Så använder du timkort

Alla dina anställdas timkort finns samlade på ett ställe som du har tillgång till om du är administratör i Minuba. Översikten ger dig en överblick över dina anställdas registrerade timmar, sjukdom, övertid m.m. Timkorten visar också när dina anställda senast lämnade in eller fick sina tidrapporter godkända. Det här är viktig information för den som hanterar lön och som t.ex. måste exportera tidrapporterna till ett lönesystem. Du har även möjlighet att välja vilken period och avdelning du vill se timmarna för.

Behöver du en detaljerad inblick i de registrerade timmarna, som t.ex. vilket eller vilka datum de är registrerade på kan du med fördel exportera listan till ett Excel-ark eller till PDF.

Du hittar timkorten genom att klicka på kugghjulet i det övre högra hörnet och välja ”Timkort”.

Kugghjulet > Timkort

Under ’Timkort’ hittar du en översikt över alla medarbetare och deras arbetstimmar och frånvaro.

Du kan exportera informationen via knappen ’Export’. Läs mer om export av timkort här!

Redigera ’Saldo’ eller ’Visa logg’ 

I detta avsnitt går vi igenom hur du kan redigera medarbetarens saldotimmar eller se en händelselogg över när en medarbetare registrerade en tid i sin Minuba.

I vissa fall kan det bli nödvändigt att ändra en anställds timsaldo, till exempel om övertid betalas, och saldot i efterhand ska justeras. Inne under Timkort kan du se en lista över alla medarbetare. Du kan redigera i saldo genom att klicka på knappen ”Saldo” till vänster för varje namn.

Detta öppnar ett fönster där du kan redigera i saldot.

Du kan nu välja vilket datum ändringen ska gälla, du kan se aktuellt flexsaldo, och du kan antingen lägga in en ändring eller sätta ett nytt flexsaldo. Du kan valfritt även skriva en anmärkning, som t.ex ”11 timmar betalda”.

OBS! När du väljer ’Datum för ändringen’ måste du vara medveten om att du ställer in det slutliga saldot för det datum du har valt. Så om ändringen ska gälla från måndag morgon, välj datum för söndag.

Här är det ifyllt ”-11” under Ändring, vilket minskar flexsaldot till ”10”.

Efter detta kommer saldot på ’Min tid’ och på tidrapporter att ändras från dagen efter det valda datumet. Förändringen kommer att synas i loggen på den enskilde medarbetarens tidrapport. Loggen hittar du under kolumnen ’Handlingar’ på medarbetarens rad.

Om du klickar på ’Visa logg’ så ser du alla åtgärder som har skett på medarbetaren, som rör tidregistrering och saldo.

Ändra saldo på en medarbetares Godkända timmar

För att hitta en anställds timsaldo, klicka på Kugghjul > Timkort.

Om du vill ändra saldot för en redan godkänd tidrapport kan detta göras genom att klicka på knappen ”Saldo” bredvid den anställdes namn, och sätta en bock i rutan ”Ändra saldo för godkända timkort”.

Om detta alternativ är aktiverat kommer systemet automatiskt att ta bort godkännandet för tidrapporten, utföra önskad balansändring och sedan godkänna tidrapporten igen. Detta kommer också att synas i loggen för den angivna medarbetaren.

Du slipper därmed att manuellt ta bort och lägga till godkännande av tidrapporter via ”Min tid” varje gång du behöver ändra dina anställdas saldo.