Grossister – hur fungerar det?
Minuba samarbetar med en rad olika grossister och leverantörer, det innebär bl.a att du kan få fram dina priser direkt på arbetskortet. Både på webben och i appen.
I denna artikel svarar vi på en rad vanliga frågor när det gäller grossister och rabattbrev i Minuba och hur det hela fungerar ihop.
Överblick över dina grossister i Minuba
Mina priser stämmer inte, vad ska jag göra?
Min leverantör finns inte i Minuba, vad kan jag göra?
Överblicken
Gå till Kugghjulet- Administration – Grossistavtal
Här ser du dina aktiva grossister:
Vad betyder de olika rubrikerna?
Namn: namn på grossisten
Uteslutet från sökning: om materialet utesluts vid en sökning i Minuba (standard är Nej)
Avtalsnummer: ditt avtalsnummer hos den aktuella grossisten
Rabattavtal: datum för det senaste inlästa rabattbrevet
EDI: talar om det finns kopplingar till ordererkännande eller faktura via EDI
EDI mottaget: datum för senast mottaget dokument.
(EDI står för Electronic Data Interchange och betyder i grunden utbyte av elektroniska dokument mellan företag.)
Lägga till en grossist
För att lägga till en grossist: Gå till Kugghjulet > Administration > Grossistavtal välj Lägg till grossist under ’Skapa ny’
Här kan du välja på alla de grossister som finns i Minuba. Klicka ’Välj’ på de grossister du du vill ha och spara sedan.
Du kan enkelt hitta önskade grossister och leverantörer genom att skriva in deras namn i sökfältet och sedan klicka på sökikonen.
Inställningar på grossisten
När du har lagt till en grossist kan du göra olika inställningar så att det passar din verksamhet.
Föredra denna grossist
Om du handlar oftare hos en grossist och vill få upp deras artiklar först i en sökning (speciellt bra när man använder appen) så kan du välja att kryssa i föredra material ifrån denna grossist.
Du kan också välja att gömma material från grossisten, då får du endast upp den leverantörens material om det inte finns hos någon annan. Läs mer om hur du gör under Avancerade inställningar.
Inställningar för leverantörsfakturor
I nästa steg får du välja om du vill ställa in för att ta emot EDI-leverantörsfakturor till Minuba.
För att aktivera EDI-faktura behöver du kryssa i rutan ”Begär elektronisk hantering” samt trycka på knappen ”Skicka e-post till grossist” alt. ”Skicka e-post till grossisten igen”. Du får upp ett förifyllt mail som du kan skicka till grossisten. När grossisten skickar den första fakturan aktiveras flödet automatiskt.
Vill du hellre aktivera EDI-ordererkännande? Då ska du kryssa i rutan ’Gör det möjligt att ta emot orderbekräftelser i Minuba’ under avancerade inställningar. Du hittar mer information om Avancerade inställningar längre ned.
Hantering av rabattavtal
Minuba kan läsa in ditt rabattbrev så att du får in dina kundspecifika priser på ordern.
Bruttolistan ligger som grund för alla priser i Minuba, ovanpå detta ligger sedan ditt rabattbrev, på så sätt får du fram ditt nettopris på artiklarna.
Rabattbreven måste du själv hämta eller begära från din grossist, dessa uppdateras INTE automatiskt.
När du har fått ditt rabattbrev kan du själv lägga in det här: Gå till Kugghjul > Administration > Avtal med grossister > Klicka på den aktuella grossisten.
Scrolla ner till ’Hantering av rabattavtal’. Tryck på ’Välj fil’ och ladda upp din rabattfil.
Minuba behandlar rabattfilen och du får ett mejl när den är inläst, vi kontaktar dig också om något inte stämmer med ditt uppladdade dokument.
Avancerade inställningar
Här kan du göra fler inställningar för inköp, såsom att aktivera Solars webbshop direkt i Minuba och aktivera för att få EDI orderbekräftelser från din grossist, om de möjliggör för detta.
För att aktivera EDI orderbekräftelser behöver du kryssa i rutan ”Gör det möjligt att ta emot orderbekräftelser i Minuba”. OBS! Detta aktiverar inte uppsättningen automatiskt utan bara möjligheten att ta emot orderbekräftelser. Du behöver i nästa steg själv ta kontakt med din grossist, alt. Minubas support på support@minuba.se, och meddela att du vill få dina ordererkännanden till Minuba.
Här ställer du även in om du vill ha automatisk överföring av leverantörsfakturor och material eller inte. Du måste ha angett rätt orderreferens på din faktura för att överföringen ska kunna ske automatiskt.
Om du vill ha en särskild påslagsberäkning specifikt för den här grossisten kan du ställa in det här. Det kommer att skriva över det standard påslag du ställt in i dina företagsinställningar. Läs mer om hur inställningar för påslag på material fungerar på de olika nivåerna längre ner.
Du kan också välja att dölja material från denna grossist i materialsöklistan. Det gör du genom att kryssa i rutan i botten av avancerade inställningar.
Avtalsnummer
Om du ser denna ruta betyder det att du måste ange ditt avtalsnummer som du har hos din grossist. Om du inte ser rutan behöver du heller inte fylla i något.
Påslag på grossistmaterial
Det finns olika ställen och nivåer av påslag på material i Minuba. Standard, grossist och rabattgrupper m.m
Under företagsinställningar ställer du in din standard, det som ska gälla om ingen annan inställningen görs som överskriver denna.
Kugghjulet > Företagsinställningar >Fakturering
Påslag på grossistnivå
Kugghjulet > Administration > Grossister
Här kan du ändra ditt påslag på varje enskild grossist och om den ska räknas utifrån kostnad (inköp) eller listpris.
Under företagsinställningar ställer du in dit generella påslag som du vill ha på materialet och om du vill att den räknas utifrån kostnad eller listpris. Det är den som menas med Standard på bilden.
Läs mer här: Företagsinställningar
Ta bort en grossist
Gå till Kugghjulet- Administration – Grossistavtal
Håll musen över den grossist du vill ta bort och tryck på Avaktivera/radera. Tryck OK i rutan som kommer upp-
Prislistor
De allra flesta grossister i Minuba skickar regelbundet sina bruttoprislistor till oss på Minuba. Intervallerna skiljer sig dock åt mellan leverantörerna.
Vi uppdaterar priserna regelbundet så att du ska kunna känna dig trygg med att priserna stämmer.
Observera att du inte själv kan ladda upp en prislista till Minuba.
Om du har frågor gällande prislistor, ta kontakt med vår support så hjälper vi dig!
Mina priser stämmer inte i Minuba
Upptäcker du att dina priser inte stämmer så beror det oftast på att det var längesedan ditt rabattbrev blev inläst i Minuba.
Du behöver då ta kontakt med din grossist/leverantör och be om att få ett nytt rabattbrev skickat till dig.
När du har fått ditt rabattbrev kan du lägga upp det genom att följa guiden om rabattbrev här ovanför.
Om du har andra frågor gällande dina priser, kontakta vår support.
Här hittar du guiden för rabattbrev
Ordererkännande och fakturor
En del grossister och leverantörer kan skicka ordererkännande och fakturor via EDI, men inte alla.
Du kan få in dina fakturor från leverantören direkt in på ordern. Du har alltid alla fakturor samlade under Inköp och vissa fakturor kan du även skicka över till Fortnox. Återigen så beror det på vilken leverantör det handlar om. Du kan också be om att få dina fakturor både till Minuba och till din epost om du hellre vill det.
Om du hellre vill ha ordererkännanden till Minuba så behöver du inte välja mellan OE eller faktura. Skicka båda till Minuba!
Först får du ditt OE och du kan lägga till det på materialregistreringen, när fakturan kommer in jämför den linjerna med linjerna på fakturan och skriver över det material som kom ifrån OE:t. Så att du enkelt kan se vilken faktura som materialet kommer ifrån.
Läs mer om det EDI:er i artikeln: Inköp och EDI fakturor i Minuba
För att aktivera EDI i Minuba gå till Administration – Grossistavtal och din önskade grossist.
Under hantering av inköp kan lägga till både faktura och ordererkännande.
Min leverantör finns inte i Minuba
Vi jobbar ständigt på att utöka våra samarbeten med olika grossister och leverantörer.
Vi tar gärna emot hjälp från dig!
Kontakta din grossist för att höra från dem om deras alternativ. När du har pratat med grossisten och fått namn, telefonnummer och e-postadress till kontaktpersonen hos grossisten, skicka informationen till Minubas support på e-post support@minuba.se
Du får gärna hänvisa dem till våran sida Vill du vara leverantör eller grossist i Minuba? – Minuba
Där kan man läsa mer om de tekniska krav som gäller när det kommer till prislistor och rabattbrev m.m
Tillsammans kan vi få in fler leverantörer i Minuba!