Dokumentera ditt arbete
Om du har tagit bilder, videor eller annan dokumentation kan du med fördel ladda upp det till ditt arbetskort.
Anslutna medarbetare har möjlighet att ladda upp dokumentationsfiler direkt via appen medan de arbetar på uppgiften. Dokumentationen kan även läggas till från datorn.
Under avsnittet ’Dokumentation’ får du en översikt över dokument, ritningar, foton m.m. som är kopplade till ärendet. Här ser du även mappstrukturen om det har skapats mappar för olika dokument.
Obs! Om du behöver se din bilddokumentation i ett större format, klickar du bara på bilden. Då öppnas ett fönster där du får möjlighet att zooma in.
Ett exempel på dokumentation för ett klimatsystem: Företaget kan ha skaffat en elektronisk manual för det aktuella systemet och bifogat den till arbetskortet. På så sätt har medarbetarna manualen till hands (via Minuba-appen) när de ska installera klimatsystemet.
Ett annat exempel på dokumentation kan vara bilder som medarbetarna tar under arbetets gång för att dokumentera att arbetet har utförts korrekt.
Obs! Om du behöver bifoga dokumentation till ett avslutat arbetskort kan detta göras från en faktura som är kopplad till arbetskortet. Gå in på fakturan och klicka på ”Faktura” högst upp. Välj därefter ”Lägg till dokumentation”.
Så här laddar du upp dokumentation
Du lägger till dokumentation genom att klicka på ”Lägg till dokumentation” under avsnittet ”Dokumentation”. Då visas en ruta där du kan välja mellan avancerat eller enkelt läge.
I det enkla läget kan du dra och släppa en fil från din dator till det streckade området för att lägga till dokumentationen, eller klicka för att välja filen via filutforskaren på din dator.
I det avancerade läget väljer du den fil som ska laddas upp, och här har du också möjlighet att skriva en beskrivning, välja en mapp samt låsa dokumentet så att det endast är synligt för medarbetare med faktureringsrättigheter.
Skapa en mappstruktur för din dokumentation
Du kan skapa en mappstruktur för dina uppladdade filer. När du har valt dina filer klickar du på knappen ”Flytta” högst upp i avsnittet ”Dokumentation”. På knappen visas också hur många filer du flyttar.
Du kan nu välja mellan befintliga mappar eller skapa en ny.
Sök i din dokumentation
Du har möjlighet att söka i dokumentationen i fältet ovanför listan.
Här kan du söka efter:
- Filnamn
- Beskrivning
- Mappens namn
- Namnet på medarbetaren laddat upp filen/bilden
När du söker efter dokumentation visas antalet filer som matchar ditt sökord uppe i hörnet på varje mapp, så att du enkelt kan hitta dokumentation som ligger i olika mappar.
Visa dokumentation i appen
När du är inne på en order öppnar du den högra sidomenyn och väljer ”Dokumentation”. Här kan du se listan över dokumentation som hör till ordern.
Om det har lagts in bilder som dokumentation kan du trycka på enskilda bilder för att visa dem i appen.
På bilden kan du svepa åt höger eller vänster för att visa föregående eller nästa bild. Du stänger bildvisningen genom att klicka utanför bilden eller på krysset till höger.
Om dokumentet inte vill öppnas
Om en fil som har laddats upp som dokumentation på ett arbetskort inte vill öppnas kan det bero på att det har smugit sig in en punkt i filnamnet.
Om så är fallet kan Windows inte avgöra vilken filtyp det är.
Normalt är det som står efter punkten det som definierar filtypen, till exempel .pdf, och därför öppnas filen i ett program på datorn som kan läsa PDF-filer.
För att lösa detta ska du därför byta namn på filen, ta bort punkten och eventuellt skriva .pdf i slutet av filnamnet, om det alltså handlar om ett PDF-dokument.
Lås dokumentation till administrationen
Det är möjligt att begränsa dokumentation (t.ex. bild eller PDF) så att den endast är synlig för administratörer eller personer med faktureringsrättigheter.
Du gör det genom att klicka på ”Redigera” (pennikonen) på dokumentationen, eller när du laddar upp ny dokumentation och väljer ”Avancerat”.
Här finns en kryssruta som du kan markera, om du har rättigheterna för det.
Därefter kommer dokumentationen endast vara synlig för användare som är administratörer eller har faktureringsrättigheter.
Filen kommer att ha ett öga som markerar att den är låst.
Redigera namnet på mappen
Det är möjligt att ändra namnet på en befintlig mapp genom att klicka på ”Redigera” (pennikonen) på mappen.
Ladda ner din dokumentation
När dokumentation har lagts till i Minuba är det också möjligt att ladda ner dina filer till datorn, surfplattan eller smartphonen i en zip-fil.
Du väljer vilka filer du vill ladda ner genom att markera kryssrutan till vänster om dokumentationen. Du kan markera flera samtidigt eller välja en hel mapp.
När du klickar på ladda ner får du ett samlat paket med alla dokument i en zip-fil. Zip-filer måste packas upp innan du kan visa innehållet. Du kan högerklicka på zip-filen och välja ”Packa upp alla”.
Redigera eller ta bort filer
På varje rad under ”Dokumentation” har du möjlighet att redigera (pennikonen) och ta bort (papperskorgsikonen) dokumentationen.
Filer tas bort genom att klicka på papperskorgen, varpå ett pop-up-fönster öppnas för att bekräfta ditt val.
Filer redigeras genom att klicka på pennan, och ett pop-up-fönster öppnas där du kan ändra namn och beskrivning. Det är också möjligt att välja eller skapa en mapp för filen, eller låsa filen till administrationen.
