Tidrapporter

Alla dina medarbetares tidrapporter är samlade på ett ställe, som du har tillgång till om du är administratör i Minuba.

Överblicken ger dig en tydlig bild av dina medarbetares registrerade arbetstid, sjukfrånvaro, övertid, jourutryckningar m.m. Tidrapporterna visar dessutom när medarbetarna senast har lämnat in eller fått sina tidrapporter godkända. Detta är viktig information för den som hanterar löner och till exempel ska exportera tidrapporterna till ett lönesystem. Du har även möjlighet att välja vilken period och avdelning du vill se timmarna för.

Om du behöver en mer detaljerad inblick i de registrerade timmarna  till exempel vilka datum eller ordrar de är kopplade till, kan du med fördel exportera listan som ett Excel-ark eller som PDF.

Du hittar tidrapporterna genom att klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet och välja 'Timkort'.

Du väljer själv den tidsperiod du vill titta på i verktygsfältet ovanför listan med tidrapporter. Summan av timmarna beräknas utifrån den valda perioden, så att du kan se förbrukade timmar per månad eller för en löneperiod.

Du kan filtrera visningen av timmar beroende på om medarbetarens timmar är inte inlämnade, inlämnade, godkända eller exporterade. Om du aktiverar alla fyra filter ser du alla registrerade timmar. Om du endast väljer att visa godkända timmar, visas en summering av just de timmar som har godkänts av en administratör fram till det slutdatum du valt och som ännu inte har exporterats.

Om du bara vill se timmar för en specifik avdelning kan du välja vilken avdelning du vill filtrera på. Alla medarbetare i den valda avdelningen visas i listan, medan medarbetare utanför avdelningen döljs.

Avdelningar är användbara om du till exempel hanterar både månadslön och timlön i samma företag.

Om du behöver mer detaljerad information från en tidrapport än vad som visas direkt i Minuba, till exempel en specifikation per dag, kan du exportera tidrapporterna till ett Excel-ark eller som PDF.

Detta gör du från sidan 'Timkort', som du hittar under kugghjulet.

Detta ger dig större möjlighet att sortera och filtrera timmarna utifrån datum, medarbetare eller order, vilket ger dig en djupare inblick i arbetstiden.

Om du har valt att endast exportera godkända timmar får du möjlighet att markera de exporterade timmarna som ”exporterade”. Detta gör att du kan filtrera bort dem nästa gång du exporterar tid, så att de inte av misstag inkluderas dubbelt i ett löneunderlag.

Du kan även exportera tidrapporterna till olika lönesystem, så att Minuba fungerar som underlag för löneutbetalning i ditt lönesystem.

Läs mer om löneintegrationer här.

När du exporterar tidrapporter i Minuba kan du välja mellan Excel och PDF. Excel låter dig sortera och filtrera, medan PDF är lämpligt för att skicka till medarbetare. Om endast en person behöver ett utdrag, söker du på medarbetarens namn för att visa enbart dennes timmar.

Periodsammanställning ger dig en översikt över varje medarbetares tid inom den valda perioden. Du får med alla typer av arbetstid, tillägg och frånvaro som kolumner, så att du kan se hur tidsregistreringarna är fördelade.

Dagsammanställning ger dig en översikt över varje medarbetares registrerade arbetstidstyper per dag.

PDF ger dig en samlad PDF-fil för alla dina medarbetare och deras tidrapporter. PDF:en innehåller både en sammanställning av timmarna för en viss period samt en specifikation av order- och icke orderrelaterade timmar, arbetstidstyper, tillägg, utlägg och frånvaroregistreringar.

Du kan välja om du vill visa varje enskild frånvaroregistrering i en lista eller endast en översikt över varje typ av frånvaro.

PDF per tidregistrering ger dig en samlad PDF-fil för alla dina medarbetare, där varje registrering är specificerad. Detta ger dig en mycket detaljerad inblick i varje medarbetares individuella tidregistreringar.

I vissa fall kan det vara nödvändigt att justera en medarbetares tidssaldo, till exempel om övertid betalas ut och saldot därefter behöver korrigeras.

När du för muspekaren över en medarbetare visas knappen 'Saldo' under kolumnen 'Handlingar'.

Du kan nu välja vilket datum ändringen ska gälla från, se aktuell flextidssaldo och antingen ange en ändring eller sätta ett nytt saldo. Du kan även skriva en kommentar, till exempel ”10 timmar utbetalda”.

OBS! När du väljer Datum för ändringen är det viktigt att komma ihåg att du anger slutsaldot för det datum du valt. Om ändringen ska gälla från måndag morgon, ska du alltså välja söndagens datum.

För att hitta en medarbetares tidssaldo klickar du på Kugghjulet → Timkort.

Om du vill justera saldot för en redan godkänd tidrapport gör du det genom att klicka på knappen 'Saldo' vid medarbetarens namn och markera rutan Justera saldo för godkända tidrapporter.

Om denna inställning är aktiverad kommer systemet automatiskt att ta bort godkännandet av tidrapporten, genomföra den önskade saldoändringen och därefter godkänna tidrapporten igen. Ändringen loggas även i medarbetarens historik.

På så sätt slipper du manuellt ta bort och åter godkänna tidrapporter via 'Min tid' varje gång du behöver justera en medarbetares saldo.

Medarbetare kan automatiskt få sina godkända tidrapporter skickade till sig varje vecka, var fjortonde dag eller varje månad. De godkända tidrapporterna skickas till den e-postadress som användaren är registrerad med i systemet, och utskicket sker i samband med att rapporten godkänns.

OBS! För att medarbetaren ska kunna öppna sin tidrapport måste hen vara registrerad med en giltig e-postadress som hen har tillgång till.

Under Företagsinställningar (i avsnittet Registreringar) väljer du om tidrapporter ska skickas varje vecka, var fjortonde dag eller varje månad.