Extra arbete – hantera ÄTA-arbeten i Minuba

Gå till ditt arbetskort på den order som du vill skapa ett extra arbete på, under 'Order' i processfältet hittar du skapa 'Nytt extra arbete'.

Välj om du vill skapa ett offertutkast eller ett orderutkast, tryck OK.

Väljer du att skapa en offert, så kan du lägga till en kalkyl och skicka offerten till din kund precis som du kan med en vanlig offert.

Arbetar du ofta med extra arbeten så kan det vara en god idé att skapa en särskild PDF-mall för dessa offerter och orderbekräftelser så att du får med den text som du vill ha med som standard i offerten på ett extra arbete. Läs mer här om hur du skapar egna mallar i Minuba.

När du är nöjd med innehållet i ditt utkast ska du godkänna utkastet och kan skicka det till din kund.

När du har godkänt ditt extra arbete kan du se dem på arbetskortet i processfältet samt i menyn till höger.

I tabellen kan du se hur mycket kostnaden för extraarbetet är, samt pris, täckningsgrad och hur mycket som har fakturerats.

Du kan också söka efter extraarbetet som du är ute efter.

Under tabellen kan du också se en total beräkning av allt tillhörande extraarbete.

Du kan även se alla Extra arbeten samt status på dessa, på ordern i rullistan under 'Extra arbete' i processfältet.

Om du väljer Kalkyl så kommer du ha möjligheten att komma åt dina kalkyl rader oavsett statusen på ditt extraarbete.

Ditt extraarbete kommer visas på din faktura där kan du också välja hur den ska se ut, exempel finns längre ner i artikeln.

Om du har en order med tillhörande budget läggs dessa budgetrader automatiskt till på de enskilda tilläggsarbetena. (ÄTA-arbeten)

På själva ordern kan du se en samlad överblick över budgetarna för både ordern och alla tilläggsarbeten. Om du vill se den individuella budgeten ska du gå in på det enskilda tilläggsarbetet.

Om du tar bort budgeten från ordern tas den också bort från alla tilläggsarbeten.

För att en medarbetare ska få tillgång till ett extra arbete måste han först länkas till ordern. För att göra detta, leta upp den medarbetare i listan till vänster ('Tillgängliga medarbetare') och dra dem till listan till höger ('Kopplade medarbetare').

Så snart medarbetaren är kopplad kommer de att kunna få tillgång till extraarbetet från ordern.

Du kan tilldela så många medarbetare som du behöver.

Om du vill tilldela medarbetare från andra avdelningar utan att ändra avdelningen för huvudordern kan du välja avdelning för medarbetarna, detta filtrerar endast tillgängliga medarbetare och påverkar inte avdelningen för själva huvudordern.

Om du vill ta bort ett extra arbete så har du möjligheten att göra det.

Välj det extra arbete som du inte längre vill ha på ditt arbetskort genom att klicka på 'Extraarbete' och sedan extraarbetet du vill radera.

Väl inne på extraarbetet trycker du på 'Avaktivera/radera' för att ta bort extraarbetet, se bild nedan.

Du kan planera in tider och dela ut ett extra arbete till en medarbetare precis på samma sätt som en "vanlig" order.

Sök upp ordern i sökrutan så ser du även alla extra arbeten på ordern.

Du kan fakturera din ÄTA i samband med att du skapar din faktura för hela huvudordern eller så kan du fakturera en eller flera extra arbeten på enskilda fakturor.

När du väljer 'Visa fakturautkast' på den aktuella ordern får du flera val i vyn som visas. Högst upp i listan ligger din huvudorder, i detta fall order 84. Under denna listas alla extra arbeten som hör till ordern.

Om du vill fakturera hela ordern inkl. extra arbeten väljer du 'Slutfaktura' på huvudordern.

Om du endast vill fakturera ett eller flera extra arbeten ska du kryssa i 'Utelämna från faktura' på huvudordern, så att denna inte faktureras.

Du kan även skriva över dina standardinställningar för att sammanslå rader, välja om huvudorder och extraarbete ska separeras på faktura-PDF:en, samt välja att bifoga en materialspecifikation om du har ett fast pris på ordern. Separera extra arbeten och bifoga materialspecifikation kommer du även kunna göra från fakturautkastet när det skapats, genom att klicka på 'Faktura'-pilen > Fakturainställningar.

Om du väljer att separera huvudorder och extraarbete på fakturan kommer PDF:en se ut som såhär:

När du endast har kvar det som du vill fakturera, tryck 'OK'.

På ett arbetskort kan du se vilket ursprung en faktura har, det gör du i kolumnen 'Ursprung' under rubriken 'Fakturor'. På så sätt blir det enkelt att se vilka arbeten som är fakturerade och vilket ursprung dessa har.

Inne på ett extra arbete kan du se en lista över de material och timmar som är fakturerade på just det arbetet. Du kan också se alla godkända fakturor till huvudordern och dess olika ursprung.