Skapa ett serviceavtal

Börja med att klicka på ‘Serviceavtal’ i menyn.

I översikten för serviceavtal kan du skapa och hantera dina serviceavtal samt skapa ordrar som genereras av serviceavtalen.

Under serviceavtalet kan du även ange vilken ordertyp avtalet ska skapa order med. Det innebär att när du gör ett utdrag eller en utsändning från serviceavtalet kommer ordertypen automatiskt att anges på ordern.

Om du har många serviceavtal från ett tidigare system i ett Excel-ark kan du importera dessa till din Minuba genom att gå till 'Serviceavtal' -> 'Importera'.

Här ombeds du att ladda upp Excel-filen och därefter anpassa den så att varje kolumn i Excel-arket matchar en kolumn i Minuba.

Det finns fem kolumner som måste fyllas i för att kunna importera serviceavtal framgångsrikt:

• Kundnummer
• Serviceavtalsnummer
• Namn på serviceavtalet
• Datum för nästa service
• Serviceintervall

Under "Utökade inställningar" ska du ange vilken standard ordertyp serviceavtalen ska ha. Om du inte har en ordertyp som motsvarar den som dina serviceavtal ska använda, måste du först skapa denna ordertyp innan du importerar serviceavtalen.

När du har valt vilka fält de enskilda kolumnerna ska placeras i, ska du klicka på 'Spara och ladda in' uppe i högra hörnet. Om det finns rader med fel kommer en ruta att visas med en förklaring om vilka rader som innehåller fel.

Dina serviceavtal kommer därefter att laddas in och du kommer att kunna se dem i serviceavtalslistan.

Observera! Importen av serviceavtal kräver att kunden med det angivna kundnumret redan är registrerad i Minuba, eftersom importen inte kan skapa nya kunder. Det innebär att om serviceavtalen hänvisar till nya kunder måste du först göra en kundimport.

Du kan läsa mer om hur du importerar kunder här.

Under "Servicebeskrivning" anger du ramarna för hur ditt serviceavtal ska fungera. Precis som vid vanliga order måste du koppla serviceavtalet till en ordertyp och lägga till en serviceöverskrift, som kommer att överföras till varje enskild order som skapas utifrån det aktuella serviceavtalet.

Det är också möjligt att fylla i en generell arbetsbeskrivning som följer med alla skapade ordrar. Därefter anger du "Senaste servicetillfälle", "Nästa servicetillfälle" och "Serviceintervall", vilket hjälper dig att fastställa hur ofta och när framtida serviceordrar ska skapas.

Om det finns en anläggning kopplad till serviceavtalet kan du skapa den här, eller välja en redan existerande anläggning. Du kan också välja att inte koppla någon anläggning till serviceavtalet. Utöver detta fungerar serviceavtalet som en vanlig order, där du kan ha fasta material och kvalitetssäkringsdokument.

När du skapar en order via ett serviceavtal är det en serviceorder. Dessa serviceordrar har en funktion som hjälper dig att hålla koll på vad som gjordes vid det senaste besöket och vad du ska komma ihåg att göra vid nästa besök.

I sektionen "Serviceavtal" på en serviceorder kan du se vilket serviceavtal ordern är kopplad till.

Du kan också gå till föregående serviceorder om du behöver hitta dokumentation från det senaste servicebesöket. Du kan även gå till nästa serviceorder för att lägga in eventuella registreringar eller liknande.

Om du bara vill lämna ett kort meddelande till nästa besök kan du använda "Meddelande till nästa serviceorder". Det visas på arbetskortet när du klickar på "Redigera" i sektionen "Serviceavtal", och meddelandet kommer då att synas på nästa serviceorder.

Du kan koppla material till ett serviceavtal i avsnittet 'Material', så att dessa material automatiskt registreras på en order vid en service eller -utrop.

I avsnittet "Orderbekräftelse" kan du välja bland dina befintliga mallar för serviceavtal. På så sätt kommer alla serviceorder att ha samma innehåll i sina e-postmeddelanden med orderbekräftelse.

Om du istället vill skapa en e-posttext som endast gäller för detta serviceavtal, kan du välja att anpassa en kopia av en mall genom att klicka på knappen "Anpassa mall (kopia)", eller börja med en tom sida genom att klicka på knappen "[Välj mall]".

Dessa texter kommer inte att uppdateras om du gör ändringar i dina mallar.

Se hur du skapar dina mallar här.

Under varje anläggning visas en lista över de anteckningar som är kopplade till anläggningen. Här kan du lägga till anteckningar, visa befintliga anteckningar och även välja att visa raderade anteckningar.

Anteckningarna kommer att visas på alla de order där anläggningen är kopplad, så alla medarbetare som är kopplade till dessa order har möjlighet att skapa, redigera och ta bort anteckningar (raderade anteckningar kan fortfarande visas).

Du kan se täckningsgraden för ett serviceavtal högst upp på sidan, där Minuba automatiskt beräknar förhållandet mellan dina totala intäkter och kostnader för alla tillhörande arbetsordrar – även de som har avvisats. Beräkningen inkluderar registrerade timmar och material som kostnader och jämför dem med fakturerade och förväntade belopp exklusive moms som intäkter. Detta ger dig en tydlig ekonomisk översikt över lönsamheten för dina långsiktiga serviceavtal.

Du kan läsa mer om hur täckningsgraden beräknas för individuella ordrar här.

Du avslutar ett serviceavtal genom att neka en eventuell order som inte ska utföras. Detta påverkar inte tidigare arbete, eftersom varje servicetillfälle ligger som separata order.

Du kan neka en order både i webbapplikationen och via appen.

Du nekar en order genom att öppna arbetskortet för den aktuella ordern. I processlinjen högst upp på arbetsordern klickar du på processpilen "Påbörja" och väljer 'Avvisa" i menyn.

Ange i fältet "Kommentar" varför ordern avvisas och bekräfta genom att klicka på "OK". Ordern och alla framtida serviceordrar är nu avvisade och den avvisade ordern kommer att finnas tillgänglig i arkivet.

Du avvisar en order genom att öppna arbetskortet för den aktuella ordern. Klicka på statusfältet högst upp på arbetsordern och välj "Avvisa" i menyn som öppnas.

Ange i fältet "Beskrivning" varför ordern avvisas och godkänn genom att klicka på "OK". Ordern och alla framtida serviceorder är nu avvisade.

Om du inte längre vill skapa fler uttag eller utrop på ett serviceavtal, kan du välja att avaktivera serviceavtalet.

Du avaktiverar ett serviceavtal genom att hålla muspekaren över det aktuella serviceavtalet. Därefter håller du muspekaren under "Handlingar" och klickar på "Avaktivera".

När du klickar på "Avaktivera" kommer följande ruta att visas:

Rutan visar hur många aktiva order du har på serviceavtalet och vad avtalet heter. När du klickar på "OK" kommer serviceavtalet att avaktiveras.

När ett serviceavtal har avaktiverats kan du inte längre göra uttag eller utrop på avtalet, men du kan fortfarande redigera informationen i det.

De avaktiverade serviceavtalen visas i sektionen "Inaktiva serviceavtal".

Om du ångrar avaktiveringen kan du välja att återaktivera serviceavtalet genom att klicka på knappen "Aktivera".

När serviceavtalet har återaktiverats kan du återigen göra utrop och skapa ut.