Behandla inkommande inköpsfakturor

Inköpsfaktura i Minuba

I Minuba kan du lägga en inköpsfaktura på ett arbetskort så att du eller en chef senare kan kontrollera vad som spenderats på ordern. På så sätt kan du snabbt få in inköpsfakturan i ekonomisystemet för bokföring, även om du inte vet om allt material kommer att användas.

Dessutom kan ett stort antal leverantörer skicka fakturor elektroniskt direkt till din Minuba. Se vilka grossister som kan skicka orderbekräftelse och fakturor via EDI på denna sida: Leverantörer och grossister.

Du kan arbeta med EDI-fakturor om du är en administrativ användare och har rollen ”Offert/order”, ”Fakturering” eller ”Administration”.

Överföra inköpsfaktura till arbetskortet

Under menyn ”Inköp” kan du se dina inkommande inköpsfakturor. I det valda exemplet har vi fått två fakturor från Solar och tre från REXEL skickade med orderreferens 11 och 4.

Innan vi börjar bearbeta dem så effektivt som möjligt väljer vi att sortera dem efter orderreferens, eftersom detta kommer att hjälpa oss att bearbeta andra fakturor senare. Du kan sortera dem genom att klicka på Orderreferens.

Nu har vi sorterat vår inköpsfaktura efter orderreferens. Då skall vi fortsätta med att behandla den första fakturan och då har vi följande valmöjligheter:

• Visa
  • Visar hela fakturan. Här kan du även överföra materialet så det direkt läggs till materialregistreringen på arbetskortet.
• Överför
  • Visar fakturan och du kan direkt överföra hela fakturan till ett arbetskort. Från arbetskortet kan du eller en medarbetare senare flytta ner materialet till materialregistreringen. Använd detta alternativ om du vill att en medarbetare utan admin behörigheter ska kunna behandla inköpen.
• Avvisa
  • Markera fakturan som ogiltig.

Vi väljer ”visa” och får se den här bilden:

Här kan vi se vad inköpsfakturan innehåller. Observera särskilt att arbetsordern redan är vald för oss, eftersom vi har en order med nummer 11 och inköpsfakturan har orderreferensnummer 11.

Om orderreferensnumret på inköpsfakturan inte var korrekt, skulle vi själva vara tvungna att söka efter ordern.

Om alla artiklar ska användas i vår beställning trycker vi på ikonen för nedladdning högst upp i den vänstra kolumnen. Du kan använda snabbtangenten CTRL + Q.

På bilden kan du se att alla fakturarader är markerade och redo att överföras till ordernummer 11.

Därefter har vi möjlighet att välja följande:

• Godkänn och avsluta
  • Överför raderna till orderns materialförbrukning och går sedan tillbaka till översikten över inköpsfakturan.
• Godkänn och gå vidare till nästa
  • Överför raderna till orderns materialförbrukning och går till nästa faktura i inköpsfakturaöversikten.

(Snabbtangenten för Godkänn och gå till nästa är CTRL+SHIFT+A)

När vi väljer godkänn och gå vidare till nästa kommer vi nu till faktura nr 2508434503 från Solar.

Den här fakturan är nästa i ordningen, eftersom vi sorterade på Orderreferens när vi sorterade i vyn för Inköpsfakturor och valde från listan över mottagna fakturor.

Eftersom vi återigen vill överföra alla våra rader kan vi göra det genom att komma ihåg våra snabbtangenter och använda dem i stället för musen:

CTRL+Q väljer alla rader.
CTRL+SHIFT+S Godkänner och går till nästa faktura.

Flytta delvist behandlade inköpsfakturor till ”Arkiverade”.

Klicka på en inköpsfaktura under ”Inkomna fakturor” och välj sedan ett arbetskort som du vill överföra rader till. Om du väljer att överföra endast några av raderna till ett arbetskort kan du välja att flytta fakturan till ”Arkiverade” när du trycker på ”Godkänn och avsluta” För att göra detta kryssar du i rutan och trycker på ”OK”.

Icke orderrelaterade fakturor

Nästa faktura är inte orderrelaterad, men har felaktigt fått orderreferensnummer 11 när vi beställde den från vår grossist.

Därför väljer vi att säga att den inte är orderrelaterad. Sedan godkänner vi den.

Överföra rader från en faktura till flera ordrar

När du är inne på din inköpsfaktura har du möjlighet att överföra rader till flera arbetskort genom att klicka på knappen ”Överför rader till flera arbetskort”.

Du kommer då att mötas av denna ruta som förklarar hur funktionen fungerar:

Du kan nu överföra till flera arbetskort genom att ange det arbetskort du vill överföra till och välja de rader du vill överföra.

När du har valt de material och kvantiteter som du vill överföra trycker du på ”Överför till valt arbetskort” vilket innebär att de kommer att överföras till det valda arbetskortet.

När raderna är överförda ändrar du arbetskort genom att skriva in ett nytt i samma fält som i föregående bild.  Välj sedan återigen de material och kvantiteter som ska överföras till det nya arbetskortet och tryck på ”Överför till valt arbetskort” när du vill överföra.

Om du vill återgå till att endast överföra till ett enda arbetskort trycker du på knappen ”Avbryt”, som finns på samma ställe som där du tryckte på ”Överför rader till flera arbetskort”.

Kortkommandon

• CTRL + Q
  • Markerar/avmarkera alla rader
• CTRL + SHIFT +S
  • Spara och gå till nästa
• CTRL + S
  • Spara och avsluta
• CTRL + uppåtpilen
  • Gå till föregående faktura.
• CTRL + nedåtpilen
  • Gå till nästa faktura.

Inköpsfaktura på arbetskortet

När en inköpsfaktura överförs till ett arbetskort kan du se den under avsnittet ”Grossistbeställningar” i arbetskortet. Det betyder att du kan behandla din inköpsfaktura direkt från arbetskortet.

För varje inköpsfaktura har du tre alternativ:

Visa faktura – Visar den mottagna fakturan.

Avvisa – Tar bort fakturan från listan så att de utgifter som inte redan överförts till arbetskortet inte längre är kopplade till arbetskortet.

Överför eller avvisa varje enskild rad – Klicka på nedåt-pilen bredvid varje rad för att överföra raden till materialregistreringen. Tryck på papperskorgen för att avvisa raden. Du kan också välja att ändra det antal du vill överföra genom att ändra i rutan under ”antal”.

När du har valt de relevanta raderna trycker du på ”OK” för att spara valet.

Jämför rader (?)

Du kan låta Minuba jämföra rader från EDi-fakturan med rader som redan finns i materialregistreringen. Detta görs ofta om den anställde på fältet registrerar en artikel, men vet att det kommer en faktura på det hela senare. Därefter jämför fakturan raden med artikelnumret och uppdaterar raden med beskrivning och pris.

Du kan aktivera detta under ”Företagsinställningar” -> ”Fakturering” -> ”Jämför rader från EDI-faktura”.

*BILD*

Behandling av rader från EDI-fakturor

För varje rad på leverantörsfakturan visas två rader. Överst med fakturaraden och nederst med arbetskortets rad.

Du har möjlighet att korrigera raden innan den överförs till arbetskortet. Du kan till exempel korrigera siffran om färre artiklar användes än vad som köptes in.

Om du ändrar dig och fortfarande inte vill att raden ska överföras kan du klicka på överföringsknappen igen och raden kommer då inte att överföras till arbetskortet.

Du kan bearbeta alla rader på en gång genom att klicka på överföringsknappen i rubriken (knappen till vänster med pilen), eller så kan du bearbeta raderna individuellt.

*BILD*

Om det finns en rad som du inte vill använda på arbetskortet kan du avvisa den genom att klicka på avvisningsknappen med papperskorgen. Om du ångrar att du har avvisat raden klickar du på papperskorgen igen.

*BILD*

När du har gått igenom raderna klickar du på ”Spara”. Därefter så överförs de valda linjerna till din Materialregistrering.

*BILD*

Se tidigare överförda rader

När du överför rader från inköpsfakturan till arbetskorten visas avsnittet ”Överförda linjer” där det är möjligt att se vilka rader som har överförts till vilka ordrar.

När en rad har överförts till ett arbetskort visas den inte längre i den första sektionen. Om endast en delmängd av en rad överförs visas den återstående mängden med den ursprungliga mängden inom parentes, t.ex. 1 (2) i bilden nedan.

Om du klickar på pilen till höger om de överförda linjerna kan du se vem som överförde raden och när.

Om du vill överföra vissa rader från inköpsfakturan igen kan du göra det genom att klicka på ”Mer” och sedan ”Överför rader igen”. Därefter blir alla rader tillgängliga för överföring igen.

Jämför rader från EDI-faktura och se Ursprung

Om du har valt att skicka dina leverantörsfakturor till Minuba via EDI kommer du att se alla dina inköpsfakturor under fliken ”Inköp”.

När du öppnar en inköpsfaktura kan du klicka på knappen ”Välj fält”. Här kan du sätta ett kryss bredvid ”Ursprung”.

Den här funktionen aktiverar en kolumn som visar varifrån en materialpost i arbetskortet kommer, om du har valt funktionen ”Jämför rader”.

Om du väljer att kryssa i ”Ursprung” kan du se varifrån en materialregistrering kommer, till exempel om det är en materialregistrering som kommer från en Orderbekräftelse.

Du kan välja att skriva över materialraden med den från fakturan om du vill överföra de rader som finns på fakturan i stället.

I vårt exempel nedan kan du se att det har kommit in 15 LEDCLASSIC via Faktura. Vill du skriva över 20 LEDCLASSIC på arbetskortet, som kommer från orderbekräftelse nr 1025539634-1?

Klicka då på knappen ”Överför” och de 20 registrerade LEDCLASSIC kommer att skrivas över med 15 LEDCLASSIC från fakturan.

Den här funktionen ger dig en bättre överblick över din materialregistrering och talar om var en materialregistrering ursprungligen kommer ifrån.

Se leverantörsrabatt på inköpsfakturan

I Minuba kan du se hur mycket rabatt du får från dina leverantörer eller grossister när du får fakturor från dem. På så sätt kan du kontrollera att du får den överenskomna rabatten och anpassa dina mariginaler därefter.

Klicka på knappen ”Visa” på den faktura för vilken du vill se leverantörsrabatten.

Som standard visas kolumnen ”Lev. rabatt%” mellan skatte- eller listpriset och inköpspriset.

Siffran beräknas utifrån den procentuella skillnaden mellan leverantörens angivna listpris och inköpspriset. Endast siffrorna från den ursprungliga OIO-fakturan används – inte grossistens eller dina egna materialpriser i Minuba. Detta innebär också att rabatten endast visas på rader där det ursprungliga listpriset kan hittas.

Du kan också se rabatten i kronor och ören genom att klicka på knappen ”Välj fält” uppe till höger.

Därefter kan du välja ”Grossistrabatt” på eller av om du har begränsat utrymme på skärmen.

Du kan också se rabatterna medan du överför dem till arbetskortet.

Observera att du måste öppna inköpsfakturan igen för att försäkra dig om att rabatten överförts till arbetskortet.

Vi har nu gått igenom hur du kan visa en inköpsfakturas leverantörsrabatt och konfigurera inköpsfakturatabellen enligt dina behov.

Se bilaga för dina inköpsfakturor

Om du vill se bilagor till en inköpsfaktura i OIOUBL/Svefak-format går du till ”Inköp” på höger sida i toppmenyn och klickar sedan på inköpsfakturan i fråga. Som framgår av bilden nedan finns det på höger sida en ”Visa bilagor”-knapp som visar bilagorna till inköpsfakturan. Om det inte finns några bilagor kommer knappen inte att vara synlig.

*BILD*

Manuellt exporterad inköpsfaktura loggas i ”Händelsehistorik”.

Gå till ”Fakturering”. Tryck på ”Import/Export”. Välj ”Exportera fakturafiler”.

Välj datumintervall för de fakturor som ska exporteras. Tryck på ”OK”. En dialogruta visas nu där du kan välja ”Markera fakturor som exporterade”.

Om du trycker på denna markeras alla exporterade fakturor som exporterade och de loggas i ”Händelsehistorik” för den order de är kopplade till.

Det kommer då att stå ”Faktura har exporterats manuellt” i händelsehistoriken.

*BILD*