Tidsregistrering

Typer av tidsregistrering

Övergripande finns det tre typer av tidsrapportering: ’Orderrelaterad’, ’Icke orderrelaterad’ och ’Frånvaro’.

Orderrelaterade timmar (gröna)

Timmar som du har registrerat på en specifik order och som räknas med i din tidsförbrukning hos kunden. Dessa kan du registrera direkt via arbetskortet eller via ’Min plan’, ’Min tid’ eller ’Planering’.

Icke orderrelaterade timmar (röda)

Tid som du till exempel har tillbringat på kontoret eller i verkstaden och som inte ska faktureras till en kund kan du registrera som ’Icke orderrelaterad’. Timmarna kan användas för löneberäkning och för att andra ska kunna se vad den icke orderrelaterade tiden har använts till.

Frånvaro (orange)

Om du inte är på jobbet av en eller annan anledning kan du registrera din frånvaro.
Det kan till exempel bero på sjukdom, semester, kompensationsledighet eller annat.

Så gör du en tidsrapportering

När du ska registrera din tid kan du klicka i kalendern på den dag och tidpunkt som du vill registrera på. Du får då möjlighet att ange fler detaljer om din tid, till exempel vilken uppgift som har utförts eller eventuella tillägg. Du kan justera tiden genom att ändra start- och sluttid eller välja ett annat datum.

Under ’Order’ väljer du vilket arbetskort tiden ska registreras på, eller så kan du välja att tiden ska vara icke orderrelaterad. Om du registrerar tid på en order läggs timmarna automatiskt in på arbetskortet.

Under ’Arbetstidstyp’ väljer du vilken typ av arbete du har utfört. Du kan ha flera arbetstyper med olika timsatser, om du till exempel ena dagen gör servicearbete och nästa dag gör montering – där varje typ ska ha sitt eget försäljningspris.
Läs mer om hur du skapar nya uppgiftstyper (även kallade arbetstider och frånvarotyper).

Under ’Notera’ kan du skriva vilket arbete du har utfört. Beroende på era ’Företagsinställningar’ kan denna anteckning föras över till kundens faktura, så att kunden kan se vad som har gjorts på olika dagar.

Under ’Företagsinställningar’ kan du välja om medarbetare ska kunna registrera tid i intervaller om 15 eller 30 minuter.

Välj en arbetsuppgift

En uppgift kan till exempel vara kontorsarbete, möte, transport, support, administration, verkstad med mera.

Med uppgifter blir det tydligt att se vad den registrerade tiden har använts till.

Lägg till övertid, tillägg eller traktamente

Övertid

När du registrerar din tid kan du välja att det ska vara ’Övertid’, vilket gör att blocket blir ljust (gröna block blir ljusgröna och röda block blir ljusröda). När tiden markeras som övertid ändras timsatsen till övertidssats. Övertidssatsen kan definieras under ’Företagsinställningar’ eller för varje enskild medarbetare under ’Administration’ -> ’Användare’.

OBS! Funktionen ’Övertid’ måste först aktiveras här: ’Kugghjulet’ -> ’Företagsinställningar’ -> ’Registreringar’.

Tillägg

Du kan lägga till extra satser till din tid om du har använt ett särskilt verktyg, till exempel en grävmaskin, och behöver lägga till detta som ett tillägg till din arbetstid. Grävmaskinen har sin egen sats, och en extra rad kommer att läggas till på den order som tiden registreras på.

Tillägg kan registreras per timme eller per registrering, vilket definieras i tilläggstypen under ’Administration’ -> ’Arbetstids-, tilläggs- och frånvarotyper’.
Exempel: Om du registrerar 4 timmars arbete med tillägg och tillägget är per timme, kommer 4 x sats att läggas till. Men om tillägget räknas per registrering kommer endast 1 x sats att läggas till för dina 4 timmar.

OBS! Du kan lägga till flera tillägg till samma tidsregistrering.

Övertidstillägg

Dessa är tillägg som endast kan väljas när du registrerar övertid. De visas därför först under tillägg när du markerar kryssrutan för ’Övertid’ under ’Företagsinställningar.’

Exempelvis kan det handla om ett extra tillägg per första övertidstimme och ett annat tillägg per andra övertidstimme.

Registrera din frånvaro

Om du inte är på jobbet kan du registrera din frånvaro – oavsett om det beror på sjukdom, semester, kompensationsledighet eller annat. Det fungerar på samma sätt som när du registrerar vanlig arbetstid, men du väljer knappen ’Frånvaro’ och anger en frånvaroorsak.

Frånvaro räknas med i din förväntade arbetstid och minskar därför inte ditt saldo. Dock räknas frånvarotypen ’Kompensationsledighet’ inte med i din förväntade arbetstid och påverkar inte det registrerade timantalet.

Kom ihåg dina pauser

Under ’Företagsinställningar’ kan du ställa in automatiska pauser. Här kan du definiera när pausen börjar och hur länge den varar. Det är möjligt att ställa in flera pauser per dag.

När du registrerar din tid och den omfattar en av de fasta pauserna kan du markera rutan för ’Paus’, och pausen läggs automatiskt in i din tidsregistrering.

Läs mer om hur du ställer in automatiska pauser.

Om ni inte använder automatiska pauser kan du ange pauser genom att dela upp din tidsregistrering i två eller flera delar. För en arbetsdag på 7,5 timmar med två pauser på totalt 45 minuter kan din registrering se ut så här:

När pauser anges som ”luckor” i kalendern handlar det om egenbetalda pauser. Om du däremot inte själv ska betala för dina pauser, ska de naturligtvis inte anges i arbetstidskalendern.

Tidsrapportering som inte ska kopplas till kunduppdrag

Om du ska registrera tid som inte är orderrelaterad kan du under ’Order’ välja att tiden är ’[Inte orderrelaterad]’.

En icke orderrelaterad tid räknas som vanlig arbetstid på tidrapporten, men tidsrapporteringen visas i rött för att tydliggöra att det inte är fakturerbar tid.

Heldagsregistreringar och flerdagsregistreringar

När du gör en tidsregistrering har du möjlighet att välja om det ska vara en heldagsregistrering genom att markera rutan ’Heldag’. Du behöver bara ange rätt starttid, och därefter läggs automatiskt det antal timmar som motsvarar en hel arbetsdag.

Antalet timmar för en hel dag baseras på medarbetarens förväntade arbetstid, vilket kan ställas in på användaren.

Läs mer om hur du ställer in en användarprofil

När du skapar en tidsregistrering för en hel dag kan du även ange om den ska sträcka sig över flera dagar genom att kryssa i rutan ’Flera dagar’. Du behöver då ange ett slutdatum för registreringen. Detta är särskilt praktiskt om en uppgift sträcker sig över en längre period eller om du ska registrera din semester.

Helgdagar/helger

Helgdagar fungerar på samma sätt som lördagar och söndagar i arbetstidskalendern och har samma färg. Dessa dagar räknas inte med i din förväntade arbetstid, och du kan därför inte göra heldags- eller flerdagsregistreringar på dessa dagar.

Du kan dock ändå skapa tidsregistreringar på helgdagar och helger, så länge du registrerar tiden på vanligt sätt utan att använda heldags- eller flerdagsalternativen.

Överlappande timmar

Tidsrapporteringarna används för att beräkna din arbetstid, och överlappande registreringar är därför inte möjliga. Om du till exempel skapar en tidsregistrering från kl. 10:00 till kl. 17:00 och därefter en från kl. 08:00 till kl. 12:00 samma dag, kommer en dialogruta liknande denna att visas:

Om du väljer ’Radera överlappande registreringar’ tas den första registreringen (kl. 12:30–15:00) bort, och den andra (kl. 15:30–19:30) skapas. Om du väljer ’Flytta överlappande registreringar’ skapas den nya från kl. 08:00–12:00, medan den befintliga flyttas till kl. 12:00–19:00.

OBS! Detta gäller inte för planerade tider, eftersom du kan planera flera uppgifter under samma tidsperiod – men endast registrera en uppgift åt gången.

Tidsrapportering över midnatt

För att rapportera tid över midnatt måste du skapa två separata registreringar. Den första görs till exempel den 29-04 från 23:00 till 24:00. Den andra görs den 30-04 från 00:00 till 01:00.

På så sätt undviker du problem vid inlämning av tidrapporter som sträcker sig över olika dagar.

Kalendern i Planering

Få en översikt över alla anställdas tillgängliga tider samt deras planerade och utförda arbetsuppgifter. Under ’Planering’ ser du en stor kalender för alla anställda och aktiva order under den valda perioden, vilket gör det enkelt att planera dagen, veckan eller månaden.

OBS! Planering är endast tillgängligt för en användare med rollen ’Administratör’ / ’Planera tid’ / ’Planera och godkänna tid’. Alternativt kan en anställd ha rollen ’Visa planering’, vilket gör att de kan se den men inte redigera den.

Se videon och få koll på ’Planering’ i Minuba.

I kalendern kan du planera dina anställdas tider för att säkerställa att dina medarbetare får sina dagar fyllda samtidigt som det ger dig en bra överblick. Detta är särskilt användbart när det behövs planeras nya uppgifter, så att du snabbt kan hitta lediga tider bland dina anställda.

Till vänster i kalendern hittar du listan över alla dina anställda, som du kan planera och/eller registrera tid på. Du kan dölja en anställd från listan genom att hålla musen över namnet och klicka på krysset. För att visa alla dolda anställda igen, klickar du på ’nedåtpilen’ -ikonen under ’Anställd’ och väljer ’Visa dolda anställda’.

Till höger visas alla dagar som ligger inom den period du har valt uppe i verktygsfältet. Om du till exempel har valt en 5-dagarsvisning visas måndag-fredag.

Du kan lägga in tid i en anställds kalender genom att klicka på en dag och dra musen över det tidsintervall som ska registreras.

När du har valt en tidsperiod i kalendern öppnas ett fönster som visas nedan, där du kan ange detaljer om arbetet. Du kan både välja vilken order timmarna ska läggas på och en uppgiftstyp. Du kan också göra hela- eller flerdagsregistreringar.

Verktygsfältet i Planering

Överst på sidan hittar du verktygsfältet.

Pilarna används för att gå framåt och bakåt i tiden. Visar kalendern till exempel en vecka åt gången, kan du med pilarna hoppa en vecka framåt och bakåt.
Datumväljaren, där du kan välja startdatum för visningen.
Antal dagar som visas åt gången.
Om dagarna som visas ska vara på 24 timmar eller längden på en arbetsdag.
Om ’Arbetsdag’ är valt kan du ange start- och sluttid för dagen.
Om ditt företag har skapat avdelningar kan du välja bland dessa och därmed filtrera de visade anställda efter deras avdelningar.
Jämför planerad och utförd tid kommer att visa både den planerade tiden och den registrerade tiden, så det är lätt att se hur länge det faktiskt arbetades jämfört med vad som var planerat.
Fullskärm visar kalendern i helskärmsläge så att du till exempel kan ha kalendern på en stor skärm på kontoret.

Flytta registreringar

Du kan flytta registreringar på två sätt:

Markera registreringar genom att hålla ned CTRL-knappen. Klicka på en eller flera registreringar för att markera dem med en svart ram. När du har markerat registreringarna flyttar du dem genom att dra dem till en ny tidpunkt.
Håll ned CTRL-knappen och dra en urvalsram över registreringarna. När du har markerat registreringarna flyttar du dem genom att dra dem till en ny tidpunkt.

Kopiera registreringar

Du kan kopiera en eller flera registreringar genom att hålla ned CTRL-knappen medan du drar dem till en ny tidpunkt.

OBS! Om du flyttar eller kopierar registreringar som redan finns på en arbetsorder kommer den anställda som du flyttar/kopierar till också att knytas till arbetsordern.

Radera registreringar

För att radera en registrering kan du klicka på timblocket för att öppna det, varpå du kan klicka på ’Radera’.

Om du behöver radera flera registreringar kan du först markera dem, antingen genom att hålla ned CTRL-knappen och dra en urvalsram över registreringarna eller genom att hålla ned CTRL-knappen och klicka på registreringarna för att markera dem med en svart ram. När du har valt timmarna som ska raderas kan du klicka på ’Delete’-knappen på ditt tangentbord.

Planering av dina anställdas tid

Du kan planera dina medarbetares tid så att de kan se hur deras arbetsvecka ser ut och så att det blir lätt för dig att veta när det finns luckor i schemat för att ta emot nya uppgifter. På så sätt säkerställer du att kalendern är väl bokad för framtiden.

Planerad tid räknas inte med i timräkningen och kan inte heller faktureras till kunderna. Detta sker först när den planerade tiden registreras som utförd tid. Oftast gör man detta efter att man har utfört uppgiften.

Planerad tid visualiseras som en genomskinlig ruta i din kalender, medan registrerad tid har en solid färg.

När du ska planera tid klickar du in i kalendern på den dag du ska planera. På samma sätt som när du registrerar tid måste du välja start- och sluttid samt eventuell uppgiftstyp och arbetsorder.

Du kan sedan välja om tiden ska planeras eller registreras.

Den planerade tiden är nu synlig i den berörda medarbetarens egen tidsschema/kalender, men tiden är inte registrerad på arbetsordern.

Det är möjligt att planera överlappande perioder, så om du till exempel har 2 uppgifter som kan utföras samtidigt kan du planera dem båda.

Om en planerad uppgift inte har utförts före överskridning av sluttidpunkten ändras den färg till blå, så att du från planeringen kan följa upp om uppgiften har utförts eller ska flyttas till en annan tidpunkt.

Förväntningen är att medarbetaren alltid tar ställning till de planerade uppgifter de har fått. Därför kommer de att få ett felmeddelande om de försöker lämna in sina timmar medan det finns oavklarade planerade timmar. Det vill säga timmar som inte överlappar några tidregistreringar.

För att medarbetaren ska kunna lämna in sina timmar måste de omvandla den planerade tiden till registrerad tid. Detta görs genom att klicka på den planerade tiden och trycka på ’Registrera tid’.

Om man inte har utfört den planerade tiden exempelvis på grund av sjukdom kan man helt enkelt låta den planerade tiden ligga och registrera sitt frånvaro ovanpå. Minuba kommer att veta att det har registrerats annan tid än den planerade tiden, och medarbetaren kommer att kunna lämna in sin tidrapport.

Om du försöker godkänna timmar för en medarbetare som inte har utfört sina planerade timmar kommer du att mötas av en varningsdialog.

Du kan fortfarande godkänna timmarna, men det kan vara relevant att till exempel flytta planerna framåt eller till en annan medarbetare på planeringssidan om uppgiften inte är löst.

Skapa erbjudanden via Planering

Du kan skapa nya erbjudanden direkt från din planeringskalender så att du kan hitta datum, tid och medarbetare samtidigt som du skapar ditt erbjudande. Det är särskilt effektivt när du har kunden i luren och behöver hitta en dag för att utföra arbetet.

Hitta först en medarbetare på listan som har ledig tid i sin kalender. Klicka in i kalendern och få fram en dialogruta. I dialogrutan kan du välja start- och sluttid eller om det ska vara en hel- eller flerdagsregistrering. Du kan också välja uppgiftstyp och lägga till tillägg.

När du har fyllt i informationen om timregistreringen klickar du på ’Skapa ny’.

Du får nu möjlighet att antingen skapa ett nytt erbjudande eller en order.

Du måste också ange en ordertyp och skriva en rubrik samt eventuellt skriva en beskrivning.

Du kan också söka efter kunden eller skapa en ny kund och du kan lägga till fler medarbetare på ärendet.

Klicka på ’Skapa erbjudande’ för att skapa en offert. Klicka på ’Godkänn order’ för att skapa en order.

Du kan nu hitta erbjudandet eller ordern under ’Översikt’.

Hantera dina anställda under Planering

Under ”Planering” i Minuba har du möjlighet att visa dina medarbetare i alfabetisk ordning. Dessutom kan du klicka på ordern i fönstret till vänster och se de anställda högst upp som är kopplade till den valda ordern.

Anpassad sortering

I Minuba kan du flytta runt dina anställdas placering och spara dessa ändringar lokalt på din dator/i din webbläsare så att nästa gång du använder planeringsverktyget kommer du att se ordningen.

OBS! Den sortering du väljer kommer endast att sparas på den enhet den skapades på. Det vill säga om du flyttar runt dina anställda på din dator och sedan tar upp telefonen eller använder en annan dator kommer dessa ändringar inte att följa med. Sorteringen visas nämligen bara på den enhet där du har valt den visningen.

Flytta din medarbetare till en annan rad

Du kan flytta runt dina medarbetare genom att klicka på de tre vertikala prickarna, som kan ses på bilden nedan, med den blå rutan.

Dölj en medarbetare under Planering

Alla medarbetare kan som standard ses i planeringen, men det kan finnas medarbetare som inte är relevanta för alla som arbetar med planeringen.

Under ”Planering” i Minuba kan du dölja en eller flera medarbetare genom att klicka på de tre vertikala punkterna och välja ”Dölj medarbetare” och sedan klicka på ’OK’.

Du kan se ett exempel på detta på bilden nedan, med den röda rutan.

När du har dolt en eller flera medarbetare kan du klicka på pilmenyn och sedan klicka på: ”Visa dolda medarbetare”, som kan ses på bilden nedan.

Detta kommer att visa alla dolda medarbetare högst upp i medarbetarlistan.

Se medarbetarinformation

När du snabbt vill se en medarbetares information i planeringen kan du göra det genom att klicka på de tre vertikala punkterna bredvid medarbetaren och klicka på länken ’Öppna användarinformation i ny flik’. Du kommer nu att kunna se den berörda medarbetarens användarprofil i en ny flik.

Planera dina aktiva ordrar

Planeringskalendern ger dig inte bara en bra översikt över dina medarbetares registrerade och planerade tid, utan också över dina pågående ordrar.

På vänster sida av ’Planering’ har du listan över aktiva ordrar inom den tidsperiod du har valt i verktygsfältet. Om ordern är inställd att börja om en månad kommer den inte att visas i till exempel en 5-dagars vy.

Utseendet på sidomenyn för de aktiva orderlistorna har ändrats. Ordrarna visas nu på vänster sida av skärmen.

Den valda ordern har nu en blå markering och de anställda som är kopplade till ordern visas under ordern.

Genomgång av kolumnen för din lista över aktiva order

Du kan lägga till/ta bort kolumner under din lista över aktiva order genom att klicka på ikonen med tre linjer.

Om du väljer kolumnen ’Avdelning’ kan du se order från en annan avdelning än den du har valt i toppmenyn. Det gör att du kan planera order från en avdelning till medarbetare i en annan.

Status berättar vilken status dina order har och om det eventuellt är planerad tid på ärendet

Uppgiftsbeskrivning är den beskrivning du har skrivit på din order

Adress är kundens adress

Medarbetare är de anknutna medarbetarna på ordern

Start är startdatumet du har angett på din arbetsorder

Slut är slutdatumet du har angett på din arbetsorder

Nästa tid visar datum och tid för nästa planerade tid

Kolumnerna Uppgiftsbeskrivning, Adress och Medarbetare har alla sina egna sökfält så att du enkelt kan hitta eller visa relevanta ärenden.

Se detaljer på en specifik arbetsorder

Du kan välja en specifik arbetsorder genom att klicka på raden i listan över dina aktiva order. När du väljer ordern får den en svart ram och en pil till höger. Om du klickar på pilen kommer du att tas direkt till arbetsordern.

När du har valt en order kommer alla anknutna medarbetare att visas högst upp i kalendern, och de återstående visas nedanför.

På samma sätt kommer alla tidsregistreringar som inte har något att göra med den valda ordern att visas i grått.

Anslut eller ta bort medarbetare från en arbetsorder

Du kan ansluta en ny medarbetare till en order genom att först markera ordern genom att klicka på den i listan över aktiva order. Sedan drar du en medarbetare från listan över till den valda ordern.

Anslut medarbetare till order Om medarbetaren redan är ansluten till ordern och du drar honom till ärendet kommer han att tas bort från ärendet.

Även om du tar bort en medarbetare från en order kommer alla hans registrerade timmar fortfarande att sparas på ordern.

Hitta framtida planerade tider för en order i Planering

Du kan enkelt hitta nästa planerade tid och vem som ska utföra ett arbete.

Se videon och lär dig hur du ser nästa planerade tid för en order

Först måste du lägga till kolumnen ’Nästa tid’.

Genom att klicka på menyn kan du välja vilka kolumner du vill se, inklusive ”nästa tid”. I den nya kolumnen kan du se när nästa planerade tid för en order är. Om du klickar på länken på själva datumet i kolumnen kommer kalendern att växla till detta datum och de medarbetare som tilldelats ordern kommer att flyttas till toppen.

På så sätt kan du snabbt se när ni har planerat nästa besök hos kunden och vilken medarbetare som ska dit.

Hitta alla planerade tider på en order

Du har också möjlighet att hitta alla planerade tider för en order på arbetsordern. Klicka på ordern och gå ner till avsnittet ’Planerade timmar’.

Om en planerad tid är röd beror det på att den har överskridits och att åtgärder måste vidtas för den tiden.

Dölj erbjudanden/order med planerad/registrerad tid i Planering

Du kan snabbt få en överblick över vilka order som ännu inte har fått planerad eller registrerad tid. Det gör det lätt för dig att se listan över aktiva order som du behöver lägga in i kalendern.

Först måste du aktivera funktionen under sidomenyn i din lista över aktiva order.