Att skicka en e-faktura innebär mer än att bara skicka en faktura som en bilaga i ett e-postmeddelande. Det är en automatiserad process där fakturainformationen överförs elektroniskt från ett företags faktureringssystem till kundens system. Att skicka e-fakturor gör faktureringen mer effektiv och minimerar risken för fel.

Vad är en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura, ofta kallad e-faktura, är en faktura som skickas och tas emot elektroniskt. Trots att den skickas elektroniskt innehåller den samma information som en traditionell pappersfaktura och måste uppfylla samma krav. Detta inkluderar uppgifter som företagets namn, adress, fakturanummer, beskrivning av varor/tjänster, priser och betalningsvillkor.

Den främsta skillnaden är att e-fakturan skickas genom automatiserade system, vilket ofta kräver ett PEPPOL-ID eller GLN-nummer, särskilt när man handlar med offentliga myndigheter.

Vad är PEPPOL/GLN och vad används det till?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) är ett standardiserat nätverk för elektroniska inköp och fakturering inom EU. Ett PEPPOL-ID eller GLN-nummer används för att identifiera offentliga myndigheter och företag. Om du vill skicka en e-faktura till en offentlig myndighet behöver du deras PEPPOL-ID eller GLN-nummer. Detta nummer säkerställer att fakturan behandlas korrekt och effektivt av mottagarens elektroniska system.

Guide: Så skickar du e-fakturor

Att skicka en e-faktura kan verka komplicerat i början, men med rätt vägledning blir det enkelt. Här är en steg-för-steg-guide för att skicka dina fakturor elektroniskt:

1. Förberedelse: Se till att du har all nödvändig information för fakturan. Detta inkluderar dina företagsuppgifter, kundens uppgifter och det specifika PEPPOL-ID eller GLN-numret om det är relevant.
2. Välj ett faktureringsprogram: Använd ett program som Minuba som stödjer e-fakturering. Detta säkerställer att alla krav för e-fakturor uppfylls.
3. Skapa fakturan: Ange all nödvändig information i faktureringsprogrammet. Kontrollera noga att alla uppgifter är korrekta.
4. Välj “Skicka som e-faktura”: När fakturan är klar, välj alternativet för att skicka den som en e-faktura.
5. Bekräfta och skicka: Efter att ha granskat alla uppgifter och säkerställt att allt är korrekt, kan du skicka fakturan. Den skickas nu elektroniskt till mottagaren utan ytterligare åtgärder från din sida.

Det kan verka som en lång process, men med tiden blir det en rutin som kan spara dig både tid och pengar.

Samarbetet mellan Minuba och docTech möjliggör e-fakturering. Läs mer här!

Fördelar med e-fakturering

När du har skapat din faktura och ska skicka den finns det flera fördelar med att skicka den som en elektronisk faktura:

• Färre fel: Med automatiserade system minskar risken för mänskliga fel, vilket innebär att rätt faktura alltid skickas till rätt mottagare.
• Snabbare process: Utan behovet av att skriva ut, kuvertera eller skicka fysiska fakturor kan du spara tid och få betalning snabbare.
• Ökad säkerhet: E-fakturor riskerar inte att försvinna i posten eller levereras till fel adress. Dessutom skyddas de av digitala säkerhetsprotokoll.
• Miljövänligt: Genom att undvika pappersfakturor minskar du ditt företags pappersanvändning och bidrar till en mer hållbar affärsverksamhet.

E-fakturering är inte bara en modern lösning utan också en effektiv och säker metod för att hantera företagets fakturering.

Viktigt för fakturering till landsting och kommun

När du fakturerar till landsting och kommun i Sverige är e-fakturering ett krav. Det innebär att alla fakturor till dessa offentliga institutioner måste skickas elektroniskt. Detta krav är en del av arbetet med att effektivisera och modernisera den offentliga sektorn. Se till att ditt faktureringssystem är anpassat för att skicka e-fakturor och att du har tillgång till de nödvändiga PEPPOL-ID eller GLN-numren för att säkerställa korrekt och snabb hantering av dina fakturor.