Så använder du Anläggning i Minuba

Denna artikel beskriver hur du jobbar med anläggning på datorn samt i appen.

• Anläggningsuppgifter
• Anläggningar på ett arbetskort på datorn
• Skapa ny anläggning på webben
• Här används anläggning
• Ange en kontrollrapport (kvalitetssäkring) på en anläggning på ett arbetskort
• Få en överblick över orderrelaterade kvalitetssäkringsdokument
• Översikt över dina anläggningar i appen
• Skapa ny anläggning i appen
• Anläggningar på arbetskort i appen
• Lägg till en anläggning på ett arbetskort
• Ta bort en anläggning från ett arbetskort
• Skapa en ny anläggning från ett arbetskort
• Skapa order från en anläggning
• QR-koder på anläggningar
• Historik för kopplade ordrar
• Orderrelaterade kvalitetssäkringdokument i Appen

Anläggningsuppgifter

För att hitta alla dina anläggningar, välj ’Kugghjulet’ och tryck på ’Anläggning’.

Under anläggningsöversikten kan du se alla anläggningar du har skapat och sortera listan efter behov genom att klicka på en av rubrikerna som du ser inringade på bilden nedan.

I anläggningsöversikten kan du klicka på en av de befintliga anläggningarna eller klicka på knappen ”Redigera” för att visa dess uppgifter.

Här kan du fylla i eller redigera information om anläggningen, såsom: ägare, fabrikat, modell, serienummer, installationsdatum, internt anläggningsnummer, anläggningsbeskrivning och anläggningsanteckningar.

Anläggningar på ett arbetskort på datorn

På ett arbetskort eller ett serviceavtal så kommer tillkopplade anläggningar att visas som en tabell. Detta gäller för alla ordrar och serviceavtal om du har aktiverat Servicemodulen i Minuba. Läs om hur du gör det HÄR

Anteckningar kopplat till anläggningen är som utgångsläge dold, men kan visas genom att trycka på ”Anteckningar” knappen på den högra sidan av varje rad. Anteckningar på anläggningar blir visat som en undertabell. Avvisade anteckningar kommer att vara överstrukna.

 

Genom att trycka på ’Tabellfunktioner’ (knappen med de tre lodräta strecken) i det högra hörnen kan man välja vilka fält man vill se i tabellen.

 

Skapa ny anläggning på webben

Du kan endast koppla på en anläggning eller skapa en ny när ordern / arbetskortet är sparat och godkänt i Minuba. För att koppla andra anläggningar eller skapa av ny anläggning på ordern går du till avsnittet ”Anläggning” på arbetskortet och klickar på knappen ”Skapa anläggning”.

När du väljer ”[Ny anläggning]” blir du navigerad till en annan sida där du kan skapa anläggningen.

Denna sida är samma sida som den man kommer till när man navigerar via Administration > Anläggning > Skapa ny > Anläggning

En skillnad i att skapa en ny anläggning på detta sätt (baserat på en order) är att information om kunden från ordern fylls i automatiskt på anläggningen.

När du har skapat en ny anläggning kan du navigera tillbaka till arbetskortet genom att trycka på ”Tillbaka till arbetskort” på pilen överst till vänster på sidan.

 

---

Ange en kontrollrapport (kvalitetssäkring) på en anläggning på ett arbetskort

I Minuba kan du lägga till en anläggning till ett arbetskort, det kan vara en värmepump eller liknande. Denna anläggning kan ha sitt egna kvalitetssäkringsdokument.

Du lägger till en anläggning på arbetskortet under Arbetskort >> Anläggning

För att göra det lättare för dig att hålla reda på alla anläggningar och deras tillhörande kvalitetsäkringsdokument, har vi utvecklat en särskild sektion för detta. Du hittar denna sektion under ”Kvalitetssäkring” på ett Arbetskort.

Arbetskort >> Kvalitetssäkring

Här kan du se och lägga till kvalitetssäkringsdokument.

Om ett kvalitetssäkringsdokument redan finns på en vald anläggning för denna order, kommer dokumentet att kopplas på automatiskt.

Tips!

Genom att knyta ihop anläggning och KS dokument så här, kan anläggningens data komma över till KS dokumentet om KS dokumentet innehåller fält som ”anläggningens serienummer” ”Installationsdatum” etc. Då kommer dessa att utfyllas automatiskt på KS dokumentet.

Få en överblick över orderrelaterade kvalitetssäkringsdokument

På de enskilda anläggningarna kan du se en översikt över alla kvalitetssäkringsdokument kopplade till ordrar där anläggningen tillkommit under avsnittet ’kvalitetssäkringsdokument’.

Om du håller musen över ett av kvalitetssäkringsdokumenten får du alternativen Visa och Visa order. Om du trycker på ’Visa’ kommer du in i kvalitetssäkringsdokumentet och har möjlighet att fylla i dokumentet.
Om du klickar på ’Visa beställning’ kommer du att ange den beställning där kvalitetssäkringsdokumentet finns.

Här används anläggningar

Under avsnittet ’Serviceavtal’ och ’Order’ visas alla de platser där anläggning är kopplat.

Detta ger dig en bra överblick över alla de platser där anläggningar används.

---

Få en översikt över dina anläggningar (app)

Om du vill visa en lista över alla dina anläggningar trycker du på 3-streckssymbolen i det vänstra hörnet och trycker på ”Anläggning”. 

Du kan söka efter specifika anläggningstillgångar med hjälp av den översta sökrutan, eller så kan du också välja att sortera ordningen på anläggningarna genom att trycka på ”Installationsnummer” under sökrutan. Här kan du sortera efter nummer eller ägare. 

Om du behöver det, har du möjlighet att redigera ägare och andra uppgifter på installationen genom att trycka på Redigera.

   

 

Skapa ny anläggning (app)

Du kan välja att skapa en ny anläggning i appen. För att göra detta, tryck på plusknappen i det nedre hörnet av listan. Detta tar dig till skapa-sidan.

På denna sida har du möjlighet att ange nödvändig information och lägga till aktuell ägare till anläggningen.
Detta gör att du snabbt kan skapa en ny när du är ute hos kunden.

Anläggningar på ett arbetskort i appen

För att se och redigera anläggningar på en order via appen, klicka på den relevanta ordern som har en eller flera anläggningar.

Klicka på anläggningen för att komma in på själva anläggningssidan.

Anläggningssidan innehåller information om anläggningarna och här kan du skapa, redigera eller ta bort anläggningsanteckningar.

       

 

Se och redigera anteckningar

Som standard visas alla ej raderade anteckningar. Du kan klicka på på / av-knappen för att se de raderade anteckningarna som visas med en streckad linje.

På anläggningssidan kan du klicka på plusikonen längst ned till höger för att skapa en ny anteckning.

För varje anteckning kan man klicka på inställningarna (de tre vertikala punkterna). När du gör detta visas ett fönster där du kan välja om du vill redigera anteckningen eller ta bort den.

       

 

Redigera beskrivningen på en anläggning

Beskrivningen kan ändras genom att man trycker på redigera-knappen vid namnet. Då hamnar du på en ny sida så att du kan ändra beskrivningen och därefter trycka på Spara.

 

Redigera detaljer på en anläggning

Klicka på anläggning på ett arbetskort och ’Redigera’. Här kan du redigera detaljer som installationsdatum, anläggningsinformation och anläggningsdetaljer.

---

Lägg till en anläggning på ett arbetskort

Du kan lägga till en av kundens anläggningar på det aktuella arbetskortet genom att klicka på plusikonen längst ner på sidan och välja ”Anläggning”.

 

 

Detta tar dig till en lista över kundens anläggningar där du kan välja den anläggning som ska läggas till på ordern. Välj önskad anläggning och klicka på bekräfta.

 

   

---

Ta bort anläggning från ett arbetskort

Om du istället vill ta bort en anläggning från en order måste du trycka på ”Visa alla anläggningar” inne på arbetskortet. Då kan du välja den anläggningen du vill ta bort från ordern genom att trycka på prickarna och välja ”Ta bort från order”.

     

---

Skapa en ny anläggning från ett arbetskort

Om du vill skapa en ny anläggning i samband med en order finns det också möjlighet att göra detta direkt från arbetskortet.

Du kan antingen välja att trycka på plus-ikonen längst ner på arbetskortet och välja anläggning, precis som tidigare, för att på nästa sida sedan trycka på plus i nedre högra hörnet. Detta kommer att skapa en anläggning som kopplas både till kunden, men också direkt till ordern.

Om din order redan har anläggningar anslutna kan du också trycka på ”Visa alla anläggningar” och trycka på plus-ikonen i nedre högra hörnet.

---

Skapa en order direkt från en anläggning

När du jobbar med en anläggning i appen kan du skapa en ny order direkt, utan att behöva gå tillbaka i appen.

Gå in på en anläggning i appen, tryck på pluset i nedre högra hörnet.

 

---

(App) Ange en QR-kod på dina anläggningar

Du har möjlighet att ange en QR-kod på dina anläggningar så att du snabbt kan hitta anläggningen igen när du är ute hos kunderna.

När du trycker på Anläggning> Välj en anläggning> Redigera detaljer

Här hittar du ett fält med QR-koden längst ner på sidan. Du kan antingen skriva in koden själv, eller genom att klicka på QR-ikonen till höger kan du skanna in koden och spara den i systemet. QR-koden måste vara unik för varje anläggning.

Du kan söka efter en anläggning ute i listan genom att klicka på QR-ikonen till höger om sökfältet.

När du sedan skannar koden igen kommer du direkt till anläggningen som har QR-koden och du kan därför snabbt komma igång och jobba med det du behöver göra.

Det finns många olika verktyg tillgängliga på internet för att generera QR-koderna. Här kan du få koderna gjorda och sedan skriva ut dem och sätta upp dem på relevanta system.

Vi rekommenderar att du använder dig utav text, när du genererar koder. Här är en utav alla sidor som du kan använda för skapa en QR-kod med text: QR Code Generator

(OBS. Om du använder en iPhone/iPad, tänk på att den här funktionen endast fungerar på enheter som har iOS version 15.1 eller senare)

 

Historik för kopplade ordrar

Du kan få en överblick över alla ordrar som är kopplade till en anläggning, så att du snabbt kan se vad som nyligen har gjorts på anläggningen och när.
Avsnittet med kopplade ordrar hittar du efter ’Dokumentation’ på sidan för anläggningsinformation. Här kommer du se de tre senaste ordrarna.

 

Tryck på ’Visa alla’ för att få en översikt över alla ordrar som är anslutna till anläggningen.

Du kommer då till en ny sida där ordrarna är uppdelade efter vilken status de befinner sig i. Om ordern för en anläggning är ett utkast hittar du den under sektionen ’Orderutkast’. Du kan antingen svepa till den sektionen precis nedanför sökfältet och sedan klicka på fältet ’Orderutkast’, eller använda prickarna under för att navigera runt, så du snabbare kommer till de ordrar som är relevanta för dig när du är på språng.

Du kan välja att sortera listan efter ordernummer och du kan söka efter order i sökfältet genom att ange relevanta nyckelord.
Om du klickar på en order kommer du till den specifika arbetskortet och kan börja arbeta direkt eller hitta den information du letar efter.

---

Orderrelaterade Kvalitetssäkringsdokument (App):

Du hittar orderrelaterade kvalitetssäkringsdokument på sidan för ’Anläggningsinformation’, mellan sektionen ’Anteckningar’ och ’Dokumentation’.

 

Du kan som utgångspunkt se de tre första ej ifyllda kvalitetssäkringsdokumenten.

Klicka på ”Visa alla kvalitetssäkringsdokument” för att se alla orderrelaterade kvalitetssäkringsdokument som är kopplade till anläggningen.

För att öppna kvalitetssäkringsdokumentet eller arbetskortet, klicka på de tre prickarna till höger om kvalitetssäkringsdokumentet. Då visas en meny där du får möjlighet att öppna kvalitetssäkringsdokumentet genom att klicka på ’Redigera’ eller navigera till arbetskortet genom att klicka på ’Gå till arbetskort’.

Godkända kvalitetssäkringsdokument:

För att se de kvalitetssäkringsdokument som redan är godkända på anläggningen, klicka på ’Visa ifyllda’ och de godkända kvalitetssäkringsdokumenten kommer att vara markerade med grönt.

Om du klickar på de tre prickarna till höger om ett godkänt kvalitetssäkringsdokument kan du välja om du vill gå till ’Gå till arbetskort’ eller ”Visa” för att se PDF:en av det färdiga kvalitetssäkringsdokumentet.

Kvalitetssäkringsdokument kopplade till en anläggning (App):

För att se kvalitetssäkringsdokumenten som är kopplade till en anläggning, klicka på fliken ”Kopplade” högst upp på sidan ”Kvalitetssäkring”. Här kan du se en lista över de kvalitetssäkringsdokument som är kopplade till anläggningen och som därmed följer med automatiskt på ordrarna där anläggningen läggs till.

Kvalitetssäkringsdokument med texten [Utkast] är kvalitetssäkringsdokument som för närvarande är på utkaststadiet och därför inte kommer att läggas till på ordern förrän kvalitetssäkringsdokumenten har godkänts.

Tillför ett nytt kvalitetssäkring till en anläggning:

Om du vill lägga till ett nytt kvalitetssäkringsdokument till anläggningen klickar du på knappen ‘+’ längst ner till höger, då får du en lista över de kvalitetssäkringsdokument som för närvarande inte är kopplade till anläggningen.

Härifrån kan du välja vilka kvalitetssäkringsdokument du vill lägga till på anläggningen.

Ta bort kopplade kvalitetssäkringar från en anläggning:

Om du vill ta bort ett kopplat kvalitetssäkringsdokument från en anläggning trycker du på de tre punkterna till höger om dokumentet och väljer ”Ta bort från anläggning”. Därefter tas dokumentet bort från anläggningen. Du kan när som helst lägga till det igen om det skulle behövas.