Offert och order i appen

Klicka på plustecknet i det nedre högra hörnet och välj "Offert".

Du ska sedan fylla i den information som krävs för offerten. Det finns fyra steg i skapandeprocessen och informationen som krävs är i princip densamma oavsett om du skapar en offert eller order i appen.

Först måste du välja vilken kund du vill skicka offerten till, du kan antingen välja en befintlig kund eller skapa en ny genom att klicka på "Kund" ” och sedan klicka på plustecknet längst ned till höger, där får du möjlighet att ange kundinformationen.

Vill du använda en annan adress på kunden, t.ex. då installationsadressen skiljer sig från kontaktadressen? Klicka då längst ned på ”Välj en annan adress”. Där kan du välja en befintlig adress eller skapa en ny genom att klicka på plustecknet längst ned till höger.

Du ser även att kunden har flera adresser genom att det finns två grå prickar under adressen och du kan svepa mellan adresserna. Om det finns en installationsadress på kunden kommer den alltid att visas först.

Här ska du som minst ange ordertyp och orderrubrik. Om du väljer att byta från en ordertyp till en annan innan du godkänner din offert, kan du ibland att upptäcka att båda ordertyperna har kalkylrader. Om så är fallet har du möjlighet att antingen ta bort eller behålla de befintliga raderna.

Du kan också fylla i kundens märkning (Fakturamärkning) och kundens ordermärkning (Er referens) samt skriva en arbetsbeskrivning. Nedanför arbetsbeskrivningen har du även möjlighet att lägga till en anteckning på kunden som kommer att synas på alla kundens ordrar. Det gör du genom att aktivera "Lägg till anteckning på kunden". Du får då upp ett textfält där du kan ange den anteckning som ska sparas på kunden. Du kommer också att kunna se tidigare kundanteckningar, så att du kan undvika att skapa en anteckning som redan har skrivits. Du kan använda kundanteckningar för att skriva allmänna meddelanden om kunden, t.ex. att du ska komma ihåg att ringa kunden innan du anländer.

I detta steg har du även möjlighet att välja vilken avdelning ordern ska tillhöra, detta väljer du längst ned på sidan.

I detta steg väljer du om du vill fakturera enligt Löpande, Fast pris eller Kalkyl, samt eventuellt start- och slutdatum. Du kan skapa en kalkyl genom att klicka på knappen ”Lägg till kalkyl”. Har du redan lagt till material på ordertypen så kommer det istället stå ”Visa alla kalkylrader”. Klicka på den för att lägga till fler material.

Genom att lägga till kalkyl kan du ange förväntade material- och/eller timförbrukning, och göra en prisberäkning för ditt uppdrag. Du kan ange så många rader du behöver, så att kunden får en detaljerad inblick i vad offerten innehåller.

Här väljer du offertmall och text som ska ingå i offerten och skickas till kunden. Klicka på ”Vald mall” för att ändra från den befintliga mallen och kolla sedan igenom så att allt ser bra ut. Dessutom har du möjlighet att välja ett sista giltighetsdatum för offerten.

Du kan före godkännandet klicka på ”Öppna offert i pdf” för att förhandgranska hur offerten kommer se ut för kund, är du nöjd med resultatet? Klicka då på godkänn så kommer du till offertsammanställningen.

När kunden har accepterat offerten kan du godkänna den som en order genom att klicka på det röda fältet under "Status" och få tillgång till och börja registrera arbetet på arbetskortet.

För att skapa ett extra arbete måste du först välja eller skapa en godkänd order men inte stängd order.

1. Gå till slutet av ordern och tryck på plusikonen.
2. Välj "Extra arbete".
3. Du kommer nu att vidarebefordras till en ny sida där du kan skapa extraarbetet.

På denna sida kan du välja:

• Om extraarbetet ska skapas som offert eller order
• Om du vill godkänna det direkt eller spara det som ett utkast genom att välja antingen "Godkänn" eller "Spara utkast".

När extraarbetet har skapats kommer du att kunna se en lista över de tre första extraarbetena från ordern. Du kan klicka på dem för att öppna och redigera dem.

1. Gå till ordern.
2. Tryck på knappen 'Visa alla extraarbeten'.
3. Du får nu en överblick över alla extraarbete på ordern.

Här kan du även skapa nytt extraarbete genom att trycka på plusikonen längst ner på skärmen – precis som när du skapar extraarbete från huvudordern.

Om du vill redigera ett extraarbete kan du göra det på två sätt:

1. Gå till ordern och tryck på det extraarbete du vill redigera.
2. Gå till översikten över extraarbeten och välj relevant extraarbete.

När du har öppnat extraarbetet kan du:

• Visa detaljerad information.
• Redigera nödvändig information.

Klicka på plustecknet längst ner till höger och välj ”Order” för att skapa en ny order direkt från överblicken.

Steg 1: Välj kund

Börja med att välja den kund som ordern ska kopplas till. Du kan antingen söka bland befintliga kunder eller skapa en ny.
Om kunden har flera kopplade adresser – till exempel en separat installationsadress – kan du välja rätt adress genom att svepa mellan adresserna, som markeras med två grå prickar. Installationsadressen visas alltid först, om en sådan finns.

Steg 2: Fyll i informationen om ordern

I detta steg ska du minst ange en ordertyp och skriva en beskrivning av uppdraget. Om du byter ordertyp innan ordern godkänns kan det i vissa fall finnas kalkylrader kopplade till båda ordertyperna. Då får du möjlighet att välja om du vill behålla eller ta bort de befintliga raderna. Du kan även lägga till information som kundens rekvisitionsnummer och referensperson, om det är relevant.

Om du behöver lägga till en anteckning till kunden klickar du bara på knappen bredvid Lägg till kundanteckning.

Steg 3: Ange pris och eventuella tidsfrister

Här kan du välja om ordern ska faktureras efter löpande, till ett fast pris eller baserat på kalkyl. Du kan även ange eventuell start- och slutdatum samt tidpunkt för när uppdraget ska utföras – och lägga till kalkylrader.

Steg 4: Information till kunden

Här väljer du hur ordern ska presenteras för kunden. Du kan välja mellan dina befintliga mallar eller anpassa innehållet direkt i textfältet.

När du har fyllt i den relevanta informationen i ordern kan du välja att antingen godkänna direkt eller granska som utkast.

Om du klickar på ”Godkänn” får du samtidigt möjlighet att skicka ordern direkt till kunden. Du kan även klicka på ”Öppna orderutkast i pdf” för att förhandsgranska dokumentet så som det kommer att se ut för kunden.

Här får du möjlighet att granska orderutkastet innan du godkänner det. På så sätt kan du fortfarande göra ändringar om det behövs. Om du klickar på ”Visa orderbekräftelseutkast dokument” öppnas ordern i en PDF-fil så att du kan se hur det kommer att se ut innan du skickar dokumentet till kunden. När du är redo att godkänna ordern görs det i den röda rullgardinsmenyn.

Du kan enkelt skapa nya offerter och ordrar direkt från kundlistan. Välj först den kund som ordern ska kopplas till och klicka sedan på plustecknet längst ner till höger för att skapa en ny offert eller order.

Härifrån har du möjlighet att skapa antingen en offert eller en order med den aktuella kunden.

Om du vill lägga till kalkylrader eller skapa en offert eller order med kalkyl kan detta också göras i appen. På så sätt kan du ange din förväntade material- och/eller tidsförbrukning och göra din prisberäkning direkt där. Du kan lägga till så många rader du behöver, så att kunden får en tydlig och detaljerad bild av vad uppdraget kommer att kosta. När du håller på att skapa en offert eller en order kan kalkylen läggas till genom att klicka på knappen ”Lägg till kalkyl”.

I listan visas de material du senast har lagt till. Om du ofta använder samma material gör det det enkelt och snabbt att återanvända dem i din kalkyl. Vill du hitta ett specifikt material kan du söka genom att skriva in antingen artikelnummer eller produktbeskrivning i sökfältet.

När du har hittat det önskade materialet har du två sätt att lägga till det:
Svep materialet åt vänster och tryck på ”+” – då läggs det automatiskt till i din kalkyl.

Du kan också trycka på själva materialraden. När du klickar på en materialrad öppnas en sida där du kan ange antal och justera relevant information.

När du söker efter nya material visas först ”Egna material”, därefter dina egna ”Kortnummer” och sist ”Grossistmaterial”. Om du inte hittar det material du letar efter direkt kan du klicka på knappen ”Sök efter fler material” längst ner i listan med sökresultat.