Fakturalinjer

I fakturaraderna på fakturautkastet kan du lägga till nya material och timmar, redigera befintliga fakturarader samt styra vilka kostnader kunden ser. Denna artikel ger en översikt över hur du arbetar med fakturarader.

Om ordern är inställd på prisbasen 'Löpande' vilket är standard  kommer material och timmar från arbetskortet att kopieras över till fakturautkastet som fakturarader. Detsamma gäller om din order är en 'Kalkyl' då är det de rader du har kalkylerat med som visas som fakturarader.

Du hittar tabellen med fakturarader en bit längre ner på sidan. Du kan också klicka på 'Fakturarader' i genvägsmenyn till höger för att snabbt hitta dem.

Här ser du en tabell för material och timmar som överförts från arbetskortet, samt några användbara nyckeltal och totalsummor. Som standard visas raden med det högsta radnumret, de senaste registreringarna, överst.

Till exempel kommer beloppet 'Ej fakturerat' i Överblick inte att vara noll om det finns en skillnad i det totala försäljningspriset mellan arbetskortet och fakturan. Istället bör du redigera arbetskortets materialregistrering eller timmar (kan kräva att du öppnar arbetskortet igen om det har slutförts) och trycka på 'Ja' när fakturautkast därefter frågar om du vill uppdatera den i enlighet med detta.

Om du vill redigera på en rad trycker du i fältet du vill redigera, varefter ett redigerbart textfält visas. Se följande bilder där rabatten redigeras. De grå kolumnerna kan inte redigeras, eftersom de till exempel är kopplade till var materialregistreringen kommer ifrån, själva materialet eller om det rör sig om kalkyler.

Ändringarna börjar inte gälla förrän du sparar fakturautkastet.

Vidare kan du radera materiallinjer genom att trycka på papperskorgen till höger.

Du kan lägga till rader med timmar och material genom att ange information, till exempel artikelnummer, i den nedre, tomma raden. Här visas också ett redigerbart textfält så snart du trycker på den grå texten under 'Materialnr' Boxen är en sökruta där du kan söka efter material för grossisterna som läggs till i dina grossistavtal eller ditt eget material.

Härifrån kan du trycka på 'Enter' på tangentbordet för att hoppa tillbaka till materialsökningen på en ny rad och snabbt lägga till fler material. Du kan också trycka på 'Tab' eller 'Shift+Tab' för att hoppa till vänster och höger i fälten om du behöver redigera runt materialen.

Syftet med att redigera fakturaraderna är vanligtvis att göra det lättare för kunden att förstå vad de betalar för, eftersom en del av faktureringsinformation som standard visas på kundens PDF-faktura. Du kan ställa in vad som ska visas på PDF-filen i 'Företagsinställningar' under avsnittet 'Fakturering'.

I Minuba har du möjlighet att slå ihop liknande rader och skräddarsy din faktura.

När du klickar på de tre horisontella linjerna till höger om fakturaraderna visas en meny med möjliga funktioner:

Du kan nu välja mellan följande alternativ:

• Slå ihop rader (sammanfoga liknande poster): Öppnar en dialogruta där du kan välja de kriterier du vill använda medans du slår ihop raderna.
• Sortera rader: Öppnar en dialogruta där du kan välja sorteringsprioriteringar.
• Välj fält: Öppnar en dialogruta där du kan välja vilka fält tabellen ska visa/dölja.
• Ställ in påslag på alla rader: Öppnar en dialogruta där du kan skriva in en marginal i % som kommer att överföras till alla rader.
• Ange rabatt för alla rader: Öppnar en dialogruta där du kan skriva in en rabatt i % som kommer att överföras till alla rader.
• Radera alla material: Tar bort alla materialregistreringar.

När du har valt rader att slå ihop och väljer 'Slå ihop rader' kommer 'Valda rader' att vara markerade i den dialogruta som öppnas. Därefter kan du välja den konsolideringsmetod du önskar för dessa linjer.

De valda raderna kommer sedan att slå ihop enligt det valda alternativ, inom samma ursprung (t.ex. huvudorder separat och extra arbete separat). Om du till exempel väljer 'varunr, styckpris och beskrivning' kommer Minuba att slå samman raderna om artikelnumret, försäljningspriset och beskrivningen av varan är identiska, och kommer från samma ursprung.

På detta sätt kan du anpassa din faktura i Minuba.

Om du vill ordna om rader manuellt permanent i fakturautkast och i PDF-fakturan markerar du först raderna genom att trycka på radnumret eller en grå ruta.

Tryck sedan på 'Flytta raden'-pilarna för att flytta dem upp och ner och 'Spara' när du är klar.

Som standard sorteras raderna precis som de var på arbetskort, vanligtvis i den ordning som de har registrerats. För att sortera raderna, klicka på knappen med de tre raderna och välj 'Sortera rader'.

Sedan väljer du hur du vill sortera.

På knappen till vänster med pilen kan du ange sorteringsordningen. Uppåtpilen betyder stigande och alfabetisk ordning, medan nedåtpilen betyder tvärtom. Så, till exempel, om du sorterar på "Listpris" med nedåtpilen, kommer en rad med listpris på 1,000 kr att stöta på en med  100 kr.

Du kan välja så många kolumner du vill, var och en med sin egen ordning. De översta sorterna sorteras först. Om du till exempel vill att rader som kommer från arbetskortet ska komma före dem från extraarbetet och sedan dela upp dem i material och timmar och sista beskrivning, gör du så här:

När du trycker på OK får du en varning som indikerar att denna förändring är permanent. Du kan enkelt sortera raderna igen efteråt, manuellt eller via samma funktion. Sorteringen från arbetskortet kan dock endast erhållas igen genom att avvisa fakturan och göra en ny och överföra raderna från arbetskortet igen.