- /
- /
- /
- /
Så arbetar du med husavdrag i Minuba
När du arbetar med husavdrag ,ROT,RUT och Grön Teknik, så kan du självklart fakturera detta i Minuba. Här går vi igenom hela processen i webbversionen av Minuba från ny kund till offert/order, faktura, betalning och slutligen din begäran till Skatteverket.
Skapa en offert/order med husavdrag
Se tidigare fakturerat avdrag på den enskilda personen
Husavdrag på en order med Fast Pris
Avräkna en ROT/RUT eller Grön teknik faktura
Begäran om utbetalning från Skatteverket
Skapa påminnelse med husavdrag
Se vilka fakturor som har husavdrag
Jag har fått min utbetalning , jag vill avräkna resten av min faktura
Avslag från Skatteverket, vad gör jag nu?
Skicka ny faktura med skatteavdrag efter kreditering
Inställningar som underlättar arbetet med husavdrag i Minuba
Du behöver inte aktivera något i Minuba för att fakturera med husavdrag, det finns på plats från start. Men däremot finns det ett par inställningar som vi rekommenderar att du gör som kan underlätta arbetet.
Ställ in standard för arbetstyp
Kugghjulet – Företagsinställningar – Offert/order
Om du ofta använder dig av samma arbetstyp när arbetar med husavdrag, tex om det i stort sett bara är VVS du ska ha som arbetstyp så kan du ställa in detta som en standard. Då kommer den arbetstyp du har valt här att vara förvalt varje gång du aktiverar husavdrag på ett utkast.
Husavdrag på offert PDF
För att husavdraget ska synas på PDF:en för en offert behöver du ha denna inställning ikryssad under Offert/Order och ’Visa följande i offert/orderbekräftelse pdf-dokument’
’Visa totalpris längst ned i offerten/orderbekräftelsen’
Om du istället vill använda dig av en egen mall och dokumentkoder, så kan du läsa mer om detta i vår artikel om mallar för skatteavdrag i Minuba.
Husavdrag i Minuba fungerar i stort sett likadant på offert/order och faktura. Här nedan finner du en guide som gäller på alla utkast i systemet.
Skapa en offert/order med husavdrag
1 .Gå till Skapa ny > Offert eller Order
Ny kund: Fyll i alla uppgifter såsom Namn, adress, telefon osv
Befintlig kund: Sök upp kunden i ’Sök kund’ och välj denna.
Husavdrag: Här kan du fylla i kundens information för husavdrag.
Välj vilket avdrag det gäller, fyll i informationen och sedan ska du välja på vilket sätt du vill spara informationen.
- Uppdatera/spara på både kund och order – infon sparas eller uppdateras på kundinformationen och på den aktuella ordern
- Uppdatera/spara endast på aktuell order – infon sparas eller uppdateras endast för den aktuella ordern. Infon på kunden kommer inte att ändras.
Det går även att välja avdrag ’Inget’ och fylla i informationen. Då sparas infon på kunden men inget husavdrag blir aktiverat. Detta kan du använda när du har en pågående order och bara vill spara infon på kunden.
2. Välj prisplan
Löpande: Allt som registreras på arbetskortet under orderns livstid kommer med på fakturautkastet, där kommer du kunna specificera avdragstyp och beräkna avdraget.
Kalkyl: Används när du vill lämna en offert inkl. husavdrag. Det som du lägger in i din Kalkyl i offerten kommer med på fakturan, oavsett hur mycket annat material eller timmar du registrerar under orderns livstid.
Fast pris: Här kan du sätta en totalsumma på ordern. Du får endast med en rad med denna totalsumma på fakturan oavsett hur mycket material eller timmar du registrerar på ordern. Om du väljer att aktivera husavdrag på Fast pris så kommer fakturan att delas upp i två rader på fakturan: timmar och material.
För mer information kring ROT/RUT och vilka regler som gäller hänvisar vi till: Skatteverket ROT och RUT
3. Välj ordertyp och skriv en orderrubrik
Kalkyl:
Lägg till de material och de uppskattade timmarna under Kalkyl på utkastet. Gör klart din offert och spara så får du möjlighet att specificera avdraget.
Löpande:
Ordern har nu husavdrag men du kan inte specificera avdraget förrän på fakturautkastet, då du har material och timmar på ordern. Du ser då detta meddelande under ROT/RUT/Grön-tekniklinjer
Fast pris:
Kräver att det finns registrerade timmar på ordern, sammanställs och räknas ut på fakturautkastet. Läs mer HÄR. Fast pris och husavdrag fungerar i nuläget ENDAST på fakturan och INTE på en offert.
Spara och scrolla ner till ROT/RUT eller Grön teknik-linjer på ditt utkast
ROT/RUT eller Grön teknik-linjer
4. Välj arbetstyp och markera timmarna
När du skapar ditt fakturautkast första gången så kommer Minuba att ge dig ett förslag på husavdraget baserat på innehåller från kalkylen eller arbetskortet. Har du dessutom valt en standard för ROT/RUT och Grön i företagsinställningarna så är avdraget i stort sett klart och det är bara att godkänna. Du kan också göra det manuellt.
Bilden nedan visar hur det kan se hur när du har aktiverat husavdraget. Det enda du behöver göra nu är att välja arbetstyp på alla linjer. Detta gäller både timmar och material samt övriga kostnader.
- Timmar – är redan ikryssade om material är ett tidsreg.material, välj bara arbetstyp.
- Om du vill ändra antalet arbetade timmar har du möjlighet att göra det i rutan för ’Timmar att rapportera’
- Material – välj arbetstyp, tex Bygg ,EL, VVS osv
- Övriga kostnader – tex restid, servicebil och annat välj arbetstyp ’Övriga kostnader’
Minuba räknar själv ut möjligt avdrag och fyller i ’Önskat avdrag’.
Om ditt önskade avdrag avviker från det möjliga beloppet får du en varning om detta, dels på utkastet och även när du godkänner faktura. Kontrollera beloppen så de innehåller det du förväntar dig.
Godkänn den genom att trycka på Godkänn under handlingar och skicka till den kunden.
Förklaringar till de olika fälten:
Total antal registrerade timmar: Visar antal rapporterade timmar från arbetskortet. (endast på fakturautkast)
Timmar som kommer att rapporteras: Visar totalen av ’Timmar att rapportera
Timmar: Linjen är ett tidsmaterial eller inte
Beskrivning: Hämtas från fakturalinjer
Antal: Antal på fakturan
Timmar att rapportera: Antal arbetade timmar som du vill rapportera till Skatteverket det som står i denna rutan kommer med XML-filen till Skatteverket
Arbetstyp: Vilken typ av arbete har utförts?
Beräknat pris inkl. moms: Genomsnittligt försäljningspris på alla registrerade timmar som ingår i raden (vid sammanslagning av linjer)
Totalt ink.moms: Priset från fakturalinjerna ink moms
Många linjer med material och timmar?
Inga problem! Det finns en genväg. Tryck på den lilla gråa rutan i den röda menyn, här kan du sätta arbetstyp på alla eller utvalda linjer.
Se tidigare fakturerat avdrag på den enskilda personen
Här kan du se hur mycket husavdrag du har fakturerat under innevarande år på den enskilda personen med det aktuella personnumret. Notera att detta endast visar vad du har fakturerat och inte vad andra hantverkare har ansökt om på kunden.
ROT/RUT på en faktura
Fungerar på samma sätt som på offert/order med den skillnaden att du aktiverar och arbetar med avdraget på fakturautkastet istället. Läs mer HÄR
OBS! För smidigare arbetsflöde, gör i ordning material och timmar på arbetskortet eller på utkastet INNAN du aktiverar husavdraget.
- Aktivera och fyll i husavdraget genom att trycka på knappen ’Husavdrag’
- Följ samma rutin som för offert/order ovan.
Spara och se på ditt fakturautkast i PDF. Om allt ser ut bra ut är det bara att skicka till kunden.
Husavdrag på en order med Fast Pris
Fast pris i Minuba innebär att det endast är EN fakturalinje på fakturan. Detta gör det svårt att specificera material, arbetstimmar och övrigt så som Skatteverket kräver. Då Minuba inte kan visa ett innehåll på fakturan och ett annan på husavdraget innebär det att en Fast pris order/faktura med husavdrag fungerar lite annorlunda.
Följande krävs för att Fast pris med husavdrag ska fungera:
- Husavdraget MÅSTE vara aktiverat på arbetskortet INNAN du går vidare till fakturautkastet
- Det MÅSTE finnas registrerad tid på ordern.
En order med Fast pris och husavdrag kommer att delas upp i TVÅ rader på fakturan. En med material och 1 med timmar. Detta räknas ut genom att summera de registrerade timmarna och dra bort dem från totalsumman. Den kvarvarande summan antas då vara material.
Steg för steg:
- Aktivera Husavdrag på order under knappen Husavdrag och fyll i informationen från kunden
- Kontrollera att den rapporterade tiden på ordern är den förväntade.
- Gå till Fakturapilen och välj ’Visa fakturautkast’
- Välj Slutfaktura och tryck OK
- Ditt utkast genereras och 2 st fakturalinjer skapas, en för timmar och en för material. Du kan justera dessa på utkastet.
- Gå ner till ROT/RUT/Grön-teknik linjer och välj Arbetstyp på linjerna.
- Fyll i ’Timmar att rapportera’ (dessa syns inte på fakturan men kommer med i XML-filen)
- Spara och kontrollera/justera avdraget
- Spara och godkänn.
Observera! Fast pris fungerar inte på en offert där ROT/RUT eller Grön-teknik är aktiverat. Vill du kunna använda husavdraget på en offert behöver du välja pris Kalkyl istället.
Vanliga frågor
Jag har lagt till en rad på fakturan, varför uppdateras inte mina ROT-linjer?
När du arbetar med ROT/RUT/Grön-linjer och vill ändra eller lägga till rader måste du göra detta under Kalkyl (på en offert/order) eller under fakturarader på ett fakturautkast. Lägg till eller ändra antal, spara därefter sidan och uppdatera websidan så uppdateras även avdragslinjerna.
Varför behöver jag välja arbetstyp på alla linjer?
När du skickar in din begäran till Skatteverket kräver de information om hur många timmar man lagt ner på arbetet men även hur det debiterbara beloppet på fakturan kategoriseras. Det du debiterar på en rot- eller rut-faktura ska kategoriseras som antingen en arbetskostnad, materialkostnad eller en övrig kostnad.
För att minimera avvisningar från Skatteverket när man begär sin utbetalning så måste varje fakturarad kategoriseras på detta sätt, så att all information kommer med i dokumentet som du sedan kan använda för att begära utbetalning via Skatteverkets e-tjänst för företag.
Avräkna en ROT/RUT eller Grön teknik
När du jobbar med ROT/RUT eller Grön teknik och du har fått en betalning från din kund måste du avräkna det belopp som kunden har betalat på fakturan.
Efter det kan hämta ner filen för att skicka till Skatteverket. (Det kan du läsa mer om längre ner på denna sidan), när du laddat ner filen kan du markera den som exporterad och fakturan byter så status till ”Ansökta SKV”
Leta upp din faktura, och tryck på ’Visa’.
Tryck sedan på ’Betalning’.
Här skriver du in det belopp som kunden betalat in, som ett negativt belopp.
*TIPS! Du kan scrolla upp och ner på din faktura i bakgrunden genom att hålla musen över bakgrunden medan du har ’Ange betalning’ öppen. Så att du kan kontrollera att utestående belopp stämmer med det möjliga skatteavdraget.
Tryck OK
Begäran om utbetalning från Skatteverket
När du har avräknat din faktura med betalningen du fått av din kund, är det dags att begära utbetalning från Skatteverket.
Du kan bara begära utbetalning för betalade fakturor. Därför är det viktigt att du har avräknat din faktura med det belopp som kunden har betalat i Minuba innan du exporterar filerna.
Du hämtar din begäran inne på en enskild faktura genom att visa fakturan, går till fakturapilen och välj ’Hämta ROT/RUT eller Grön Teknik begäran’
Efter att du har laddat ner filen kan du markera den som exporterad. Du kan sedan se när du har exporterat XML-filen på fakturan och i Faktura översikten. Fakturan byter då status till ”Ansökta SKV” , där kan du se alla dina fakturor som du har laddat ner XML-filen på.
OBSERVERA att du behöver själv ladda upp filen på Skatteverket (SKV)
På fakturan:
I kolumnen ”Exporterat” i Fakturering:
Du kan också välja att ladda ner begäran från alla relevanta fakturor samtidigt genom att trycka på Import/export knappen under ’Fakturering’ i huvudmenyn.
Du kommer att få ner en komprimerad fil till din dator som innehåller xml-fil/filer. Du behöver extrahera (packa upp) din fil på din dator eftersom det är xml-filen/filerna som du ska ladda upp på Skatteverkets hemsida och inte hela zip-filen.
ATT TÄNKA PÅ!
När det gäller Grön teknik är det den rad som är material för timmar som kommer att rapporteras in som arbetade timmar i XML-filen och det kommer då att hamna under den arbetstypen du har valt för den raden/raderna.
Skapa en påminnelse om kunden inte har betalat
Skapa en påminnelse på en faktura med husavdrag
När du har en faktura med husavdrag behöver du lägga till avdraget som en betalning på fakturan för att det utestående beloppet ska bli korrekt på PDF:en.
- Skapa en Påminnelse
- När du står på utkastet, notera vilken summa du FÖRVÄNTAR dig att få från Skatteverket
- Kopiera denna summa eller skriv ner den på ett papper.
- Gå till Betalningspåminnelse pilen och välj ”Betalning”
- Lägg till summan på avdraget som en betalning.
- Tryck OK
- Nu kan du kika på PDF:en så är det nu det rätta beloppet efter avdraget som visas på påminnelsen.
Se vilka fakturor som har husavdrag
Fakturor som har husavdrag är markerade med en liten hussymbol så att du snabbt kan se vilka fakturor som är med husavdrag
Du kan också lägga en uppföljning på de fakturor som du vill ha lite extra koll på.
Under ’Fakturering’ kan du trycka på ’Lägg till uppföljning’ under kolumnen ’Uppföljning’.
Här kan du välja ett datum, skriva en text eller både och.
På exemplet nedan vill jag komma ihåg att detta är en ROT-faktura. Denna vill jag senare begära utbetalning för och jag vill enkelt se att detta är en ROT-faktura. Jag väljer att skriva in ett datum denna gången.
Här ser jag nu alla mina noteringar på mina fakturor. När mitt valda datum har passerat blir texten röd för att signalera att datumet har passerat.
(Att hela fakturan är röd betyder att förfallodatumet har passerat utan att den har blivit avräknad)
Nedan har jag noterat vilka fakturor som är ROT/RUT /Grön teknik med en liten notis, och vilka fakturor som jag har begärt utbetalning för genom att bara skriva ’Skatteverket’ som en liten kom-ihåg till mig själv.
När jag har markerat min fakturor på detta sätt, kan jag även göra en sökning i sökfältet på tex ROT och få upp alla min ROT-fakturor.
Jag har fått min utbetalning från Skatteverket, hur gör jag nu?
Efter att du har fått ditt beslut och din utbetalning från Skatteverket, kan du lägga in den betalningen på fakturan.
Ta fram den aktuella fakturan. Gå till Fakturapilen och tryck på ’Betalning’
Ange det belopp du har fått i utbetalning. Eller tryck på ’Avräkna faktura’ så lägger Minuba resten av beloppet som betalt.
Tryck OK
Nu är din faktura fullbetald!
Avslag från Skatteverket
Om du fått ett nekande från Skatteverket kan du skicka en tilläggsfaktura till din kund på det utestående beloppet. Du behöver först registrera kundens betalning på fakturan. Läs mer här
Om avdraget har blivit delvis betalat av Skatteverket kan du registrera det utbetalda beloppet på samma sätt som den första betalningen, så att det som återstår är det som din kund nu ska betala.
Gå in på din faktura, under Betalningspåminnelse kan du skapa en tilläggsfaktura.
Här väljer du : Tilläggsfaktura. Välj ditt nya förfallodatum. Samt kryssa i: Inkluderar framsidan på betalningspåminnelsens pdf. Då kommer det utestående beloppet som ska betalas in stå på en egen första sida i fakturan. Originalfakturan ligger med som en fakturakopia till kunden.
Följande text läggs till på alla tilläggsfakturor:
Skatteverket har helt eller delvis avslagit ansökan om skattereduktion, vilket innebär att du är
betalningsskyldig enligt ovan. Om Skatteverket har avslagit en del av beloppet har det godkända
beloppet dragits av från denna faktura. Vi emotser betalning för resterande belopp.
Se exempel nedan:
Godkänn din faktura.
När du skickar den direkt till kunden via epost kan du också skriva i meddelandet vad fakturan gäller och varför du skickar en påminnelse på det utestående beloppet om du så önskar.