Så arbetar du med ROT/RUT eller Grön Teknik i Minuba

När du arbetar med ROT/RUT eller Grön Teknik-avdrag, så kan du självklart fakturera detta i Minuba. Här går vi igenom hela processen i webbversionen av Minuba från ny kund till offert/order, faktura och slutligen din begäran till Skatteverket.

Skapa en offert eller en order med skatteavdrag

ROT/RUT  på en faktura

Grön teknik på en faktura

Avräkna en ROT/RUT eller Grön teknik faktura

Markera en ROT/RUT/Grön teknik faktura

Begäran om utbetalning från Skatteverket

Jag har fått min utbetalning , jag vill avräkna resten av min faktura

Avslag från Skatteverket, vad gör jag nu?

 


Att tänka på:

  • Aktivera skatteavdraget som det sista du gör på din offert/order eller faktura
  • Du kan INTE aktivera skatteavdrag på en order som befinner sig i status Ny, Pågår, Färdig. Det är ENDAST på ett utkast som du kan lägga till ROT/RUT & Grön Teknik.
  • Du kan spara info för skatteavdrag (fastighetsbeteckning, personnummer osv) på kunden så hämtas den upp när du sedan ska göra fakturautkastet.
  • Du behöver tala om för programmet vad som är material, så att detta INTE kommer med i beräkningen för avdraget.
  • Om du vill kunna ladda ner en korrekt ROT/RUT fil från Minuba och ladda upp på Skatteverket MÅSTE du ange Arbetstyp på VARJE RAD.

Skapa en offert/order med skatteavdrag

För att få det smidigaste arbetssättet när du arbetar med skatteavdrag i Minuba så ska du först skapa din offert eller order med alla uppgifter, timmar och material INNAN du aktiverar ROT/RUT/Grön Teknik, skatteavdraget ska aktiveras sist i arbetsflödet.

Gå till Skapa ny > Offert

Ny kund: Fyll i alla uppgifter såsom Namn, adress, telefon osv (uppgifter för skatteavdrag anger du längre fram i processen)

Befintlig kund: Sök upp kunden i ’Sök kund’ och välj denna.

Prisplan: Prisplan Kalkyl är det som fungerar bäst när det gäller skatteavdrag. Fast pris kan du inte använda när du ska ha skatteavdrag på fakturan. Detta pga. av Skatteverkets regler gällande specifikation av arbetade timmar.

För mer information kring ROT/RUT och vilka regler som gäller hänvisar vi till: Skatteverket ROT och RUT

Välj ordertyp och skriv en orderrubrik

Lägg till de material och de uppskattade timmarna under Kalkyl på utkastet. Gör klart din offert/order innan du aktiverar skatteavdrag.

Spara ditt utkast.

Efter att du har sparat sidan, gå till Offert/Orderpilen och välj ’ROT/RUT Grön Teknik -inställningar’.

Nu får du upp en pop-up ruta där du kan fylla i kundens uppgifter för skatteavdrag.

Välj vilket avdrag det gäller, fyll i informationen och sedan ska du välja på vilket sätt du vill spara informationen.

  • Uppdatera/spara på både kund och order – infon sparas eller uppdateras på kundinformationen och på den aktuella ordern
  • Uppdatera/spara endast på aktuell order – infon sparas eller uppdateras endast för den aktuella ordern. Infon på kunden kommer inte att ändras.

Det går även att välja ’Inget’ och fylla i informationen. Då sparas infon men inget skatteavdrag blir aktiverat.

Nu specificerar du vilken typ av arbete (fakturalinjer) som avdraget ska göras på. Detta gör du under ROT-linjer.

Minuba räknar ut ett förslag på möjligt skatteavdrag åt dig. Markera vad som är material genom att  specificera både materialet och Arbetstypen.

Material = kryssa i Material och välj Arbetstyp

Arbetstimmar = välj endast Arbetstyp

Övriga kostnader (tex RESTID) = välj endast Övriga kostnader under Arbetstyp

Om du har rader med minusposter eller endast text som du inte vill ha med till skatteverket kan du välja Ej husarbete 

Minuba räknar själv ut skatteavdraget och fyller i det i Önskat avdrag, men du behöver tala om för programmet vilka rader den ska räkna på och inte genom att välja arbetstyp och kryssa i materialet.

Godkänn den genom att trycka på Godkänn under handlingar och skicka till den kunden.

För att skatteavdraget ska synas på PDF:en behöver du ha denna inställning ikryssad under Företagsinställningar, Offert/order:

’Visa totalpris längst ned i offerten/orderbekräftelsen’

 


ROT/RUT på en faktura

Fungerar på samma sätt som på offert/order med den skillnaden att du aktiverar skatteavdraget på fakturautkastet istället.

OBS! För smidigare arbetsflöde, gör i ordning material och timmar på arbetskortet eller på utkastet INNNAN du aktiverar ROT/RUT.

  1. Klicka på ”Fakturapilen” och välj ROT/RUT & Grön Teknik – inställningar”

2. Följ samma rutin som för offert/order ovan.

Spara och se på ditt fakturautkast i PDF. Om allt ser ut bra ut är det bara att skicka till kunden.

 

Gå till överst på sidan


Lägg till en rad eller ändra på linjer:

När du arbetar med ROT/RUT/Grön-linjer och vill ändra eller lägga till rader måste du göra detta under Kalkyl (på en offert/order) eller under fakturarader på ett fakturautkast. Lägg till eller ändra antal, spara, uppdatera därefter sidan så uppdateras även skatteavdrag linjerna.

 

Varför behöver jag markera samtliga rader med en typ av arbete?

När du skickar in din begäran till Skatteverket kräver de information om hur många timmar man lagt ner på arbetet men även hur det debiterbara beloppet på fakturan kategoriseras. Det du debiterar på en rot- eller rut-faktura ska kategoriseras som antingen en arbetskostnad, materialkostnad eller en övrig kostnad.

För att minimera avvisningar från Skatteverket när man begär sin utbetalning så måste varje fakturarad kategoriseras på detta sätt, så att all information kommer med i dokumentet som du sedan kan använda för att begära utbetalning via Skatteverkets e-tjänst för företag.

 


Installation av grön teknik

När det gäller Grön teknik ska du INTE kryssa i material så som du gör på en ROT-faktura. Detta eftersom det gröna avdraget gäller för HELA fakturan och inte bara för timmarna som på ROT/RUT. Om en linje INTE ska ingå i avdraget, välj Ej husavdrag.

Spara fakturan och Godkänn den för att skicka den till din kund.

Läs mer om Grön teknik på Skatteverkets hemsida

Gå till överst på sidan


Avräkna en ROT/RUT eller Grön teknik

När du jobbar med ROT/RUT eller Grön teknik och du har fått en betalning från din kund kan du avräkna det belopp som kunden har betalat på fakturan.

Efter det kan hämta ut din fil för att skicka till Skatteverket. (Det kan du läsa mer om längre ner på denna sidan)

Ta fram din faktura, och tryck på Betalning.

 

 

Här skriver du in det belopp som kunden betalat in, som ett negativt belopp.

 

*TIPS! Du kan scrolla upp och ner på din faktura i bakgrunden genom att hålla musen över bakgrunden medan du har ’Ange betalning’ öppen. Så att du kan kontrollera att utestående belopp stämmer med det möjliga skatteavdraget.

Tryck OK

Nu kan du gå vidare och göra din begäran till Skatteverket.


Gå till överst på sidan


Begäran om utbetalning från Skatteverket

När du har avräknat din faktura med betalningen du fått av din kund, är det dags att begära utbetalning från Skatteverket.

När det gäller ROT och RUT kan du hämta ut en fil från Minuba som du kan ladda upp i skatteverkets e-tjänst för företag.

OBS! Vad det gäller grön teknik går det inte att ladda ner en fil då Minuba ännu inte har stöd för detta. Det innebär att du måste ansöka om grön teknik-avdrag manuellt på Skatteverkets hemsida.

Du kan bara begära utbetalning för betalade fakturor. Därför är det viktigt att du har avräknat din faktura med det belopp som kunden ska betala i Minuba innan du exporterar filerna.

Du hämtar din begäran inne på en enskild faktura här:

 

Du kommer att få ner en komprimerad fil till din dator som innehåller xml-fil/filer. Du behöver extrahera(packa upp) din fil på din dator eftersom det är xml-filen/filerna som du ska ladda upp på Skatteverkets hemsida och inte hela zip-filen.


Gå till överst på sidan


 

Hur håller jag reda på mina ROT/RUT och Grön teknik-fakturor?

Ett sätt är att varje gång du har fakturerat går du in och lägger en uppföljning på de fakturor som du vill ha lite extra koll på.

Under ’Fakturering’ kan du trycka på ’Lägg till uppföljning’ under kolumnen ’Uppföljning’.

Här kan du välja ett datum, skriva en text eller både och.

På exemplet nedan vill jag komma ihåg att detta är en ROT-faktura. Denna vill jag senare begära utbetalning för och jag vill enkelt se att detta är en ROT-faktura. Jag väljer att skriva in ett datum denna gången.

Här ser jag nu alla mina noteringar på mina fakturor. När mitt valda datum har passerat blir texten röd för att signalera att datumet har passerat.

(Att hela fakturan är röd betyder att förfallodatumet har passerat utan att den har blivit avräknad)

Nedan har jag noterat vilka fakturor som är ROT/RUT /Grön teknik med en liten notis, och vilka fakturor som jag har begärt utbetalning för genom att bara skriva ’Skatteverket’ som en liten kom-ihåg till mig själv.

När jag har markerat min fakturor på detta sätt, kan jag även göra en sökning i sökfältet på tex ROT och få upp alla min ROT-fakturor.


Gå till överst på sidan


 

Jag har fått min utbetalning från Skatteverket, hur gör jag nu?

Efter att du har fått ditt beslut och din utbetalning från Skatteverket, kan du lägga in den betalningen på fakturan.

Ta fram den aktuella fakturan. Gå till Fakturapilen och tryck på ’Betalning’

Ange det belopp du har fått i utbetalning.

Tryck OK

Nu är din faktura fullbetald!


Gå till överst på sidan


Avslag från Skatteverket

Om du fått ett nekande från Skatteverket kan du skicka en påminnelse till din kund på det utestående beloppet.

Gå in på din faktura, under Betalningspåminnelser kan du skapa din påminnelse.

Här väljer du : Betalningspåminnelse men lägger inte på någon ytterligare avgift. Välj ditt nya förfallodatum.

Då kommer det utestående beloppet som ska betalas in stå på en egen första sida i fakturan. Orginalfakturan ligger med som en fakturakopia till kunden.

Godkänn din faktura.

När du skickar den direkt till kunden via epost kan du skriva i meddelandet vad fakturan gäller och varför du skickar en påminnelse på det utestående beloppet.


 

Gå till överst på sidan