Läs mer här om hur du skapar egna mallar i Minuba

När du är nöjd med innehållet i ditt utkast ska du godkänna utkastet och kan skicka det till din kund.

När du har godkänt ditt extra arbete kan du se dem på arbetskortet i processfältet samt i menyn till höger.

I tabellen kan du se hur mycket kostnaden för extraarbetet är, samt pris, täckningsgrad och hur mycket som har fakturerats.

skapa extra arbete

 

Tidsrapportera och planera tid på ett extra arbete

Du kan planera in tider och dela ut ett extra arbete till en medarbetare precis på samma sätt som en ”vanlig” order.

Registera tid på webben

Sök upp ordern i sökrutan så ser du även alla extra arbeten på ordern.

Registrera tid i appen

Du kan registrerat tid på dina extra arbeten på flera sätt i appen.

  • Realisera en planerad tid

Om du har en planerad tid under ’Min tid’ ska du realisera den tiden precis som med en vanlig order, så att den omvandlas från planerad till rapporterad tid.

  • Registrera en tid under vyn ’Min tid’

Från vyn ’Min tid’ kan du trycka på tiden du vill ha som starttid eller på plusset i nedre högra hörnet. Här kan du nu ange att registreringen är orderrelaterad och sedan välja rätt order och extra arbete.

registrera tid på extra arbete i appen

  • Registera en tid från arbetskortet

Gå in på din huvudorder från ’Överblicken’ eller från ’Min plan’ i appen.

Gå till fliken ’Timmar’, tryck på ’Välj uppgift’ och här kan du nu välja ett extra arbete att rapportera tiden på. När du har gjort det, tryck på plusset i nedre delen av skärmen för att registrera din tid på det aktuella extra arbetet.

   

Fakturera dina extra arbeten

Du kan fakturera din ÄTA i samband med att du skapar din faktura för hela huvudordern eller så kan du fakturera en eller flera extra arbeten på enskilda fakturor.

När du väljer ’Visa fakturautkast’ på den aktuella ordern får du flera val i vyn som visas.

Högst upp i listan ligger din huvudorder, i detta fall order 13. Under denna listas alla extra arbeten som hör till ordern.

Om du vill fakturera hela ordern inkl. extra arbeten väljer du ’Slutfaktura’ på huvudordern.

Om du endast vill fakturera ett eller flera extra arbeten ska du kryssa i ’Utelämna från faktura’ på huvudordern, så att denna inte faktureras.

När du endast har kvar det som du vill fakturera, tryck OK.

Separera extra arbetet på faktura PDF:en

Det kan ibland vara önskvärt att separera de olika jobben från varandra på fakturan. Det kan du göra på ett fakturautkast genom att välja ’Fakturainställningar’ under ’Faktura’ i processfältet och kryssa i ’Separera extra arbeten på faktura pdf’.

Så här det det ut på PDF:den

separera extra arbete på fakturan

Se vilka extra arbeten som har fakturerats

På ett arbetskort kan du se vilket ursprung en faktura har, det gör du i kolumnen ’Ursprung’ under rubriken Fakturor. På så sätt blir det enkelt att se vilka arbeten som är fakturerade och vilket ursprung dessa har.

Se godkända fakturor på ett extra arbete

Inne på ett extra arbete kan du se en lista över de material och timmar som är fakturerade på just det arbetet. Du kan också se alla godkända fakturor till huvudordern och dess olika ursprung.

ÄTA-arbeten extra arbete och fakturor

Så arbetar du med ÄTA-arbeten i Minuba och därmed minskar du risken för onödiga konflikter. Skaffa dig full koll på alla oförutsedda arbeten och behåll kontrollen. Missa aldrig en ÄTA igen.