Kan jag bestämma vilka ärenden medarbetare kan se i fliken ‘Överblick’?

Vilka ärenden som är synliga i fliken Överblick beror på flera faktorer.

Alla användare med licensen Användare har tillgång till alla ärenden i fliken Överblick.
För användare med licensen Begränsad användare och åtkomst till fliken Överblick kan du under företagsinställningarna göra en inställning som ger användarna följande alternativ:

• Tillgång till alla ärenden
• Tillgång till egna ärenden och öppna ärenden

Inställningen görs under Företagsinställningar i webbapplikationen. Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet och välj Företagsinställningar i menyn. Klicka sedan på Registreringar under Genvägar i det högra panelen för att komma direkt till denna sektion. Här kan du se vilken inställning som gäller för alla begränsade användare.

Om rutan Begränsa visade arbetskort till egna och öppna är ikryssad, innebär det att begränsade användare endast kan se de ärenden de själva är tilldelade, samt ärenden som ännu inte är kopplade till någon användare.
Om rutan däremot inte är ikryssad, betyder det att alla användare har tillgång till att se samtliga ärenden i fliken Överblick.

Inställningen styr även vilka ärenden medarbetarna kan registrera tid på.

Eftersom det är en företagsinställning gäller den för alla begränsade användare i systemet.

Om du gör ändringar i dina företagsinställningar, kom ihåg att spara genom att klicka på Spara ändringar under ’Handlingar’ det högra panelen. Om du har gjort ändringar kommer knappen att blinka.

Här kan du läsa om hur du säkerställer att alla får tillgång till Minuba. Ju fler som har tillgång, ju större utbyte får du. Du kan se till at chefen, övermontör, revisor och andra medarbetare har rätt åtkomst i systemet.

Ju fler som har tillgång, ju större utbyte får du.

• Klicka på ’Skapa ny’ i höger hörn och välj ’Skapa användare’
• Nu kommer du fram till ’Licensöversikt’
• Välj den användare du önskar att registrera (även om du redan har en aktiv licens)
• Nu kommer du till sidan ’Nya medarbetare’ där du kan utfylla ytterligare information
• Klicka på ’Spara ändringar’ för att komma vidare. Ett välkomstmail skickas automatiskt till den nya användaren.

När man väljer en användare i Minuba så väljer man också vilken funktionalitet användaren ska ha tillgång till. Det finns fyra olika typer:

• Användare (299;-/mån)
• Begränsad användare (219;-/mån)
• Resursanvändare (119;-/mån)
• Resurs (29;-/mån)

Olika typer av användare i Minuba

Användare:

Denna typ är den ’huvudsakliga’ användaren och har tillgång till det mesta (eller allt) i systemet, beroende på hur uppsättningen ser ut. De flesta brukar begränsa användaren till följande funktioner:

• Överblick
• Min Plan
• Min tid

Du kan även tilldela användaren full tillgång till systemet genom att i användarens inställningar endast tilldela Rollen ’Administrator’. Då överskrivs alla andra roller och denne får automatiskt tillgång till allt, inklusive fakturering, planering, köp av nya användare osv.

Typen ’Användare’ med rollen ’Administrator’ tilldelas oftast till:

• Chefen eller ägaren i företaget
• Den administrativa kontorsmedarbetaren
• Ekonomiansvarige
• Revisorn

Begränsad användare:

Denna typ av användare har tillgång till ’Min Plan och ’Min Tid’, härunder tidrapportering. Användaren kan även se Överblick, se priser, registrera tid och material samt skapa nya ordrar.

Typen ’Begränsad användare’ tilldelas ofta till:

• Övermontör
• Professionella medarbetare i företaget
• Säljaren

Resursanvändare:

Resursanvändaren har tillgång till ’Min Plan och ’Min Tid’, härunder även tidrapportering. Användaren kan även se ett arbetskort samt tillföra anteckningar och bilddokumentation.

Du kan tilldela denna användare till:

• Lärlingen / Eleven
• De som ska registrera tid

Resurs:

En ’Resurs’ har inte själv tillgång till Minuba. Det kan vara att du har hyrt personal utifrån, eller annan typ av arbetskraft som du vill registrera tid på inne i Minuba.

Denna användare kan användas till:

• Inhyrd personal
• Inhyrd maskin eller verktyg

Tillval av funktioner (roller) till olika användare:

Administrator – överskriver alla roller

Fakturering – ger tillgång till fakturering

Planerare – ger tillgång till ’Planering’, andra användarnas timkort och rättigheten att registrera och administrera timmar åt andra

Medarbetare – ger tillgång till att logga in i systemet (tilldelas automatiskt)

Dölj Överblick – tar bort avsnittet ’Överblick’ i användarens system

Dölj priser – döljer alla priser på medarbetarens arbetskort

Offert/Order – ger rättigheten att skapa ny offert eller order ute hos kund

Tidrapportering – ger tillgång till att registrera egen tid (tilldelas automatiskt)