Kvalitetssäkringsdokument

Kvalitetssäkringsdokument är ett verktyg för att dokumentera att arbetet har utförts i enlighet med de kvalitetskrav som ställs i ditt avtal med kunden.

I Minuba kan du utforma ditt eget kvalitetssäkringsdokument så att det innehåller precis det du behöver. Naturligtvis är det fortfarande ditt ansvar att se till att ditt dokument följer tillämplig lag.

Du kan använda dem till egenkontroller, checklistor, avvikelserapporter eller som enklare påminnelser m.m Dessutom kan du lägga till underskrifter, tex av montören som utfört kontrollen och/eller av kunden.

Du skapar och designar dina egna KS-dokument i webbapplikationen.

Skapa nytt kvalitetssäkringsdokument

Markera som utfört och attest

Se status för kvalitetssäkringsdokument på arbetskortet

Dokument som inte är markerade som färdiga

Koppla till ordertyp

Koppla till order/arbetskort

Se en överblick över alla kvalitetssäkringar i systemet

KS-dokument i appen

---

Skapa kvalitetssäkringsdokument

Gå till  Kugghjulet > Administration > Kvalitetssäkringsdokument

Gå till Skapa ny och Skapa kvalitetssäkring

Här kan du nu bygga upp ditt KS-dokument.

Du väljer önskad typ av fält under ’Lägg till nytt fält’. När du har valt önskat fält läggs det automatiskt till längst ner i ditt dokument.

I rutan Förhandsgranskning ser du en förhandsgranskning av ditt dokument

 

Nedan följer ett exempel på hur man kan bygga ett KS-dokument, hur de olika fälten kan användas och hur det kan se ut på en PDF.

 

 

När du känner dig klar med din design ska du spara ditt arbete.

Gå tillbaka till listan genom att backa i webbläsaren.

Markera som utfört

Alla kvalitetssäkringar kan markeras som utförda, i appen och på webben. Inne på ett arbetskort kan du se om ett dokument har blivit ifyllt under Kvalitetssäkring.

Du kan även välja att markera ett dokument för attest. Det gör att du får en varning när du avslutar en order eller när du skapar ett fakturautkast om att ett eller flera dokument inte har blivit ifyllda eller attesterade.

Om du vill lägga till en attest som standard på ett dokument kan du göra det här.

 

För att ditt KS-dokument ska kunna användas, måste du godkänna det.

 

Se status för kvalitetssäkringsdokument på arbetskortet

När du väl är på arbetskortet har du möjlighet att se om dina kvalitetssäkringar är genomförda och om de är attesterade.

Du kan se status för dina kvalitetssäkringsdokument genom att klicka på menyn ”Kvalitetssäkring” högst upp på arbetskortet. Till vänster om varje kvalitetssäkringsdokument hittar du en färg som anger om dokumentet:

1. Grå: Ännu ej är ifylld/utfört
2. Gul: Är ifyllt – och ska attesteras, men har ännu inte gjorts
3. Ljusgrön: Är ifyllt
4. Mörkgrön: Är ifyllt och attesterat

Du kan även se om kvalitetssäkringsdokumentet är kopplat till en anläggning i listan. Detta kan du även se under kvalitetssäkringsavsnittet som visas i bilden nedan.

Dokument som inte är markerade som färdiga

De kvalitetssäkringsdokument som inte är markerade som utförda kommer att visas i en tabell när du gör ett fakturautkast eller färdiggör en order, där du har möjlighet att välja vilka kvalitetssäkringsdokument som ska markeras som utförda.

På appen får du även en avisering men måste hitta de kvalitetssäkringar som behöver fyllas i under fliken ”Kvalitet” här får du inte besked om vilka.

Om du är resursanvändare och vill slutföra ordern eller extraarbetet har du inte möjlighet att markera kvalitetssäkringsdokument som ifyllda utan du får besked om att det finns kvalitetssäkringsdokument som inte är markerade som färdiga och du kommer att ha möjlighet att acceptera detta och färdiggöra ordern eller extraarbetet.

VIKTIGT: När du färdiggör en order eller extraarbete är det valfritt om du vill markera kvalitetssäkringsdokumenten som färdiga. När du färdiggör en order utan att fylla i alla kvalitetssäkringsdokument loggas de kvalitetssäkringsdokument som behöver fyllas i under avsnittet ”Händelseförlopp” på arbetskortet.

Koppla till ordertyp

Efter att du har godkänt ditt kvalitetssäkringsdokument kan du koppla det till en ordertyp under Administration > Ordertyper. Då kommer det med automatisk på alla ordrar av denna typ framöver.

Koppla till order

Du kan också lägga till det på en enskild order på ett arbetskort under Kvalitetssäkring.

Kvalitetssäkringsdokument i appen

I appen hittar du tillknutna KS-dokument på arbetskortet

 

 

För att fylla i dokumentet trycker på dess namn i listan

Härifrån kan du även skicka det via epost.

Samt lägga till ett nytt dokument genom att trycka på plusknappen.

 

 

Lägga till ny kvalitetssäkring i appen

Här väljer du vilket KS-dokument du vill lägga till och kan fylla i din rapport

 

Spara din rapport och sedan är det klart!

---

 

Se en överblick över alla kvalitetssäkringar i systemet

Om du behöver få en överblick över alla kvalitetssäkringsdokument som bifogas en order. Tryck sedan på kugghjulet -> Kvalitetssäkring

 

Då kommer du till en översiktssida där du kan se tre olika listor med kvalitetssäkringsdokument, ’Ny’, ’Slutförd’ och ’Attest genomförd’. Under ’Ny’ finns alla kvalitetssäkringar som ännu inte är genomförda.
Du har möjlighet att slå på och av listorna som i översikten, och du har även möjlighet att filtrera efter specifika dokument.

 

Du kan till exempel filtrera efter orderstatus, avdelning eller ansvarig medarbetare. Du har även möjlighet att ange ett datumintervall så att du kan se exakt när de specifika kvalitetssäkringsdokumenten är färdigställda.
Och du har möjlighet att exportera listan i en csv-fil (excel).

 

Filen kommer att innehålla dessa fält:

• Namn
• Beskrivning
• Skapat Datum
• Uppdaterat datum
• Avslutad
• Ifylld av medarbetare
• Attestdatum
• Attest utförd av medarbetare
• Ordernummer
• Extra arbete ordernummer
• Orderbeskrivning
• Kopplade medarbetare
• Ansvarig medarbetare
• Orderstatus
• Köparens namn
• Kundnummer
• Org.nr
• Anläggningsnummer
• Serviceavtalsnummer

Listan kommer att sorteras i följande ordning:

• Datum för attest utförd
• Rapporterat datum
• Uppdaterat datum
• Skapat Datum