Företagsinställningar i Minuba

Företagsinställningar – så här redigerar du din företagsinformation

Under företagsinställningar kan du säkerställa att dina upplysningar står korrekt i Minuba samt att de passar till din typ av verksamhet.

Det är viktigt att ha koll på två saker:

  • Upplysningar som ska framgå på alla utskrifter från systemet (t. ex offerter och fakturor)
  • De inställningar du väljer, ger dig olika möjligheter i Minuba och hjälper dig spara tid

Så här utfyller du din information och ändrar dina företagsinställningar

  1. Klicka på kugghjulet i hörnet till höger (”inställningar”) och välj ”Företagsinställningar”
  2. Då kommer du fram till ”Redigera företagsinställningar”
  3. Klicka på det fält du önskar att fylla i eller ändra
  4. Fyll i eller ändra informationen efter önskemål –> se förklaring nedan
  5. Klicka på ”Spara ändringar” för att spara det du har redigerat

Så här ser sidan ut i Minuba:

Artikel Företagsinställningar

Här har du möjlighet för att koppla din företagsinformation till din profil. Du kan redigera information om bland annat:

Efter att du har gjort dina ändringar, sparar du allt genom att klicka på den lilla disketten i högra hörnet under Handlingar. Denna symbol betyder ”Spara”.


Företagsdetaljer

Här fyller du i alla dina grunduppgifter gällande ditt företag.

Dessa uppgifter syns även på alla dokument, såsom offerter och fakturor.

Regionala inställningar

Land, valuta och momssats

Brancher

Här kryssar du i vilken/vilka branscher du verkar i.

Inställningar för E-post

När du godkänner dina dokument och skickar dem via Minuba till kunden kan du definiera olika e-postadresser som ’avsändare’ om du önskar det.

Under inställningar för e-post har du följande valmöjligheter:

  • E-post skickas med användarens e-postadress som avsändare (exempel: peter@petersvvs.se)
  • E-post skickas med företages e-postadress som avsändare (exempel: info@petersvvs.se)
  • E-post skickas med valbara användare (e-post skickas från olika e-postadresser beroende på deras innehåll)

Om du väljer ” E-post skickas med valbara användare” kan du definiera vilka e-postadresser som ska gälla. Vi har delat upp alla dokumenttyper i 4 kategorier:

  • Offerter och Ordrar
  • Kvalitetssäkring/Kontrollrapport och Dokumentation
  • Faktuering, Kreditnota eller Betalningspåminnelser
  • Standard (e-post som inte omfattas av ovanstående kategorier, t.ex. mejl till grossister under aktivering av EDI)

Du kan också ange en e-postadress som alltid ska vara CC på alla mejl.

Ge Minuba fullmakt att signera mails på ditt företags vägnar

Utökande inställningar för e-post,  Läs mer här om SPF och DKIM 

Bankinformation

Under denna rubrik hittar du dina bankuppgifter som bank och kontonummer m.m

Serienummer

Serienummer i Minuba är fortlöpande och kan bara användas en gång. Du kan ändra vilket nummer du vill starta nummerserien från, så att du kan göra en ordernummerserie som börjar på tex. nr 1000.

Du hittar dina serienummer under Kugghjulet >> Företagsinställningar >> Serienummer

Om du har valt att integrera Minuba med ett ekonomisystem är det viktigt att du ändrar ditt senast använda fakturanummer, så att dina fakturanummer inte krockar med ekonomisystemets nummer. Minuba får inte denna information per automatik utan du behöver själv fylla i detta.

OBS! Kom ihåg att du skriver det senast använda serienumret. Så om du tex vill börja från nr 1000 på dina fakturor anger du 999 i fältet ”Senast använda fakturanummer”.

Du kan ändra nummerserier för kund, order, faktura, service och anläggning.

Offert/Order

Det här är stället där du kan göra en mängd val och inställningar på order och offert. Kika gärna igenom denna rubrik och anpassa ditt system så att det passar dig. Du kan tex:

  • Välja om du vill se offerter och offertutkast i en separat lista i ’Överblick’
  • Bestämma vilket materialnummer som ska visas
  • Gör inställningar för pdf-dokument.
  • och mycket mer…

Registreringar

Här kan du ställa in hur tidsregistreringar ska fungera.
Du kan t.ex. välja:

  •  Genom att ställa in intervallet för tidsregistreringar kan du ange om tidsregistreringarna ska vara för de kommande 15 minuterna eller 30 minuterna.
  • Huruvida din anställd alltid ska välja en typ av uppgift (arbetstidstyp) på sin tidsregistrering. Detta kan hjälpa dig att få en mer korrekt bild av hur anställda spenderar sin tid.
  • Om dina anställda ska kunna registrera övertid. Du kan också välja vilket timpris som ska användas som standard.
  • Att sätta en standardlöneart (arbetstidstyp) om du har integration med ett lönesystem och den anställde inte har valt arbetstyp.
  • Att skicka godkända tidrapporter till anställda via e-post och vilken dag löneperioden börjar. I det fall som visas kommer tidrapporter att skickas ut för föregående vecka när måndagen passerar.
  • För att lägga till automatisk paus i tidsregistreringar när registreringen överlappar starttiden. Detta gör det enkelt för medarbetaren att komma ihåg att registrera sina raster. Du kan lägga till fler pauser genom att välja starttid och varaktighet. Obs: Vid tidsregistrering kan den anställde aktivt välja bort att registrera pausen om t.ex. hålls vid annan tidpunkt.

BIld som visar hur du skapar nytt tillägg i Minuba- gratis orderhantering för hantverkare

Standard arbetstid veckovis

Välj vilka arbetstider som ska ligga som standard i systemet.

Arbetstider för enskilda medarbetare gör du under Administration > Användare, välj medarbetare. Där kan ändra arbetstiden på individnivå.

 

Fakturering

Under denna rubrik hittar du en rad olika inställningar för fakturering och pdf-dokument för faktura. Tex kan du göra följande:

  • Ange betalningsvillkor. Du kan ha en standard förfallodag för alla fakturor. När du godkänner en faktura får du alltid valet att ändra denna för den enskilda fakturan om du skulle behöva.
  • Ställ in standard för ihopslagning av linjer på fakturor.
  • Välj hur du vill att Minuba beräknar din marginal på grossistmaterial.
  • Ställ in vad det är för information som ska visas på fakturadokument.
    • Information från tidrapporteringen
    • Text för betalningsvillkor
  • För att ge mer spårbarhet kan du välja att låta Minuba skapa motkontering när poster flyttas till ett annat arbetskort. Det betyder att den ursprungliga raden finns kvar och en rad med negativt tal skapas på arbetskortet som det flyttas/tas bort från.

Pdf-dokumenthantering

Välj hur du vill öppna pdf:er i Minuba, antingen i webläsaren eller ladda ner dem till din dator.

Händelselogg vid förändringar i företagets inställningar

Längst ned i företagsinställningarna kan du se vilka ändringar som har gjorts i dina företagsinställningar.

Det informerar dig om vad som har ändrats, av vem och när.