Inköp

Under toppmenyn hittar du fliken ”Inköp”. Här får du överblick över dina EDI-fakturor/inköpsfakturor och orderbekräftelser i Minuba samt möjlighet att skapa nya leverantörsfakturor.

För att få tillgång till "Inköp" i Minuba ska man ha användarrollen "Administrativ Användare" samt rollen "Administrator". Alternativt att man tar bort rollen Administrator och lägger till "Fakturering" för en lite mer begränsad administrativ användare.

Följande visar dig hur du använder fliken ”Inköp” och går igenom de olika funktionerna.

När du klickar på fliken ”Inköp” får du en samlad översikt över alla inköpsfakturor som du mottagit från dina leverantörer.

Härifrån kan du enkelt följa med i vilka fakturor som har tagits emot, behandla dem vidare och säkerställa att allt är registrerat korrekt.

Under ’Inköp’ får du en översikt med fem sektioner:

•  Orderbekräftelser utan ordernummer
•  Inkommande inköpsfakturor för godkännande
•  Delvis behandlade inköpsfakturor
•  Väntande
•  Behandlade

Utöver detta har du själv möjlighet att läsa in eller upprätta inköpsfakturor genom att klicka på Skapa Ny knappen i högra hörnet.

Det är möjligt att ändra vissa inställningar för denna flik, t.ex. om du även vill kunna se behandlade orderbekräftelser och hur du vill behandla inköpsfakturor. För att komma åt dessa inställningar klickar du helt enkelt på "Inställningar under fliken inköp".

Dessa inställningar sparas endast för dig och alltså inte för dina kollegor när de är på den här sidan.

Det finns också möjlighet att gå direkt till en grossists webbshop från fliken inköp genom att välja en relaterad order och klicka på "Fortsätt till webbshop". Kom ihåg att om du har en popup-blockerare (t.ex. AdBlocker) aktiverad för Minuba, måste du tillåta att webbläsaren öppnar en ny flik när du går till grossistens webbshop.

Steg 1: Välj den order som inköpet ska kopplas till:

Steg 2: Tryck på fortsätt till webbshop:

Du kan filtrera visningen av inköpsfakturorna baserat på deras status genom att använda knapparna uppe i vänstra hörnet. Nedan exempel visar inkomna, delvis behandlade och behandlade inköpsfakturor, men inte orderbekräftelser eller inköpsfakturor som är markerade som ’Väntande’. Dessutom kan du välja hur många objekt som ska visas på varje sida.

Du kan se detaljer för de enskilda fakturorna genom att klicka på texten på den raden eller klicka på "Visa" till höger om raden. ”Visa” blir synligt när du håller musen över linjen.

Du har möjlighet att lägga till en uppföljning till din inköpsfaktura.

Man lägger till en uppföljning genom att klicka på ”Lägg till uppföljning” baserat på inköpsfakturan du vill följa upp.

När du trycker på knappen visas denna ruta:

Det första du kan välja är ett uppföljningsdatum, när uppföljningsdatumet överskrids kommer datumet att markeras i rött i översikten.

Du kan också välja att skriva en notering till uppföljningen så du vet varför den ska följas upp.

Nästa sak du kan välja är att markera fakturan som ”Väntande”. Om du markerar rutan flyttas inköpsfakturan till den väntande tabellen. Om du tar bort markeringen återgår det till fliken det ursprungligen kom från.

Slutligen kan du välja att markera rutan ”Ta bort uppföljningsdatum och notera när du godkänner faktura”. Om du markerar här kommer datumet och anteckningen att raderas efter godkännande, om de inte markeras kommer de inte att raderas och finns fortfarande på fakturan.

Du har möjlighet att sätta en ansvarig medarbetare på din inköpsfaktura.

Det finns två sätt att göra detta på. Om inköpsfakturan är kopplad till en beställning hos en ansvarig anställd för beställningen kommer den anställde också att väljas ut för inköpsfakturan.

Det andra sättet du kan välja en ansvarig på är att du trycker på välj ansvarig vid den fakturan du vill välja ansvarig på. Se bild nedan.

Medarbetaren kommer nu vara vald som ansvarig på inköpsfakturan.

Du har möjlighet att söka efter specifika inköpsfakturor.

Klicka på sökfältet i högra hörnet. När du har skrivit din önskade söktext trycker du på Enter eller klickar på förstoringsglaset.

Du kan söka efter:

• Namnet på den ansvariga
• Fakturanumret
• Filnamnet
• Kundens namn
• Ordernummer
• Orderreferens
• Uppföljningskommentar
• Säljaren/leverantören
• Säljarens/leverantörens ordernummer

I Minuba kan du enkelt söka efter datum på dina inköpsfakturor.

När du använder sökfunktionen kan du filtrera efter:

• Fakturadatum
• Inköpsdatum

Du kan välja att fylla i ett av fälten, båda  eller lämna dem tomma.

Observera: Sökfältet begränsar den totala visningen av fakturor. Om du vill se alla inköpsfakturor igen måste både sökfältet och datumfälten vara tomma.

I inställningarna för de enskilda grossisterna kan du välja att de fakturor (EDI) som mottagits av den valda grossisten ska godkännas automatiskt och att allt material överförs till materialregistreringen på ett arbetskort.

För att detta ska kunna ske automatiskt måste fakturorna ha rätt beställningsreferens / orderreferens på!

Om Minuba inte kan hitta en order med den angivna referensen måste fakturan behandlas manuellt.

Om en korrekt order hittas, läggs alla rader från fakturan till arbetskortet och fakturan exporteras till ditt ekonomisystem.

Så här gör du:

1. Företagsinställningar > Fakturering > Aktivera "Infoga rader från EDI-faktura till arbetskort"

2. Administration > Grossistavtal > Grossist > Automatisk överföring av inköpsfaktura

Har du fått inköpsfakturor som har behandlats innan du satte upp integration till ditt ekonomisystem? Eller har exporten av en inköpsfaktura till bokföringssystemet misslyckats på grund av att systemet legat nere?

Då får du information om att dessa inköpsfakturor fortfarande inte blivit exporterade och du behöver bekräfta ifall alla ska exporteras till bokföringssystemet. Om du trycker bekräfta exporteras alla inköpsfakturor som är behandlade eller delvist behandlade (förutom de som har avvisats).

EDI står för Electronic Data Interchange och är termen för utbyte av dokument mellan två företag i elektronisk form. I detta sammanhang är det ett utbyte av fakturor mellan grossisterna och Minuba. Fakturor för materialköp överförs elektroniskt från grossisterna till Minuba. Detta innebär att du inte behöver registrera köpt material själv i Minuba utan att det kan registreras direkt från en faktura.

Om du anger ett beställningsnummer (ordernummer i Minuba) till grossisten, när du köper material för en beställning, anges detta ordernummer på fakturan från grossisten och vi kan sedan registrera materialet på beställningen helt automatiskt när den angivna fakturan importeras från grossisten (om du har aktiverat denna inställning). Detta sparar dig mycket manuellt arbete och minimerar risken för fel och utelämnanden.

För att dra nytta av EDI måste ditt Minuba-konto ställas in för att hantera EDI-fakturor från enskilda grossister.

Om du har behov för att ladda upp en orderbekräftelse manuellt kan du göra det under "Inköp" > " Handlingar" > "Lägg till orderbekräftelse"

Välj fil och välj sedan vilken grossist det är.

Du kan endast ladda upp en fil på en grossist som redan finns i din Minuba.

Om du har aktiverat behandlade orderbekräftelser i inköpsinställningarna är det möjligt att se alla orderbekräftelser som har kopplats till en order eller har avvisats. Här har du full överblick över alla dina orderbekräftelser.

Om du klickar på en av orderbekräftelserna kommer du att kunna se lite mer i detalj vad den innehåller och vilken order den har överförts till. Du kan också gå direkt härifrån till det arbetskort där orderbekräftelsen finns.

När godkännanderegler har ställts in kommer inkommande leverantörsfakturor att delas upp i två tabeller; en för fakturor där du själv är godkännare, och en där andra ska godkänna. Detta gör det överskådligt och enkelt att identifiera vilka fakturor du omedelbart behöver hantera och vilka som avvaktar åtgärder från andra medarbetare.

Genom att klicka på pilen bredvid namnet för ”Nästa godkännare” kan du välja att avvika från de uppsatta reglerna för en specifik faktura. Detta kan vara användbart om en medarbetare är frånvarande eller om fakturan är mer lämplig för en annan medarbetare än vad reglerna föreskriver.

När du öppnar en faktura där du är nästa godkännare, kommer du att kunna se fakturans innehåll och därifrån kunna godkänna den samt vidarebefordra den till nästa godkännare. Om du är den sista godkännaren, kommer du att kunna behandla fakturan och överföra posterna till de berörda order, precis som du alltid har kunnat göra i Minuba.

För närvarande är det inte möjligt att godkänna inköpsfakturor via appen om godkännanderegler har ställts in i Minuba. Det pågår arbete för att införa denna funktion i en framtida uppdatering av appen.