Så här hanterar du arbetskort och din tidrapport i appen

Skapa offert eller order från kundlistan

Du kan enkelt skapa nya offerter och ordrar direkt från kundlistan i Minuba. Klicka på de tre horisontella strecken uppe i vänstra hörnet och välj Kunder.
Tryck på den kund som ska kopplas till ordern och klicka sedan på plustecknet nere i högra hörnet.

 

Härifrån har du möjlighet att antingen skapa en offert eller en order med den aktuella kunden kopplad.

 

Lägg till dokumentation i ett orderutkast.

Det är också möjligt att lägga till dokumentation i ett orderutkast. Här klickar du på ’Dokumentation’ och lägger till det material du önskar. Det kan vara bilder, filer eller anteckningar som ska kopplas till ordern.

 

Du kan lägga till timmar i ett orderutkast om du har aktiverat detta i dina företagsinställningar under sektionen Registreringar. Det gör att du kan registrera tid direkt på orderutkastet innan det omvandlas till en order.

Om du ska registrera material måste orderutkastet först godkännas så att det omvandlas till en order. Det är först efter godkännandet som du får tillgång till att lägga till material på arbetskortet.

Lägg till anteckningar, material, timmar och tilläggsarbete på en order.

Längst ner på skärmen kan du klicka på ’+’-ikonen och få möjlighet att lägga till:

• Anteckningar
• Materiel
• Tidsregistrering
• Dokumentation
• Anläggningar
• Extra arbete
• Utlägg, traktamente

Anteckningar

Klicka på ”Anteckningar”, så kommer du till en sida där du kan välja om det ska vara en orderanteckning eller en kundanteckning. Du kan också välja om noteringen ska vara synlig för alla, eller om endast medarbetare med rollen Fakturering får se anteckningen

Själva texten skriver du i fältet ”Anteckningar”.

Material

Under ”Material” kan du registrera material genom att antingen söka efter befintliga material eller genom att skanna materialnumret. Du kan också göra en manuell inmatning utan att söka fram ett material, om du t.ex. inte har det registrerat i förväg.

För att ändra momsen på materialet trycker du på fältet ”Moms”. Därefter visas en lista där du kan välja mellan de aktiva momskoderna.

Tidregistrering

När du registrerar tid ska du se till att fylla i och välja:

• Datum
• Start- och sluttid
• Registreringstyp (arbetstid / frånvaro)
• Arbetskort
• Arbetstyp  (om det är obligatoriskt)
• Evt anteckningar

 

 

Godkänn en order i appen och skicka till kund

När du godkänner din offert eller order från Minuba-appen kan du välja om offerten eller orderbekräftelsen ska skickas till din kund.
Det gör du genom att klicka (aktivera) knappen vid ’Skicka till kund’ och sedan trycka på ’Godkänn’.

 

 

Tilläggsarbete

Det är också möjligt att skapa tilläggsarbete i Minuba-appen.

När du klickar på ”Tilläggsarbete” i rullgardinsmenyn under ’+’-ikonen, kommer du att navigeras till följande vy:

Prissätt ditt arbete

Du kan läsa mer om prisgrundlag via denna guide

Om du i appen behöver ändra prisunderlag på en order eller skapa en ny order med en specifik prismodell, kan du göra det enligt följande:

På ny order

När du skapar en ny order i appen kan du välja prisunderlag i steg 3 av 4 under rubriken ’Faktureras efter’.

 

På befintlig order

Om du vill ändra prisunderlag på en befintlig order eller arbetskort kan du gå in på ordern/arbetskortet och leta upp sektionen ”Beskrivning”. Under ’Beskrivning’ finns en pennikon som gör det möjligt att redigera ordern eller arbetkortet. I redigeringsläget går du till ”Arbetsplan”, där du kan välja önskat prisunderlag.

Överblick och snabbare navigering

Med hjälp av menyn högst upp i appen på ditt arbetskort kan du enkelt och snabbt navigera mellan de olika avsnitten: ”Order”, ”Material”, ”Timmar”, ”Kvalitet” och ”Faktura”. Vilka avsnitt du ser i navigationsmenyn beror på vilken roll du har i Minuba. När du har gått igenom hela ditt arbetsflöde är du redo att fakturera.

Från offert till fakturering med några få klick

 

Genom att klicka på en av pilarna i navigationsmenyn kommer du snabbt in i en sektion där du kan registrera dina kostnader eller fylla i information. För att lägga till något nytt, till exempel material, klickar du på ’+’-ikonen längst ner på skärmen.

Uppe i det högra hörnet, under de tre horisontella strecken, har du också tillgång till ’Handlingar’, oavsett var du befinner dig i appen. Härifrån kan du också se och lägga till allt du behöver.

Tillgång till all information på arbetskortet

När du har öppnat arbetskortet trycker du på menyn uppe i högra hörnet (de tre horisontella strecken). Därefter kan du välja den önskade sektionen.

Redigera adresser på en order

När du är inne på ett arbetskort trycker du på pennikonen bredvid kundens namn.

Därefter kan du redigera de adresser som finns på arbetskortet genom att välja den typ du vill justera, till exempel kontaktadress, faktureringsadress eller installationsadress.

Skapa ny adress

För att skapa en ny adress väljer du ’skapa ny’ i listan över adresser av den aktuella typen.

Därefter trycker du på ’Spara’ för att spara dina ändringar.

 

Överför material från inköpsfaktura till arbetsorder

Du får tillgång till dina inköpsfakturor genom att klicka på de tre horisontella strecken i det övre vänstra hörnet och därefter på ”Inköp” i menyn.

Du kommer nu till en lista över alla dina inkomna inköpsfakturor från dina leverantörer och grossister. Klicka på den inköpsfaktura som du vill överföra till din arbetsorder.

 

Du kommer nu in på inköpsfakturan och kan se fakturaraderna.

Här kan du välja att överföra alla rader från fakturan till ett öppet arbetskort. Observera att priserna beräknas utifrån företagets påslagsinställningar och först anpassas efter orderns specifika kundinställningar vid överföringen.

Om du klickar på Fakturadetaljer högst upp får du också möjlighet att se information om fakturan. Här kan du även klicka på ”Visa faktura” för att se själva fakturan.

Så här kan du överföra dina inköp till en öppen order i appen, så att du får rätt påslag på dina material.

Ladda upp och hantera bilder och dokumentation

Välj vilken order du vill lägga till bilder eller dokumentation på. Tryck sedan på ’+’-ikonen längst ner på skärmen och välj ”Dokumentation”.

Därefter kommer följande vy att visas.

 

Här väljer du om du vill ladda upp en bild eller ett dokument från ditt album. Du kan också välja att ta en bild direkt via appen.

Därefter klickar du på ’Skapa’ längst ner på skärmen.

Dokumentation i mappar

Om du vill att dokumentationen ska läggas i en mapp eller skapa en ny mapp för dokumentet, klickar du på de tre strecken bredvid dokumentet och väljer ”Redigera” i menyn. Därefter kan du placera dokumentet i en befintlig mapp eller skapa en ny mapp för det. Kom ihåg att spara.

 

Sök i dokumentation i appen

Du har möjlighet att söka i dokumentationen i fältet ovanför listan med din dokumentation.

Här kan du söka efter:

• Filnamn
• Beskrivning
• Mappens namn
• Användarnamnet på den person som har laddat upp dokumentationen.

När du söker efter dokumentation visas antalet filer som matchar ditt sökkriterium.

 

Skicka dokumentation direkt till kunden

För att skicka bilder och dokumentation från appen öppnar du den ordern det gäller. Klicka på de tre horisontella strecken uppe till höger och välj ”Dokumentation” i menyn.

Därefter trycker du på knappen ”Skicka dokumentation” längst ner på skärmen.

Nu kan du välja vilka filer du vill skicka genom att markera kryssrutan vid de önskade filerna. När du har gjort ditt val visas knappen ”Välj”, där du kan ändra mottagarens e-postadress och redigera innehållet i meddelandet. När allt är klart klickar du på ”Skicka dokumentation”.

Registrera timmar

Du kan löpande registrera din förbrukning och lägga till dina timmar på ditt arbetskort i appen. Detta gör att dina timmar både kan faktureras till kunden och samtidigt utgör underlag för din tidrapportering inför löneutbetalning.

 

Via ’Min tid’

Under ”Min tid” kan du se dina tidregistreringar i din kalender. För att registrera dina timmar trycker du bara på den dag i kalendern som du vill registrera tid på, eller på ”+”-ikonen nere i högra hörnet.

Du får nu möjlighet att redigera din tidregistrering med klockslag, lägga till tillägg och välja vilken arbetsorder tiden ska registreras på.

Du kan också markera registreringen som ”Planerad tid” istället för registrerad tid. Detta är avsett för internt bruk, så att du vet att du är bokad den dagen. Tiden registreras inte på arbetsordern, eftersom det är en ”Icke-orderrelaterad” registrering och därför inte ska faktureras.

När du har fyllt i informationen klickar du på ”Spara”. Tidsregistreringen kommer nu att visas i din kalender.

Via ’Arbetskortet’

Du kan också registrera dina timmar direkt från ett arbetskort. När du är inne på din arbetskortet trycker du på ”+”-ikonen längst ner på sidan och väljer ”Tidsregistrering”.

Du får nu möjlighet att redigera din tidsregistrering genom att ange datum, klockslag och lägga till eventuella tillägg.

Via Extra Arbete

När du ska registrera timmar på ett tilläggsarbete gör du följande:

Klicka på ordern och därefter på ”+”-ikonen längst ner på sidan och välj ”Tidsregistrering”.

Under ”order” klickar du på pilen och får därefter möjlighet att välja ditt tilläggsarbete. Nu kan du redigera din tidsregistrering genom att ange datum, klockslag och eventuella tillägg.

Tidssammanställning

Under ”Min tid” kan du se en sammanställning av dina registrerade timmar per dag högst upp i kalendern. På så sätt kan du snabbt kontrollera om du har registrerat rätt antal timmar.

Om du till exempel har 2 registreringar kommer en sammanställning av timmarna synas där.

Visa en hel arbetsvecka åt gången i kalendern

När du är inne på ”Min tid” och vrider din telefon eller surfplatta från stående (porträtt) till liggande (landskap) visar kalendern en hel arbetsvecka (måndag till fredag).

 

 

Se andras tidregistreringar

För att kunna se andras tidregistreringar måste du vara begränsad användare och ha rollen ”Visa planering”.

Under de tre horisontella strecken uppe i vänstra hörnet klickar du på ”Min tid” i menyn.

Nu är du inne i din kalender. Här klickar du på pilen bredvid ditt namn och därefter på ditt namn i popup-rutan.

Därefter visas en lista över medarbetare vars kalendrar du kan få åtkomst till genom att markera deras namn.

Om du tillhör en avdelning kan du endast se de medarbetare som tillhör samma avdelning som du. Om ditt företag inte har några avdelningar kan du välja samtliga medarbetare.

Så här använder du Extra arbete

Den här korta guiden hjälper dig att komma igång med att använda Extra arbete i appen. Syftet med extrarbete är att kunna skapa deluppgifter under huvudordern. Detta är särskilt användbart om man har avtalat ett fast pris för huvudordern men samtidigt vill debitera tilläggsarbetet baserat på faktisk förbrukning på samma faktura.

Skapa Extraarbete till arbetskortet

Som nämnt tidigare i artikeln skapar du ett extraarbete på en huvudorder genom att klicka på plus-knappen nere i högra hörnet och välja ”Extraarbete” i menyn.

När du har gett ditt extraarbete ett namn och en beskrivning trycker du på ”Spara”, och därefter är ditt extraarbete skapat.

 

Färdiggör Extraarbete

När du vill ändra status på ditt extraarbete klickar du på redigeringsikonen (pennan) till höger.

Nu får du möjlighet att ändra status på uppdraget samt justera namn och beskrivning om det behövs. Observera att om du markerar en arbetsorder med tilläggsarbete som avslutad, kommer alla tillhörande orders som är extraarbeten också att avslutas.

Registrera material på extraarbete

Du registrerar material på samma sätt som du registrerar material på en vanlig order. Den enda skillnaden är att du måste vara uppmärksam på fältet där du väljer vilket specifikt uppdrag (huvudorder eller extraarbete) du registrerar materialet på.

 

 

För att lägga till materialet på ditt tilläggsarbete avslutar du genom att klicka på ”Lägg till och avsluta”.

 

Registrera tid på extraarbete

Du registrerar tid på extraarbete på samma sätt som du registrerar tid på huvudordern. Kom ihåg att du alltid kan söka på ordernumret för att hitta tillhörande tilläggsarbeten. Prova gärna att söka efter ordernummer eller ordernamn för att snabbt hitta rätt uppdrag.

 

Använd budgetfunktionen när du är på språng

Om ni har aktiverat och konfigurerat er budgetmodul kan ni välja budgetposter när ni registrerar material på arbetsorder med en aktiv budget.

Det kommer då att finnas möjlighet att välja vilken budgetpost registreringen ska kopplas till.

Om du söker upp ett material som har en standardbudgetpost kommer standarden automatiskt att användas.

Skicka faktura

Om du har slutfört ditt arbete hos en kund och är redo att fakturera kan du välja att fakturera direkt från appen.

Funktionen heter ”Avsluta och fakturera”. Denna funktion visas när din arbetsorder har status ”Pågår”.

Du får möjlighet att redigera fakturan och skriva ut ett fakturautkast som en PDF för att se hur fakturan kommer att se ut. Du kan även göra ändringar i fakturaraderna innan du skickar den till kunden.

Om du trycker på en rad kan du redigera detaljerna.

När du har gjort dina ändringar godkänner du fakturan.

Du kan antingen välja att godkänna och skicka fakturan till din kund direkt, eller att godkänna och skicka fakturan vid ett senare tillfälle. Dessutom kan du välja om fakturan ska skickas som kopia (CC) till dig själv eller till andra e-postadresser.

Avsluta och fakturera gör följande:

• Avslutar arbetskortet
• Skapar och godkänner en slutfaktura
• Skickar fakturan till kunden via e-post (förutsätter att ni har er egen e-postfakturamall)
• Visar fakturan på din mobil
• Det är endast möjligt att avsluta och fakturera om ordern minst är markerad som ”Pågår”
• Du måste vara administratör eller ha faktureringsrollen

Om du får upp följande ruta när du försöker skicka en faktura behöver du logga in i webbapplikationen och gå till Kugghjulet -> ”Administration” -> ”Mallar”.

 

 

Inne i ”Mallar” klickar du på knappen ”Skapa ny” uppe i högra hörnet och väljer ”Mall” för att skapa en ny mall. Om du redan har en e-postmall för fakturering ska du ställa in den som standard.

Om det har blivit ett fel i en registrering som har kommit med på fakturan kan ni låsa upp den via ”Låsta rader”.

Kreditera en faktura

Vid kreditering förstås att ett nytt kreditnotautkast skapas baserat på en godkänd faktura. Antalet på fakturaraderna får då ett omvänt tecken, så att det totala beloppet på kreditnotan kan dras av från den godkända fakturan. Detta gör att kundens utestående belopp blir noll.

För att kreditera en faktura från appen ska du först klicka på de tre horisontella strecken uppe till höger och därefter välja ”Fakturering”.

På den sidan visas en lista över godkända fakturor. Om du trycker på en faktura fälls en lista med alternativ ut. Här kan du välja att kreditera fakturan. När du trycker på ”Kreditera faktura” skapas ett kreditnotautkast.

Därefter kan du godkänna kreditnotan. Redigering och godkännande av kreditnotan görs på samma sätt som vid fakturering i appen. Observera att det finns en separat e-postmall för godkännande av kreditnotor, och den måste vara skapad och inställd som standard för att godkännandet av kreditnotor ska fungera från appen.