Hantering av GDPR i Minuba

Till att börja med är det viktigt att förstå att alla branscher och företag blir påverkade av GDPR (General Data Protection Regulation), oavsett hur stort eller litet företaget är.

• VVS
• El
• Kloak
• Snickare
• Service
• Kyla & ventilation
• Byggarbete
• Installation
• Murare
• Målare
• Glasmästare

GDPR är alltså inte ett slags lagförslag, där man avvaktar och ser vad som händer. Nej, det är ett krav på att du som egenföretagare ska ta ställning till din datapolicy och följa de obligatoriska riktlinjer som lagen kräver.

Helt praktiskt betyder det att du ska finkamma all information om personliga upplysningar (i denna artikel även kallat ’data’) samt ta ställning till hur du behandlar samt lagrar denna information.

Kort sagt, ställer GDPR två krav som du måste förhålla dig till:

• Tänk aktivt över vilken slags data du har och vilken typ av upplysningar det är.
• Tänk över tillgängligheten och sättet du lagrar och behandlar data på.

Alltså: vilken slags information har du, hur ser tillgängligheten ut och hur använder du denna information i företaget?

Börja eventuellt att se över följande saker:

• Vad har du i dina mappar och papper?
• Vad har du på datorn?
• Vad står det om dina medarbetare?
• Vilken information har du registrerat på dina kunder?
• Ligger all data på ett organiserat ställe eller är det huller om buller?
• Vart ligger egentligen all din information på kunder och medarbetare?

Du måste övergäga vad som är relevant och passande information att spara – och vad som är gammalt och måste raderas.

Du måste alltså förhålla dig till den information du har på dina kunder och medarbetare samt ställa dig själv frågan: är detta passande information? Behöver jag denna information för att utföra mitt arbete?

Vad antecknar du på dina kunder? Hur dokumenterar du bilder när du är ute hos kunden och jobbar?

Du måste alltså ta ställning till om den information som du registrerar på ett arbetskort eller i ett kundkartotek är relevant för att kunna utföra arbetet. Om du har registrerat information som inte är relevant, ska den genast raderas!

När du har fått ordning på vilken typ av data du har och vart den finns är det dags att ta ställning till vad du ska göra med den: hur länge sparar du data på en avslutad kund? Hur länge sparar du ett arbetskort eller ordersedel på ett avslutat arbete? Hur länge sparar du egentligen bilden på den där altanen du skulle fixa hemma hos kunden förra året? Denna typ av frågor…

Sist men inte minst…

Det är ett krav att du skriver ner svaret och följer dina riktlinjer. Det räcker alltså inte att bara ha en ’tankeregel’ utan du måste ha en riktig datapolicy som du kan visa till andra. Som till exempel en kund som frågar, eller i värsta fall en kontrollant från datainspektionen!

Ja, du läste rätt. Vi har gjort arbetet åt dig och skapat två mallar som du kan använda i ditt företag direkt.

• En mall för datapolicy för medarbetare
• En mall för datapolicy för kunder

Vil du läsa mer om GDPR på EU’s egen hemsida kan du läsa mer här.

Vi gör ett smart ordersystem som hjälper dig med allt inom orderhantering, arbetsplanering, fakturering och mycket mer för endast 299kr/mån! Du kan prova Minubas program för orderhantering helt gratis i 30 dagar här: Prova gratis