Skapa mallar

En mall används för att skriva generella texter som du ofta använder. Det kan till exempel vara offerttext, eftersom man oftast vill ha ungefär samma formuleringar i de offerter man skickar ut – men med möjlighet att justera dem i varje enskilt fall. Det kan också vara e-post där du använder samma mall när du skickar fakturor via e-post.

På så sätt slipper du skriva om hela offerttexten varje gång du skapar ett nytt erbjudande.

Du kan skapa mallar för följande dokumenttyper:

• Offert
• Orderbekräftelser
• Betalningsvillkor
• Serviceavtal
• Påminnelsetext*
• E-post
• SMS

*Påminnelsetext innehåller juridisk information. Den mall som är markerad som ’Standard’ kommer att infogas i påminnelse-PDF:en under totalbeloppet.

Observera: Det är möjligt att skapa flera mallar för varje kategori.

Du skapar mallarna genom att gå till Kugghjulet → ’Administration’ → ’Mallar’. Därefter klickar du på ’Skapa ny’ och väljer ’Mall’.

Välj därefter vilken typ av mall du vill skapa och ger den ett namn.

Du kan nu ange ett namn på mallen och skriva in det aktuella innehållet.

När du använder din mall, till exempel i en offert, kommer texten att infogas i fältet ‘Offerttext’. Du kan redigera texten för det enskilda erbjudandet direkt inne i ärendet – utan att det påverkar själva mallen.

Det finns även möjlighet att använda dokumentkoder, som är små koder du placerar i dina mallar. När mallen används senare, ersätts dokumentkoderna automatiskt med rätt innehåll. Till exempel kan dokumentkoden {{order.link}} skapa en knapp så att kunden får möjlighet att acceptera ditt erbjudande. Du kan läsa mer om dokumentkoder längre ner på sidan.

När du är nöjd med resultatet klickar du på ‘OK’ – mallen sparas då automatiskt.

När du är på en offert, en order eller e-post kommer din valda standardsmall automatiskt att infogas. Minuba har redan skapat standardsmallar åt dig, som du kan använda som utgångspunkt. När du skapar dina egna mallar har du möjlighet att ange om de ska användas som standard framöver.

För ‘Offert’, ‘Order’ och ‘e-post’ kan du välja vilken mall som ska användas som standard genom att klicka på radioknappen bredvid önskad mall i kolumnen ‘Standard’.

Till: Kontakt, adress, namn
Att: ATT
Angående: Orderrubrik

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Till: Kontakt, adress, namn
Att: ATT
Faktura angående: Orderrubrik

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Till: Kontakt, adress, namn
Att: ATT
Kreditfaktura angående: Orderrubruk

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Till: Kontakt, adress, namn
Att: ATT
Angående: Orderrubrik

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Till: Kontakt, adress, namn
Att:ATT
Angående: Orderrubrik

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Till: Kontakt, adress, namn
Att: ATT
Betalningspåminnelse 1 för Orderrubrik
Vi har konstaterat att vi inte har mottagit det förfallna beloppet. Vi utgår från att det rör sig om ett förbiseende och att det kommer att åtgärdas utan ytterligare dröjsmål. Se bifogad påminnelse.

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Om det har lagts till en anläggning på ordern:

Till: Namn
Angående: Orderrubrik

Det är dags för en servicekontroll av (anläggningsuppgifter) ’Fabrikat’ ’Modell’ med serienummer:

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Om det inte har lagts till någon anläggning på ordern:

Till: Namn
Angående: Orderrubrik

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Till: Kontakt, adress, namn och ATT:
Angående: Orderrubrik

Med vänlig hälsning
Företagsnamn

Dokumentkoder kan användas för att infoga data direkt i dina mallar. På så sätt får du till exempel möjlighet att med koden {{order.contactName}} hämta kundens kontaktperson från själva ordern, så att den automatiskt inkluderas i dokumentet.

Det gör det enklare för dig att anpassa dina dokument till kunden. Du kan till exempel använda dokumentkoder för att infoga arbetsbeskrivningen, adressen där arbetet utförts eller fakturanumret. Kunden får på så sätt den information som är relevant för dem, samtidigt som det förenklar ditt arbete – du slipper lägga tid på att manuellt skriva in rätt uppgifter.

Om du använder dokumentkoden {{order.link}} i dina mallar för offerter, ger du kunden möjlighet att visa och acceptera ditt erbjudande online.

Det gör det enklare för din kund att direkt acceptera ett erbjudande och ger dig mera affärer.

När du använder dig av denna dokumentkoden så infogar du en länk i mallen, den ser ut så här:

När kunden klickar på länken kommer de in på en webbplats där det finns en ”Acceptera offert” -knapp, samt en ”Se dokument” -knapp. Då kan kunden se själva offerten (PDF-fil) och ge sitt godkännande.

Här kan du se ett exempel på vad som presenteras för kunden via knappen i mailet.

Så snart kunden har klickat på 'Acceptera offert', skickas ett e-postmeddelande till ditt företags e-postadress och informerar dig om att kunden har accepterat erbjudandet.