Inställning av Godkännanderegler

Det är möjligt att konfigurera godkännanderegler för leverantörsfakturor. För att genomföra dessa inställningar går du till Företagsinställningar > ”Leverantörsfakturor” > Klicka på ”Starta aktivering”.

Klicka dig fram till ”Manuellt godkännande”. Här kan du kan välja mellan 1 eller 2 godkännare. För den andra godkännaren kan du ställa in att reglerna endast ska gälla när fakturan överstiger ett specifikt belopp.

Observera att det alltid måste finnas minst en godkännare, och om inga regler har ställts in kommer alla med faktureringsrollen att kunna godkänna inköpsfakturor.

Utökad godkännare

Den utökade godkännaren kan godkänna inköpsfakturor om en eller flera av dina 1a eller 2a godkännare inte kan godkänna fakturan.

Om du behöver lägga till en utökad godkännare som alltid kan skriva  över godkännanden kan detta ställas in genom att klicka på knappen Redigera utökad godkännare. Här kan du välja vem som alltid har möjlighet att godkänna, oavsett om det är en annan medarbetares tur att godkänna inköpsfakturan.

Detta är användbart om en medarbetare är sjuk eller på semester och därmed blockerar godkännandeflödet.

När dessa regler har implementerats, kommer de att gälla för alla obehandlade leverantörsfakturor som är redo för bearbetning.

Översikt över leverantörsfakturor

När godkännanderegler har ställts in kommer inkommande leverantörsfakturor att delas upp i två tabeller; en för fakturor där du själv är godkännare, och en där andra ska godkänna. Detta gör det överskådligt och enkelt att identifiera vilka fakturor du omedelbart behöver hantera och vilka som avvaktar åtgärder från andra medarbetare.

Avvikelse från Reglerna

Genom att klicka på pilen bredvid namnet för ”Nästa godkännare” kan du välja att avvika från de uppsatta reglerna för en specifik faktura. Detta kan vara användbart om en medarbetare är frånvarande eller om fakturan är mer lämplig för en annan medarbetare än vad reglerna föreskriver.

Godkännande av en Faktura

När du öppnar en faktura där du är nästa godkännare, kommer du att kunna se fakturans innehåll och därifrån kunna godkänna den samt vidarebefordra den till nästa godkännare. Om du är den sista godkännaren, kommer du att kunna behandla fakturan och överföra posterna till de berörda order, precis som du alltid har kunnat göra i Minuba.

Godkännande via App

För närvarande är det inte möjligt att godkänna inköpsfakturor via appen om godkännanderegler har ställts in i Minuba. Det pågår arbete för att införa denna funktion i en framtida uppdatering av appen.