E-fakturering med Minuba och DocTech
- Bli kund hos docTech
- Aktivera e-fakturering i Minuba
- Inställningar för e-fakturering
- Skicka en e-faktura
- Aktivera fakturascanning från docTech
E-fakturering är den moderna metoden att skapa och skicka fakturor elektroniskt istället för i pappersformat. Det är en tidsbesparande och kostnadseffektiv process som även gynnar miljön. I Sverige är e-fakturering obligatorisk vid fakturering till offentliga organisationer, och standarden för detta är Peppol. För att dra nytta av e-fakturering behöver du en unik identifierare som kallas GLN-nummer eller Peppol-ID. Genom att implementera e-fakturering i din verksamhet kan du förenkla faktureringsprocessen och öka effektiviteten.
Minuba har ett samarbete med DocTech, vilket möjliggör smidig integration för att skicka e-fakturor direkt från Minuba. Denna integrerade lösning effektiviserar din faktureringsprocess och sparar värdefull tid och resurser. DocTech är specialiserade på dokumenthantering och digitalisering, och deras lösning förbättrar faktureringsprocessen i Minuba samtidigt som den är miljövänlig.
För att komma igång med effektiv e-fakturering med Minuba och DocTech behöver du först registrera dig som kund hos DocTech. Det kan du göra här!
I denna artikel kommer vi att gå igenom aktiveringsprocessen, konfigurationen och vilken kundinformation som krävs för en smidig start med integrationen för att skicka e-fakturor.
Bli kund hos docTech
Det första du behöver göra är att kontakta docTech och bli kund hos dem. När detta är gjort kan du följa aktiveringsguiden nedan för att aktivera integrationen till docTech i din Minuba. Läs mer om docTech och hur du blir kund här!
Aktivera E-fakturering i Minuba
1. Gå till Kugghjulet > Integrationer > Visa alla integrationer > Elektronisk fakturering > DocTech
2. Klicka på ’Aktivera integration’
3. Klicka på ”Jag har redan ett avtal” > Kopiera auktoriseringstoken som du har erhållit från DocTech till rutan för auktoriseringstoken.
4. Välj Peppol och brev Svartvitt som tjänst för utskick av Peppolfakturor.
5. Spara inställningarna.
Nu har du aktiverat E-fakturering och är redo att skicka fakturor till kunder som efterfrågar e-faktura.
Inställningar för e-fakturering i Minuba
För att skicka e-fakturor krävs viss information i Minuba, både för ditt företag och dina kunder. Börja med att kontrollera dina företagsinställningar:
1. Gå till Kugghjulet – Företagsinställningar.
2. Kontrollera att följande information är korrekt ifylld:
– Företagsnamn
– Adress
– Postnummer och Ort
– Land
– Org-nummer
– Momsregistreringsnummer
– Bankinformation (t.ex. bankgiro)
– GLN nr alt Peppol-id (om ditt företag har ett eget för era leverantörsfakturor)
3. Spara inställningarna.
Kontrollera sedan så att kundens inställningar är rätt:
- Kugghjul > Kunder > Sök upp kunden > Visa kund
- Fyll i alla kunduppgifter samt se till att adressuppgifterna är korrekta
- GLN nr./Peppol id fyller du i under adresser.
Skicka en e-faktura
När du har skapat och godkänt din faktura i Minuba har du tre alternativ för att godkänna och skicka:
1. Godkänn (skicka inte till kunden).
2. Godkänn och skicka via e-post (PDF).
3. Godkänn och skicka via DocTech.
Om du har fyllt i ett GLN nr. eller peppol-id på kunden kommer alternativ 3, ”Godkänn och skicka via DocTech,” att vara förvalt.
Vad händer nu?
1. Fakturan godkänns i Minuba.
2. Fakturan skickas till DocTech.
3. Fakturan exporteras till ditt bokföringssystem om du har integrerat det med Minuba.
Du kommer att få en popup med en lista över genomförda åtgärder.
Aktivera fakturascanning från docTech
DocTech erbjuder även fakturascanning till Minuba. Det innebär att du kan få in dina leverantörsfakturor, oavsett vem de kommer från eller hur de skickar dem, direkt till din Minuba via docTech. Fakturorna landar då under fliken Inköp i Minuba där du sedan får attestera och hantera dem.
För att kunna aktivera fakturascanningen måste du först bli kund hos docTech. Det kan du bli här!
Sedan aktiverar du integrationen till docTech i Minuba för att kunna börja ta emot e-fakturor. Det gör du genom att:
Klicka på Kugghjulet > Integrationer > Alla integrationer > välj docTech (ta emot e-fakturor)
I nästa steg klickar du på knappen ’Aktivera integration’.
När du aktiverat integrationen kommer du kunna se inställningarna för den. Där behöver det vara ikryssat under ”Aktivera/avaktivera elektronisk hantering av leverantörsfakturor” för att du ska kunna ta emot fakturorna.
När docTech har satt upp sin del i kopplingen så vidarebefordrar de fakturan till Minuba, så du i fortsättningen automatiskt får en elektronisk faktura. För att underlätta vid fakturaskanningen är det fördelaktigt att uppge ordernumret som orderreferens/ordermärkning med bokstaven ”M” före. Alltså skulle det kunna se ut enligt ”M-1024”.
För mer detaljerad specifikation om hur processen går till hänvisar vi till docTech.
Läs mer om hur EDI fakturor fungerar i Minuba här!
Om något går fel, tveka inte att kontakta vår support. Vi är tillgängliga på vardagar mellan 9-16 på telefonnummer 031-361 35 77 eller via e-post på support@minuba.se, och vi hjälper gärna till med dina frågor och problem.