Registrera och rapportera tid i Minuba
Registrera utlägg/traktamente
Om du vill tidsregistrera utlägg eller traktamente så måste du först ha skapat dessa, så du kan använda dem som tidsunderlag. Läs om hur du skapar utlägg/traktamente här!
Om en eller flera dagstilläggstyper (traktamente, utlägg etc.) har skapats, kommer du sedan kunna registrera dessa genom att gå till ’Min plan’ eller ’Min tid’. Där finner du ett fält högst upp varje dag där man kan lägga till dagstillägg.
Härifrån klickar du på ’+’-ikonen som du ser högst upp till höger under varje enskild dag. Klicka på plus för för den dag du vill registrera utlägg/traktamente och du kommer då få upp en ruta där du får välja vilken typ av aktivitet det är, om den är kopplad till en order osv. Se bild nedan. Beroende på vilken typ som väljs, kan man ange belopp (utlägg) eller antal (km). Vissa typer, såsom traktamente, kan bara registreras en gång per dag.
Registreringarna visas högst upp i kalendern och kan redigeras om de inte har lämnats in/godkänts genom att klicka på dem. Dessa registreringar kommer att vara gröna om de är kopplade till en order, medan andra registreringar är Minuba-röda. Om en registrering har lämnats in kommer den att vara grå.
Registreringar med en bifogad bilaga markeras med en liten ikon på registreringen och visas i tabellen till höger på sidan av ’Min tid’.
När en registrering väl har godkänts kommer den att vara vit och inte redigerbar. Om det är inställt att exportera utlägg till bokföringssystemet och export av de aktuella utläggen saknas, kommer den att markeras med röd text. Den kan därefter exporteras individuellt genom att öppna registreringen.
Vid extrahering av tidrapporter till CSV-filer (Excel) kommer alla registreringar att inkluderas om utläggstypen är markerad med ”Inkludera i löneavdrag” under Kugghjul > Administration > Arbetstid, tillägg och frånvarotyper.
Det är också möjligt att lägga till en bilaga till registreringarna. För att det ska vara möjligt måste det först ställas in under Administration > Typer av arbetstid, utlägg, tillägg och frånvaro m.m.
Här ska det beslutas om utlägget ska vara en av tre saker:
- Medarbetaren behöver varken ange belopp eller antal
- Här kommer det aktuella materialet att vara grund för utlägget.
- Medarbetaren måste ange ett antal
- Här kommer det aktuella materialet att vara grund för utlägget multiplicerat med det angivna antalet.
- Här kan man också avgöra om utlägget ska vara inklusive eller exklusive moms.
- Medarbetaren måste ange ett belopp
- Här kan medarbetaren själv ange exakt hur mycket som har lagts ut.
För alla val kommer det aktuella materialets påslag att gälla för påslaget på utlägget, om det är orderrelaterat.
Det ska även avgöras om utläggen ska kunna innehålla en bilaga eller inte.
Därefter kommer det att vara möjligt att lägga till bilagor till de aktuella utläggen.
Om dessa utlägg behöver göras när du är på språng kan du göra det i appen under ”Min tid” genom att klicka på plusikonen och sedan på ”Dagstillägg”.
Du kan även göra det direkt via en order, på precis samma sätt.
Här är det sedan möjligt att bifoga en bild från telefonen eller ta en bild på det aktuella kvittot och bifoga utlägget om utläggstypen är inställd på detta i administrationen.
Se bilaga för utlägg på arbetskortet
När utlägg är registrerade med en kopplad order kommer de att läggas i tidsregistreringstabellen, där arbetstid, tillägg och utlägg visas. Här är det också möjligt att se eventuella bifogade bilagor till utläggen.
För att kunna se den bifogade bilagan för utlägget på arbetskortet under ”Registreringar från tidrapporter” krävs det att fältet ”bifogad” är vald. Detta väljs genom att klicka på knappen med de tre strecken längst till höger > Välj fält > Markera ”Bifogad”.
Ta bort flera tidsregistreringar samtidigt.
Om du av misstag har registrerat hela dagar och satt ett datum för långt fram så att du har registrerat för flera veckor istället för dagar, kan du ta bort flera registreringar på en gång. Gå till Planering, välj att visa 28 dagar, håll ner Ctrl-tangenten och klicka och dra för att markera registreringarna (de får en svart ram runt sig). Tryck sedan på Delete för att ta bort alla markerade registreringar samtidigt. Upprepa processen tills alla felaktiga registreringar är borttagna.
Lämna in din timrapport
Under Min Tid i Minuba kan du se alla planerade och rapporterade tider för alla (eller bara dig) som registrerar tid i företaget.
Här kan du också lämna in din tidrapport. Se till att tidsregistreringarna du vill lämna in har blivit utförda (realiserade/rapporterade).
Om det finns tid som ännu inte har blivit rapporterad så ser du det genom att en varningssymbol syns bredvid Inlämning, tryck på knappen så öppnas en gardinmeny där du kan välja på :
Inlämning – Skicka in dina timmar
Godkänn – Godkänn inlämnade timmar
Radera godkännande – Radera tidigare godkännande, detta låser upp tidigare godkända timmar för redigering (det raderar inga timmar)
Tryck på Inlämning så öppnas fönstret där du kan se vad du lämnar in:
Här kan du även ange om du vill få en rapport at de inlämnade timmarna via epost, som standard används din epost du använder i Minuba. Det rekommenderas att du anger din privata mail här.
Tryck på Inlämning så har du skickat in dina timmar för denna gången!
Som administratör kan du sedan se en översikt över alla rapporterade timmar i Minuba om du önskar där du även har möjlighet att exportera dessa. Detta gör du via Kugghjul > Timkort. Läs mer om att godkänna tidrapporter och exportera timkort här!
Lämna in via appen
