Inställningar för ditt kundkort

Klicka på 'Skapa ny' uppe i högra hörnet och välj 'Kund' i menyn. Fyll därefter i kundens uppgifter och klicka på 'Spara' under 'Handlingar' i panelen till höger.

Du har möjlighet att ange kundens namn och nummer samt ställa in en betalningsfrist och specifika priser för just den kunden. Du kan till exempel ge rabatt på arbetstid som registreras för kunden, så att kunden alltid får till exempel 10 % rabatt på alla timmar.

Om du har utländska kunder kan du även ange en fast momssats för kunden.

Du har även möjlighet att ställa in ett annat språk och datumformat för kunden, om de till exempel ska få en faktura på engelska eller danska. Det gör du under 'Språk och format'. Denna inställning påverkar offerter, orderbekräftelser och fakturor.

Du måste som minst ange en kontaktadress, som kommer att vara kundens huvudadress. Du kan också lägga till specifika fakturerings- och installationsadresser. Detta är praktiskt om kundens huvudkontor finns på ett ställe, men fakturan ska skickas till en annan adress och arbetet utföras på en tredje plats.

Om din kund har ett EAN-/GLN-nummer ska det läggas till på antingen kontakt- eller faktureringsadressen.

När du har fyllt i all nödvändig information om kunden klickar du på Spara.

I kundöversikten håller du muspekaren över den kund du vill ändra och klickar på Visa ute till höger. Du kommer då in på kundkortet, där du kan redigera allt från kundnummer och namn till adresser och prisinställningar.

Läs mer om prisinställningar 
Läs mer om adresser
Läs mer om kontoutdrag

Om du vill ta bort en kund måste du först spärra kunden, så att det inte längre går att skapa nya ordrar för den kunden.

I kundlistan letar du upp den aktuella kunden. Håll muspekaren över kunden så att knappen 'Spärra' blir synlig till höger.

Kunden kommer nu att finnas i listan Spärrade kunder. Du kan återaktivera kunden genom att hålla muspekaren över kunden och klicka på knappen 'Öppna på nytt'.

Det går inte att skapa offerter och ordrar för spärrade kunder, men de kommer fortfarande att visas i listan när du söker efter kunder vid orderregistrering.

På så sätt är det tydligt för alla att kunden redan finns i systemet och är spärrad. Du undviker därmed att en ny kund med samma information registreras av misstag. Observera: Spärrade kunder visas alltid längst ner i listan.

Du hittar alla dina spärrade kunder i ditt kundregister under Kugghjulet → Kunder → sortera på Spärrade.

Du kan ta bort en kund genom att klicka på knappen 'Radera' under 'Handlingar'.

• Om kunden har fakturerats kan du inte ta bort kunden (enligt bokföringslagen).
• Om det finns en godkänd order på kunden måste ordern och alla kostnader flyttas över till en annan kund.
• Om det aldrig har skapats någon order på kunden kan du ta bort kunden direkt.

Om det finns en order eller aktivitet kopplad till en kund måste detta först flyttas över till en annan kund innan kunden kan raderas.

När du är inne på kundkortet kan du under sektionen 'Dokumentation' lägga till och redigera dokumentation för kunden.

Om en kund har dokumentation kopplad till sig kommer denna automatiskt att överföras till alla ordrar för den kunden. Du kommer därefter att kunna se dokumentationen direkt på respektive order. Om du vill ändra i dokumentationen måste det göras från kundens sida.

Genom att använda den här funktionen slipper du lägga tid på att manuellt lägga till dokumentation på varje enskild order och du minskar samtidigt risken för att glömma viktig information.

Kundanteckningar skapas på kundnivå och kommer att visas på alla ordrar för den specifika kunden.

Du kan använda kundanteckningar för att skriva allmänna meddelanden om kunden. Ett exempel kan vara att man ska komma ihåg att ringa kunden innan ankomst, eller information om något man bör vara extra uppmärksam på vid utförandet av arbetet hos kunden.

Dessa anteckningar ligger samlade i en lista på varje kund och kan när som helst redigeras eller tas bort.

På kundkortet hittar du en lista med alla ordrar som är kopplade till den aktuella kunden i ditt Minuba-konto.

Det gör det enkelt och snabbt att till exempel hitta tidigare ordrar hos kunden, så att du kan se vad du gjorde vid det senaste besöket.

På kundkortet hittar du också en lista över de fakturor som är kopplade till den specifika kunden. Det gäller både betalda och obetalda fakturor samt fakturautkast.

Här kan du alltså enkelt hitta den faktura som kunden eventuellt har frågor om.