Godkänn och skicka faktura

När arbetskortet är färdigmarkerad och avslutad ska kunden faktureras för det arbete du har utfört – godkänn och skicka din faktura snabbt med hjälp av följande guide.

Du kan få tillgång till faktureringen från tre olika platser i ditt Minuba:

1. Arbetskortet: Gå in på det arbetskortet (order) som du vill fakturera och klicka på ”Faktura” i processlinjen och välj ”Visa fakturautkast”.
   Observera: Fakturautkastet skapas automatiskt baserat på informationen från arbetsordern.
2. Arbetskortet: Gå in på det arbetskortet (order) som du vill fakturera och välj ”Fakturor” under ”Genvägar” på högra sidan av skärmen. Här ser du fakturautkastet samt eventuella tidigare fakturor.
   Observera: Fakturautkastet skapas automatiskt baserat på informationen från arbetskortet.
3. Fliken ’Fakturering’: Gå till fliken ”Fakturering” och titta under avsnittet ”Klar för fakturering”. Här hittar du det fakturautkast som är kopplat till arbetskortet.

Klicka in på fakturautkastet och kontrollera att allt ser korrekt ut. När du har säkerställt att alla uppgifter stämmer och att alla fakturarader är tillagda/redigerade, är du redo att skicka din faktura!

För att skicka din faktura klickar du på ”Godkänn faktura” under ”Handlingar” ute till höger. Därefter visas en dialogruta där du kan ändra faktura- och förfallodatum samt välja hur du vill skicka din faktura.

Du har flera alternativ för att godkänna och skicka din faktura, vilket beskrivs i avsnitten nedan:

• Godkänn (utan att fakturan skickas till kunden)
• Godkänn och sänd per e-post
• Godkänd och skicka via kredithanterare

Godkänn

Om du väljer ”Godkänn” kommer fakturan att godkännas utan att något skickas till kunden. Du behöver bara klicka på ”OK” för att godkänna fakturan.

Efter att fakturan har godkänts har du fortfarande möjlighet att skicka den genom att klicka på ”Faktura” i processlinjen och välja om du vill skicka den som e-post, eller via kredsithanterare

Godkänn och skicka fakturan via e-post

Om du väljer att fakturan ska godkännas och skickas via e-post kan du skriva ett meddelande själv eller använda en mall för detta.

Du kan dessutom välja vilka dokument du vill bifoga i e-postmeddelandet under flikarna Order, Dokumentation, Kvalitetssäkring och Faktura. Den faktura (utkast) du håller på att godkänna är automatiskt vald, och du kan förhandsgranska de färdiga dokumenten genom att klicka på ”Visa” till höger om dokumentet.

Om du vill att alla dokument ska slås samman till en enda PDF kan du under fliken Mail markera rutan ”Slå ihop alla bilder och PDF:er till en PDF”.

När du är klar klickar du på ”OK”, och ditt mejl med fakturan och de valda dokumenten skickas till kunden.

Fakturering internationellt

Det är möjligt att skicka fakturor internationellt i Minuba, vilket ger era kunder möjlighet att betala via internationella banköverföringar.

Om ni har angett IBAN och SWIFT i era bankuppgifter i Minuba kommer systemet automatiskt att lägga till paymentmeanscode 58 i den elektroniska fakturafilen. Denna kod informerar mottagaren om att fakturan kan betalas via internationell banköverföring (IBAN). Övriga betalningsalternativ – som vanlig banköverföring och FIK – kommer fortfarande att visas som vanligt.

I vissa fall kan mottagarens system ha problem med att hantera paymentmeanscode 58 korrekt. Detta beror vanligtvis på att systemet inte stödjer denna typ av betalningskod. Följande lösningar kan övervägas:

• Uppdatera mottagarens system så att paymentmeanscode 58 antingen stöds eller ignoreras.

• Ta bort IBAN och SWIFT från bankuppgifterna i Minuba om ni inte behöver ta emot internationella betalningar.

Visa skickade fakturor

För att se skickade fakturor klickar du på kuvertikonen uppe i högra hörnet. Därefter visas en lista över alla e-postmeddelanden du har skickat och tagit emot via Minuba. Denna lista innehåller alla offerter, orderbekräftelser och fakturor som du har skickat till kunder.

Du kan visa ett skickat mejl genom att klicka på raden för ett specifikt mejl i listan eller genom att klicka på ”Visa” till höger på raden. ”Visa” blir synligt när du håller muspekaren över raden. E-postmeddelandet öppnas i ett nytt fönster, där du kan klicka på den bifogade fakturan för att visa den.

Redigera en skickad faktura

Det går inte att redigera en godkänd faktura – i så fall måste du kreditera hela eller delar av fakturan.

Det är dock möjligt att redigera kundnumret om det är för långt och hindrar fakturan från att skickas vidare till ekonomisystemet.

Om det däremot rör sig om ett fakturautkast – alltså en faktura som ännu inte är godkänd men som har skickats till kunden är det fortfarande möjligt att redigera fakturautkastet innan det godkänns.

Betalningsvillkor

Du kan se de betalningsvillkor som kommer att visas på den färdiga faktura-PDF:en. Om du vill ändra standardbetalningsvillkoren för kunden kan du antingen göra det för alla kunder under ’Företagsinställningar’, eller ändra det specifikt för en enskild kund under fliken ’Kunder’.

Text till ’Betalningsvillkor’

Du har också möjlighet att ändra vilken betalningsvillkorstext som ska visas på din faktura-PDF. Det gör du längst ner på sidan i ditt fakturautkast. Som standard väljer Minuba det betalningsvillkor som är angivet som standard under mallar.

Här kan du välja en annan mall än den som är standard för ditt företag, och systemet visar en förhandsvisning av den text du redan har skapat i mallen.

Om din faktura är i en annan valuta än dina standardinställningar kan det, när fakturan godkänns, dyka upp en pop-up som informerar om att det finns en skillnad mellan den valuta du och kunden använder. Där kan du ange växlingskursen mellan de två valutorna.