Skapa en egen mall för dokument
Dokumentkod för accepterande av offerter online
Lägg till din logga på acceptera online sidan
En mall används för att skriva allmänna texter som du ofta använder. Det kan till exempel vara en offerttext, där det vanligtvis måste vara samma text, men korrekt i det enskilda erbjudandet. Eller t.ex. en e-posttext där du använder samma mall när du skickar din faktura via e-post.
På det här sättet undviker du att behöva skriva om hela offerttexten på varje enskild offert.
Du kan skapa mallar för följande dokumenttyper:
Offerter och anbud
Orderbekräftelser
Betalningsvillkor
Serviceavtal
Påminnelsedetaljer *
E-post
* Påminnelsedetaljer innehåller juridisk information. Mallen markerad som ”Standard” kommer att infogas i PDF-filen ’Påminnelse’ under totalen.
OBS! Det är möjligt att skapa flera mallar för varje kategori.
Skapa ny mall
För att skapa mallarna, gå till Kugghjulet -> Administration -> Mallar.
Klicka sedan på ”Skapa ny” och välj ”Mall”.
Sedan väljer du vilken typ av mall du vill skapa och ger den ett namn.
Välj därefter vilken typ av mall du vill skapa och ger den ett namn.
Skriv i din text och ev. de dokumentkoder du vill använda.
När du använder din mall på t.ex. en offert infogas texten i ”mailtexten”. Du kan korrigera texten för det enskilda erbjudandet innan du skickar det till din kund, utan att det korrigeras i själva mallen.
Det är möjligt att använda dokumentkoder, som är små koder som sätts in i dina mallar. När mallen används senare kommer dokumentkoderna att ersättas med rätt innehåll. Till exempel. dokumentkoden {{order.link}} kan skapa en knapp så att kunden har möjlighet att acceptera ditt erbjudande. Dessutom kan de hämta upp kundnamn, ordernummer och annan information du vill ha med i mailet. Du kan läsa mer om dokumentkoder längre ner på denna sida.
När du är nöjd med resultatet klickar du på ”OK” så sparas mallen.
Välj din standardmall
En standardmall är den mall som används automatiskt varje gång du skickar en offert eller en faktura till en kund. Minuba har gjort standardmallar åt dig som används som utgångspunkt. Så snart du skapar nya mallar kan du välja att använda dina egna mallar som standard i framtiden.
För ”Offert”, ”Order” och ”E-post” kan du välja vilken mall du vill använda som standard genom att klicka på alternativknappen bredvid den angivna mallen i kolumnen ”Standard”.
Dokumentkoder för din mall
Dokumentkoder kan användas för att infoga data direkt i dina mallar. Detta ger dig möjlighet att hämta information från arbetskortet som till exempel kundens namn, adress samt ordernummer och belopp. På så sätt slipper du skriva in det i texten eftersom Minuba har hämtat den informationen automatiskt.
Det gör det lättare för dig att anpassa dina dokument till din kund. Du kan t.ex. också använda dokumentkoder för att infoga beskrivningen av arbetet, adressen där arbetet utfördes eller faktura numret. På detta sätt får kunden information som är relevant för dem, samtidigt som det underlättar ditt arbete, så att du inte behöver spendera tid på att mata in rätt data själv.
Du hittar alla koder här
Dokumentkod för accepterande av offerter online
Om du använder dokumentkoden {{order.link}} i dina mallar för offerter, ger du kunden möjlighet att visa och acceptera ditt erbjudande online.
Det gör det enklare för din kund att direkt acceptera ett erbjudande och ger dig mera affärer.
När du använder dig av denna dokumentkoden så infogar du en länk i mallen, den ser ut så här:
När kunden klickar på länken kommer de in på en webbplats där det finns en ”Acceptera offert” -knapp, samt en ”Se dokument” -knapp. Då kan kunden se själva offerten (PDF-fil) och ge sitt godkännande.
Här kan du se ett exempel på vad som presenteras för kunden via knappen i mailet.
Så snart kunden har klickat på ’Acceptera offert’, skickas ett e-postmeddelande till ditt företags e-postadress och informerar dig om att kunden har accepterat erbjudandet.
Lägg till din egen logga på ’Acceptera offert’ websidan
Du kan lägga till din egen logga på denna sida om du önskar genom dessa steg.
- Gå till Kugghjulet>Administration>Logo och dokumentlayout
- Här hittar du ’Uppsättning av dokument för offert/anbud’
- Ladda upp din logga här och sedan är det klart!
Bilder i en pdf mall
Du kan lägga in bilder i tex en offertmall. För att göra detta behöver bilden vara publicerad online. Du kan tex länka till en bild på din egen hemsida eller så kan du använda dig utav en tjänst online där du kan ladda upp bilder som du sedan kan länka till.
Exempel denna sida:
ImgBB — Gratis bild-hosting / foto delning
Postimages — Gratis bild-hosting / foto delning
Oavsett om du har bilden på din hemsida eller någon annanstans ska du
- kopiera länken till bilden
- Tryck på bilden med pilarna för att göra fönstret större
- Tryck på Bild symbolen
- Klistra in din länk under URL
- Ändra storlek på bilden om det behövs.
Klart!
Välj mall när du skickar ett dokument via appen
Jobbar du mycket ute och är ofta på språng?
Inga problem, du kan även använda dina mallar som du har skapat i appen!
Läs om hur du väljer mallar i appen
Dokumentkoder
Lista över dokumentkoder du kan använda i din mall
| {{order.workDescription}} | Beskrivning av arbetet |
| {{order.description}} | Beskrivning av offerten/orderbekräftelsen |
| {{client.netPaymentDays}} | Förfallodagar |
| {{client.netPaymentType}} | Betalingssätt |
| {{user.email}} | Användarens (avsändarens) e-postadress |
| {{user.cellPhone}} | Användarens (avsändarens) mobilnummer |
| {{user.name}} | Användarens (avsändarens) namn |
| {{invoice.loanLink}} | Fakturafinansiering |
| {{invoice.invoiceNumber}} | Fakturanummer |
| {{order.billingAtt}} | Fakturerings att. |
| {{order.billingCity}} | Fakturerings stad |
| {{order.billingEmail}} | Fakturerings e-post |
| {{order.billingCellPhone}} | Fakturerings mobilnr. |
| {{order.billingName}} | Fakturerings namn |
| {{order.billingPostCode}} | Fakturerings postnr. |
| {{order.billingPhone}} | Fakturerings telefon |
| {{order.billingAddress}} | Faktureringsadress |
| {{order.billingAddress2}} | Faktureringsadress 2 |
| {{company.name}} | Företagsnamn |
| {{company.streetAddress}} | Företagsadress |
| {{company.streetAddress2}} | Företagsadress 2 |
| {{company.postCode}} | Företagets postnr |
| {{company.city}} | Företagets stad |
| {{company.phone}} | Företagets telefonnummer |
| {{company.cellPhone}} | Företagets mobilnummer |
| {{company.email}} | Företagets e-post |
| {{company.ean}} | Företagets ean |
| {{company.cvr}} | Företagets org-nummer |
| {{order.deliveryEmail}} | Installationens e-postadress |
| {{order.deliveryAtt}} | Installations att. |
| {{order.deliveryCity}} | Installations stad |
| {{order.deliveryCellPhone}} | Installations mobilnr. |
| {{order.deliveryPostCode}} | Installations postnr. |
| {{order.deliveryPhone}} | Installations telefon |
| {{order.deliveryAddress}} | Installationsadress |
| {{order.deliveryAddress2}} | Installationsadress 2 |
| {{order.deliveryName}} | Installationsadress namn |
| {{order.contactAtt}} | Kontakt att. |
| {{order.contactCity}} | Kontakt stad |
| {{order.contactEmail}} | Kontakt mailadress |
| {{order.contactCellPhone}} | Kontakt mobilnr. |
| {{order.contactName}} | Kontaktnamn |
| {{order.contactPostCode}} | Kontakt postnr. |
| {{order.contactPhone}} | Kontakt telefon |
| {{order.contactAddress}} | Kontaktadress |
| {{order.contactAddress2}} | Kontaktadress 2 |
| {{order.departmentName}} | Orderavdelning |
| {{order.theirref}} | Order kundens ref. |
| {{order.price}} | Order fast pris |
| {{order.orderName}} | Order rubrik |
| {{order.orderNumber}} | Ordernummer |
| {{order.reqno}} | Order rekv.nr. |
| {{order.endDate}} | Order slutdatum |
| {{order.endTime}} | Order sluttid |
| {{order.startDate}} | Order startdatum |
| {{order.startTime}} | Order starttid |
| {{order.vatPercentage}} | Order moms % |
| {{order.totalVat}} | Order momsbelopp |
| {{order.totalPriceNonVat}} | Order momsfritt belopp |
| {{order.totalPriceExclVat}} | Orderpris exklusive moms |
| {{order.totalPriceInclVat}} | Orderpris inklusive moms |
| {{proposal.expirationDate}} | Offert giltighetstid |
| {{order.link}} | Acceptera offert online |
| {{order.loanLink}} | Orderfinansiering |
| {{order.activities}} | Orderaktivitet |
| {{calculationLines.showPrice}} | Material med pris (ink skatteavdrag) |
| {{calculationLines.hidePrice}} | Material utan pris |
| {{calculationLines.includeTotalPrices}} | Material totaler |